说实话，本人不善写作。坦白的说，我是那种“说的比写的好听的人”。对于这一点，过去我只是默默接受，但未曾认识其严重性。直到上周六，老板的一顿批，使我大梦初醒。“如何写好文档”？这句话开始每天萦绕在我耳边。
准确的说，如果过去我认为写文档是一种战术的话，那么现在它已经上升为一种战略。大家知道，从某种意义上来说“战术是允许失败的，但是战略决不允许”。因为那代表整个战争彻底的失败！！！
至于如何才能写好，我还没有系统的学习和梳理，故在此先跟大家分享一份转来的文章。
如何写好一份文档
身边的很多朋友经常聊天说，如何才能写好一份文档，因为我们的行业是IT，因此这里的文档还主要指与IT相关的文档，如各类手册、汇报材料、报告等，我考虑再三，将我认为与写好文档有关的几个要点总结下来。
首先，“态度决定一切”，这是一本书的名字，不过用在写文档上也再贴切不过，和朋友聊天的时候，说起写文档的事情，我就开了一个玩笑，现在的年轻人写不好文档的罪魁祸首是由于网络和通讯的发展。20年前的年轻人谈恋爱总要写写情书，如果频率高了甚至2-3天一封，写情书的态度可想而知，总要洋洋洒洒数页，总要抒发所有的思念，总要融入所有的激情，甚至要翻遍整个词典选择最好的词汇都用上。随着网络通讯的发展，现在的年轻人越来越懒了，打打电话，发发短信，通通邮件，尽管也要写点什么，但是由于成本、效率提高了若干倍，因此也就不太在珍惜那么点成本了。尽管这个玩笑不是很贴切，但是设想一下，如果写任何一份文档，都融入自己所有的激情，尽自己的全力，而不是为了完成任务而写，那效果可就可想而知了。
其次，分析读者，如果要写一篇文档，分析读者是重中之重，很多的情况，一个人表达自己的观点的时候，往往是自己认为说明白了，而对方没有听明白，造成这种现象很重要的一点是没有分析读者，分析要表达的内容，并且把这两方面结合起来，设想一下给一个不懂中文的人写一份中文文档会出现什么效果。当然，上面的例子夸张了一些，但是分析读者的水平、修养、习惯等等，将成为写一份文档的基本功课。
再次，“细节决定成败”，这同样也是一本书，写文档一定要注意细节，如如何醒目的表达观点，如何清晰的有层次的说清内容，具体来说一定主意以下几点：
（1）“制定”合理的大纲，对于普通的文档，一般最深三到四级，章节层次可以按照读者习惯、按照要点、按照时间顺序等排序，切忌没有章法；
（2）选择标题要清晰、醒目，争取一下就抓住读者，让读者感兴趣；
（3）导读能够起到总领全文的作用，让读者便捷的找到自己最关注的内容；
（4）用图表可以更好的引发思路，表明观点。
还有，学写费话，此费话，非彼废话，很多人写文档，总是写两句就没什么可写的，总觉得表达了自己想表达的就可以了。但是文档可不这么简单，这一点可以多学学一些规范文件、正规的发文文件。
最后，文档中一定要统一风格、统一术语，消除错别字，如果指望核稿者找出你文档中的这些内容，是不负责任的。记得又一次投标，评标专家说了这样一句话：如果投标书中出现技术问题，那是水平不行，如果出现错别字，就是态度问题了。
总之，一份好的文档，可以作为一个艺术品，百看不厌！
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