文/张延博
中国资金管理网11月29日讯 摘要：自去年以来，多家企业集团纷纷成立财务公司，以加强内部资金管理，提升资金使用效率。作为资金管理的理想平台，财务公司目前目前的运行模式主要有以下几种：代理行模式(类似结算中心模式）、收支两条线模式、自动归集和自动下拨模式等，本文从安全的角度，秉承安全第一、经济、高效的理念，并根据我公司多年来的实践经验，对财务公司信息系统建设做一个全面的分析，希望能对大家有所启发。
一、代理行模式（结算中心模式）
在该模式下，企业成员单位仅在财务公司开立内部账户，不再在商业银行开立账户，财务公司在商业银行开设总账户，作为成员单位收付款的代理账户，同时商业银行在其业务系统中存储财务公司内部账户信息，当该成员单位收到外部单位付款时，直接把该笔资金增加到总账户上。当该成员单位对外付款时，银行通过财务公司总账户完成支付。银行回单信息显示成员单位账户为“财务公司银行账户+成员单位在财务公司内部账户”，付款名称显示为成员单位名称。成员单位只需要在财务公司开设内部结算账户，在银行只保留基本户用于日常提现与支票业务，其他银行结算类账户做销户处理。如下图所示：
结算中心模式举例：某著名汽车集团财务公司是在结算中心的基础上成立的，在结算业务上具有继承性，不仅原结算中心制定的一套保证结算的办法得以贯彻，还在强化结算功能方面采取新的措施。集团企业分布全市各区，财务公司一开业就组织通信班，配备机动车，坚持每天上门收单，汇集闲散资金，提高利用率。
这种模式成本高而且存在以下风险:
一是单据在传递过程中容易出现丢失风险。遇到重大自然灾害，比如北京7.21大雨等意外状况，容易导致票据的丢失，进而导致结算无法进行。
二是软件系统风险。银行系统一般安全性高，通常会至少做一个异地灾备，甚至做两个异地灾备，但大多数财务公司不能做到，一旦用做结算的软件系统出现问题，业务将无法开展，财务公司的业务将彻底瘫痪。
三是操作风险：由于每天有大量的单据进行结算处理，可能会出现记错帐的问题。
采用这种模式的一些财务公司在与我们交流的过程中也承认，随着时间的推移，这种模式风险越来越大，而且还需要大量的人员，一个与我们规模相关不大的财务公司就安排了了30多个结算人员。
由于结算不仅要投入大量的人力物力，而且该工作是一个过程而不是目的，越来越多的财务公司对这种模式失去了兴趣，特别是银行推出现金池系统之后，为替代此模式奠定了基础。由于不用做结算，也没有地域的限制，利用银行做结算进行资金集中管理已经成为更多财务公司的共识。
有人说财务公司不做结算体现如何财务公司为成员企业的服务等观点，我认为，财务公司对成员企业的服务不是结算而是资金支持，特别是财务公司没有清算号，自己做完结算还需要合作银行的配合，与其这样，不如让成员企业直接将支票和现金交给合作银行处理。
当然，以上模式由于认知的原因、历史的原因、人员安置等问题原因还会长期存在，但我们应当清晰认识到这种模式的弊端，风险大，人员多，唯一的好处可能就是可以解决大量的人员就业问题。往者不可谏，来者犹可追，希望新成立的财务公司能够认识到这种模式的风险，采用更为先进的模式。
利用银行的现金池本来就是一个进步，虽然没有了单据方面的风险，但因为一些财务公司使用方式的问题，仍然存在着其他方面的风险。下面我们继续探讨。
在这种模式下，财务公司在商业银行开立一个共同账户用于资金的归集和下拨（可以在多家银行开设），可以说是财务公司的现金池,称为母账户。母账户的利息收入归财务公司,成员企业的归集资金所产生的存款利息由财务公司计算。
成员单位在财务公司指定的银行范围内开设两类子账户：
收入户：专门用于收款（可以是一般结算户，或者专用户），所有收入按照设定的模式实时（定时、定额）上划到财务公司总账户，该账户的支出限制唯一对应财务公司总账户（多进一出），企业的销售合同均要求使用该收款账号；收入账户由财务公司控制，原则上实行零余额管理。
支出户：专门用于对外支付款项（一般即企业的基本户），用于对外支付。
这一类模式同样存在风险，主要表现在三个方面：(1)开放了支付窗口,这个窗口可以进行正确的支付，也可能被利用作为错误的支付，造成支付风险。(2)下拨资金需要借助住第三方软件完成，一旦第三方软件出现问题，将无法完成支付。（3）通过银企直联进行记账，一旦银企直连出现故障可能造成无法记账的风险。
(一）存在的支付风险：
首先是软件的安全漏洞。既然是通过第三方软件完成对外支付，如果软件本身存在问题，就可能造成错误的支付。许多银行每年网银的维护费就要数以亿计，而财务公司花几百万元所做的网银系统能达到什么水平，第三方软件安全级别可想而知。有的财务公司出现过支付返回状态不规范，导致系统重复支付的。
其次是黑客的入侵。服务器端的防护手段包括安装防火墙、IDS、IPS、UTM等产品，但都难以有效应对“后门”事件带来的潜在威胁。以防火墙为例，要保障正常的网络通讯以确保业务的运行，防火墙就必须开放端口，这就给攻击者以可乘之机，黑客可利用已泄露的账户、密码等信息，像正常管理员一样远程登录服务器，进而窃取、破坏服务器上的重要数据，或者阻止核心业务系统正常运行，甚至可以将目标服务器作为“跳板”，渗透内部网络上的其他服务器，从而使攻击的范围进一步扩大。
另外是第三方软件的“后门”程序。我相信软件供应商都流着道德的血液，但是他们的程序设计人员流动性很大，怎么能保证这些流动的程序员都是君子呢？这些人员进入自己编写的系统如入无人之境。从一份报告中可以佐证，美国软件安全公司迈克菲（McAfee）和防止在线欺诈的公司Guardian Analytics共同发布的报告显示，在最新一轮的全球网络攻击中，黑客们将目标对准全球各地的企业和个人存款数额高的银行账户，从欧洲、美国和世界其他地区的共60多家银行中卷走6000万欧元（约为人民币4.77亿元）。银行网银尚且如此，财务公司网银更是肉鸡。
最后是银企直连如果出现问题，就无法通过第三方软件完成对外支付。所谓“统收统支”之中的“统支”就无法进行，进而影响成员企业业务的进行。
（二）存在的记账风险
集团内所有成员企业均需在集团开立存款账户（虚账户），同时在合作银行开立基本户（实账户）。成员企业资金信息流动通过集团的虚账户进行，而资金的实际流动通过财务公司在该银行开立的实账户进行。虚账户与实账户实时联动，相互验证与监督。
由于银行系统的更新等原因使得直连系统无法实时联动、自动记账：比如许多财务公司最近频频遇到某些银行的接口问题，查询当日交易明细报“1012XML解析失败”，致使返回查询明细的报文系统无法识别，进而影响系统自动做账。
另外，还有很多原因可能导致无法记账，比如：通讯故障、第三方软件出现问题、服务器瘫痪等。
还有记账效率问题，一些大型财务公司抱怨这种模式的记账效率低，一旦业务量增加到一定程度后，这个瓶颈很难突破。
（三）无灾备的风险
这种模式的建设也比较复杂，做一个异地灾备系统几乎需要与建设系统差不多、甚至更多的资金，所以多数财务公司也没有做异地灾备，而这是很危险的。
从以上分析可以看出，只要将银行的银企直联的支付窗口打开，通过第三方软件去操作，就会存在潜在的支付风险。另外，如果采用传统的记账模式，直连出现故障的时候，将无法保证财务公司正常的账务处理，无法保证人民银行、银监局的数据上报，甚至导致无法及时报税等。有的财务公司认为自己的模式运行这么多年，也没有见出过什么问题，没出现问题并不表示不存在问题，我们必须考虑到极端的情况对资金管理系统的影响，一旦出现问题，虽亡羊补牢，但为时已晚。因为涉及到资金，我觉得还是谨慎点好。日本的大地震就是例子。在此之前，如果你说核电站存在的风险，许多人都会嘲笑你“杞人忧天”。我们在研究风险的时候，不能像好多市政建设一样，认为大部分的天气风和日丽，就无需在排水系统上下功夫，我们必须要考虑到类似7.21这样的大暴雨，按这个标准去建设排水系统，才是一个负责任的政府。同样的道理，我们必须考虑到极端的情况对我们资金管理系统的影响，甚至要考虑到整个机房遭到毁灭性的破坏，我们的核心业务也不会受到影响。这才是一个合格的系统管理员。否则就是短视行为。
三、 自动归集、自动下拨、汇总记账模式下
针对以上模式存在的安全隐患，就出现了第三种模式。首先关闭第三方软件的支付功能，其次取消联动的重复记账。
（一）随着银行“资金池”管理系统的完善，使得我们对以上模式进行改进，进而避免支付风险和记账风险成为可能：
目前银行的系统能做到以下功能：
自动归集：企业存款自动上划至集团账户。
自动下拨：成员企业需要对外付款时，银行系统会自动从集团账户上划款至企业账户，用于对外支付。所有操作都瞬间完成。下拨的金额不能大于该企业在集团账户的存款余额。
给企业打印对账单：可以按照集团的的要求给企业打印对账单。这个对账单是将成员企业与集团账户的往来数据过滤以后的对账单，与以前没有进行集中管理的对账单一样。也与传统模式下建设系统后由集团提供的对账单内容一样。
自动计算小户利息：可以帮助集团计算成员企业的利息。
余额查询：可以帮助集团提供成员企业余额的查询
自动归集，特别是自动下拨，保证了资金的流动完全在银行系统内部进行，不受第三方软件的干预。我们在利用该模式的时候，完全可以将各家银行的银企直连的支付端口关闭，（这个在银行端处理），这样出现错误支付肯定不是我们财务公司使用的第三方软件方面的问题，到银行系统找原因就可以了。
（二）配合这种开放式的管理需要做好预算：
（1）要求成员企业上报支付计划----预算。小额的支付不用管，因为这个企业对外付款的同时，另一个企业可能在收款。对资金池的水平不会产生影响，但大额的支付需要提前上报，我们可以提前安排资金。另外开通法人账户透支功能可以弥补我们的资金临时不足。
（2）我们要做的审批企业用款计划并监督企业对外支付，是事后监督，不用帮着他们去具体干活。
（3）如果企业不知道怎么做预算、怎么执行预算，我们可以告诉他们怎么做，如果他们知道怎么做而不去做，就直接采取措施，比如更换人员等。
（4）改变集中支付为分散支付，不仅需要将支付工作分散到各个成员企业，而且还要把集中于某一天的支付分散到不同的时段进行支付，避免“挤兑效应”的出现，可以使得资金池的资金规模保持一个稳定的水平，避免大的波动。比如预算报上来以后，我们发现某一天有多家企业进行大额支付，我们要做的就要协调这几家企业分散到不同的日期进行支付。如果不能协调，我们再安排资金。
（三）我们记录明细账的目的主要就是：给企业打印对账单、计算存款利息、余额查询，既然这些银行都可以做了，我们就没有必要再做一遍。我们认为采用汇总记账法就可以，没有必要采用银企直连的方式进行每笔记账，这样就可以避免直连出现问题的时候无法记账，也可以使得财务系统的数据量要小很多，备份起来也非常的方便。
汇总记账法简介：
许多会计人员对此不能理解，怀疑我们这样做是否违反了会计原理。其实这一记账方法已经在我们日常的会计工作进行了运用。只是一些人没有注意罢了。
汇总记账法简介：在会计账务处理中，当某一个科目的明细账非常多的时候，我们往往会把其从会计核算系统中独立出去，形成一个独立的子系统进行该科目的核算管理，而会计系统只进行总账的记录，避免“大肚子”现象的发生。例如：原材料、库存商品、工资、固定资产等这些科目的明细往往较多，我们就建设相应的独立子系统，将其从会计核算系统中剥离出来。例如“库存管理系统”、“固定资产管理系统”等。这些系统记录明细，而会计核算系统通过记录总账与其相连接。
汇总记账法在库存管理中的应用：
做过工业会计或商业会计的都知道，如果将库存管理和账务管理放在一起处理会很麻烦，特别是在原材料或库存商品品种很多的时候。我们一般将库存管理系统和财务核算系统分开，原材料或库存商品明细账由“库存管理系统”处理，在该系统登记完毕入库单或出库单后，系统会自动生成明细账、汇总表、移动加权平均价等所有库存管理和成本管理的数据，财务系统只进行总账的记录和管理，这样处理就要简单得多。
比如：花了10万元购买了50种原材料，都有各自的单价、数量等。可以这样处理：在库存管理系统中登记，自动生成原材料账。然后在财务核算系统中只要登记一笔账就可以了：
借：原材料 10万元
贷：银行存款 10万元
如果需要查询原材料的明细账，登录库存管理系统查询就可以了。这样处理可以替代较为复杂的ERP软件。我集团部分成员企业就是按照我们这一建议去做的，程序也是有我们提供，运行多年，效果很好。
汇总记账法在固定资产管理中的应用：
在固定资产管理中也运用到了汇总记账法，特别是在固定资产较多的大型企业，一般情况有一个固定资产的管理系统，该系统每月自动提取折旧并自动登记固定资产台账，同时打印出一个汇总表，财务部门根据这个汇总表只做一笔分录：
借：管理费用（或制造费用）
贷：累计折旧如果要查询固定资产的具体情况，登录固定资产管理系统就可以了。我们部分成员企业也是这么作的。效果很好。
从以上的例子我们可以看出，在财务处理上，对于明细较多的科目我们一般都采用汇总记账法解决问题，那么，在短期(内部存款）存款明细账较多的资金集中管理中能不能也采用这种方法呢？答案是肯定的！我们仔细研究一下资金归集的银行系统和财务公司（类财务公司）的财务核算系统，与上面的例子类似，只是科目不同而已。一个需要库存管理系统或其他系统，一个需要登录网上银行而已。
财务公司或类财务公司账务处理举例：
假如：某银行的资金池业务今天发生了1000笔业务，其中600笔收款，400笔付款，发生额分别为2亿元和1亿元。
财务公司（类财务公司）就可以采用汇总记账法只要做一笔分录就可以了：
收款合计2亿元
借：银行存款——**现金池 2亿元
贷：短期存款(内部存款)------**现金池 2亿元
付款合计1亿元
借：短期存款(内部存款)---**现金池 1亿元
贷：银行存款—**现金池 1亿元
这种模式不仅适合小的集团公司，更适合大的集团财务公司。所不同者是对应的数量不同（小集团可能是1:1000；大集团可能是1:10000甚至更多），记录的数额不同罢了。
由于记账模式的变革，直连没有必要，IT的投资大大节省，备份也很方便。出现灾难性的后果后也能很快恢复。
我们的账务处理经验：第二天将前一天的数据进行汇总记账，因为晚上还有数据，（我看到的最晚的数据是晚上十点，）如果下班前做就会少数据。成员企业之间的转账传统的是采用内部小户，这是没有必要的，可以通过合作银行直接转账，因为在一个银行内部是没有手续费的，财务公司或类财务公司也没有必要参与。这个是很多财务公司都提到的问题。
由于这种模式下核心业务都在银行系统运行，财务系统与银行系统不进行物理上的链接，因此不会受到直连故障和银行系统升级方面的影响，而且财务系统可以以不变应万变。另外，由于财务系统只记录总账，因此非常小巧，便于备份，包括异地备份（可以在网上备份），即便机房遭到毁灭性的破坏，成员企业的资金归集和下拨也不会受到影响，至于财务系统，只要找一个能上网的电脑把系统下载下来安装一下就可以开展工作，甚至不会影响当天给银监局和人民银行申报数据。我个人认为，这种模式风险非常的小。
下面分享我们财务公司的经验：
利用各个合作银行的资金管理系统将该行内的企业账户资金自动归集到财务公司的“资金池”账户中。银行就如我们的分支机构，帮助财务公司完成结算、支付、利息计算、余额查询等。
我们只管理几个资金池，如出现某个“资金池”资金不足，我们登录“资金池”资金较多的银行的网银向资金少的“资金池”进行资金划拨。这时候才用到UK，也是这个时候才需要我们财务人员干活。第二天我们将各资金池的数据下载下来，生成Excel表进行汇总，然后将这个汇总表作为原始凭证做一笔分录。企业之间的资金往来通过银行账户进行，银行也不收我们的手续费。没有必要通过内部户转账。
横向资金查询我们曾经用的是招行的CBS，但是由于一些原因，从去年九月份开始就没有使用该系统，但这并不影响我们的业务开展，只是查询起来不方便罢了。
我们计划引进一套跨银行管理系统，主要用于各种查询。和使用CBS一样，我们要求各家银行关闭银企直连的支付功能。该系统是辅助系统，可以给我们带来方便，但是即便出现问题，也不会影响我们的业务，也不会造成支付安全隐患。
抛砖引玉，希望大家把更安全、高效、经济的模式介绍给大家。也希望大家提出宝贵意见。(作者：张延博 单位：天津渤海集团财务公司)
联系客服
