采购业务内部审计3大风险29项次级风险

 
    屈原的名著《离骚》中，有这样一句名言“路漫漫其修远兮、吾将上下而求索”。如果我们将屈原追寻真理之路作为目标的话，那么这句话可以这样理解，在追求目标的道路上会有很多险阻，前方的道路还很漫长，需要百折不挠，不遗余力地上天下地去追求和探索。一方面追求目标的精神可贵，另一方面也再告诫我们前进的道路上充满了诸多风险，必须小心防范。

    我们接下来就要总结一下，实现采购业务内部审计中应当关注哪些重大风险。
 

    采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。
供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

    采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。

    从上面给出的三个风险来看，还真是“前途光明，道路曲折”。
    下面我们来看看,细化的29项次级风险,内部审计针对这些风险一样要有针对性地审计.

    1 采购计划安排不合理，采购依据不充分，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致公司生产停滞或资源浪费。
 
    1.1 采购计划与需求情况脱节或实际采购未按采购申请执行，可能造成盲目采购、物资短缺或积压。
    1.2 采购未按采购计划执行，导致计划无效。
    1.3 采购计划编制依据不准确，导致采购计划与实际需求不符。
    1.4 采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致公司利益受损。
    1.5 采购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。
    1.6 采购订单未统一编号并归档，档案保存不善，出现问题无法追查原因。
    1.7 采购订单未经供应商书面认可或回复，供应商可能不按订单供货。
    1.8 采购依据不充分，采购过程不按原确定配额采购，掩盖不良调整，给公司带来质量或经济损失。
    1.9 信息系统里的无效订单不进行清理，可能产生无效订单被执行，导致错误采购或多采购。
    1.10 采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

    2 供应商选择不当，采购方式不合理，采购配额确定不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。
 
    2.1 采购价格确定方法不合理，可能造成采购价格偏离市场价格，采购成本偏高或产生非正常性波动。
    2.2 重要部品未从认定合格的供应商处采购，可能导致质量风险或存在差错或舞弊。
    2.3 认定新供应商程序不合规、考察供应商过程不严格、考察结果未经适当审核审批、选择供应商过程存在不相容职务混岗情况、供应商评价结果不公正、合格供应商名单未及时更新等，可能导致公司利益受损。
    2.4 配额确定过程不合理，可能产生供应商配额确定不公正，从而导致综合成本偏高、供应瓶颈、质量不稳定。
    2.5 不按原定配额采购，可能掩盖不正当的调整，不合理的配额调整，易影响供应商整体配合的积极性，最终影响成本、供应和质量稳定。
    2.6 招标方案由采购部采购业务员编制，采购业务员又负责与供应商联系，可能因为不相容职务未分离而产生违规现象。
    2.7 评标过程记录不完整或仅有相关人员签字，可能导致参与评标人员意见没有记录，评标流于形式。
    2.8 缺乏对重要物资品类价格的跟踪监控，可能引起采购价格不合理，可能造成公司资金损失。
    2.9 招标采购事前、事中、事后控制不到位，可能发生差错、舞弊、欺诈而导致损失。
    2.10 采购价格审批流程设计不合理，可能导致系统内维护的采购价格未经适当审批。
    2.11 采购价格审批过程中涉及的表单及协议保存不完整，审批表单丢失，导致控制失效，出现问题无法查找原因。
    2.12 录入财务系统的价格无人核对或审核，可能产生错误无法及时发现的风险。
    2.13 采购价格与市场价格不进行核对，可能产出采购价格远远高于市场价格的风险。
    2.14 定点采购申请及过程不明确，可能产生审核审批时信息不对称，审核审批流于形式的风险。
    2.15 采购供应商单一或过于集中，可能导致竞争不充分造成性价比降低或出现舞弊风险。

    3 采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
 
    3.1 验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。
    3.2 付款审核人的责任与权力不明晰，付款方式不恰当、付款审核不严格、付款方式不恰当，付款金额控制不严，可能导致资金损失或信用受损。
    3.3 缺乏有效的采购会计控制系统，未能全面真实记录和反映公司采购各环节的资金流和实物流状况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。
    3.4 未建立采购业务后评估制度，未定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调和合同签约于履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，可能导致采购内部控制体系执行不到位并难以发挥采购内控目标。作者系：海信集团  罗志国