保证讨论有效的几项原则

博主推荐延展咨询资深顾问 王晓东文章

 

场景一：低头在笔记本上唰唰地记着笔记，仅有几个人在讨论问题，其余人沉默地听，会议气氛压抑，索然无味。
 

场景二：不同部门在激烈地争论，核心问题是“这是谁的责任？是谁的错？”**味十足，却与讨论主题背道而驰。
 

企业生产或其他内部管理过程中，往往需要针对某一问题、某项工作，邀请相关人员一起进行讨论，征求意见和建议，以便更好地做好工作。但结果常常让组织者尴尬，讨论过程中要么主题无限期无边界地扩散，漫谈且没有结论；要么死气沉沉，无人发言，讨论结束后却议论纷纷；更有甚者，讨论变成与会者之间责任与利益的拉锯战，完全背离主题。
 

  

 

延展咨询在为企业提供咨询实施一体化的服务过程中，经常参与或组织大大小小的讨论会议，我们认同并一直践行以下理念：成功的讨论是需要会前进行周密设计的，所设计的会议内容越精细，讨论的效率和成果也就越显著。
 

到底如何才能保证讨论有效呢？先一起来看看会议的几个要素：5W+H（5W——会议设计部分，H——会议操作部分）：

（一）Why——为什么要开会？

（二）Who——应该包括哪些人？

（三）What——应该讨论哪些内容？

（四）When——什么时候开会？

（五）Where——在哪里开会？

（六）How——如何有效地开会？
 

笔者就其中的What和How，说说个人看法。
 

What——讨论的主题是什么？要解决的问题是什么？

讨论是由问题引起的，但不是所有的问题都可以引起讨论，这就需要抓主题，建议遵循以下几个要点：
 

1、抓住核心：一次讨论会最好围绕一个主题进行，避免造成过多问题跑题或互相干扰的情况。
 

2、拆分细化：一个主题下，用于讨论的话题尽可能的细化和具体，过于宽广或定性容易造成讨论内容不集中，结论难以形成。
 

3、挑出矛盾：在问题中矛盾越突出，越容易引起对问题的讨论和热情，也可能是讨论会待解决问题的核心内容。
 

How——如何有效地开会？

想要讨论达到更好的效果，还须注意以下几项原则。
 

1、会前要有准备，用脑思考
 

70%-80%的讨论会，在一开始往往都变成信息交流会，至少浪费整个会议时间的20%-30%。策划者应在会前准备好会议资料，下发至与会人员，必要的情况下，让与会人员在会前提交相关看法、意见和建议，在会前解决信息不对称的问题。
 

2、会中要控制，内容要记录
 

很多讨论会都习惯在会后，甚至是会后一天之后才去整理会议纪要，结果造成了会议中部分交流内容甚至是会议结论流失。所以应在会议过程中完成会议纪要，尽可能的对讨论过程、会议内容进行还原。
 

同时讨论中为了把握会议的节奏及目标，需要主持人在会议过程中，通过各种方式不断地调动所有与会人员的积极性及结论形成。
 

3、有议必有果，有果必有行
 

讨论会目的就是理清问题，得出解决办法。这种对问题分析和接下来的执行方案就是讨论会的价值，讨论后保持对价值的体现，对讨论会的结论的执行，才能从前往后贯穿，解决问题，回到一开始的原点——我们为什么开会？
 

看一家企业的管理水平，就看其讨论会议的前后过程，讨论要么一开始精心设计、准备，要么就无须开始。