然而，大多数人会把预算编制过程看成是一件费时费力、又没多大价值的事情。为了弄清楚那些与预算和计划编制有关的人们对预算编制到底是怎么想、怎么做的，Ventana研究机构对此进行了深入研究。
研究结果发现，在"全球5,000强（Global5,000）"大公司中，多数人认为他们在预算和计划编制上花去了过多的时间，并希望在今后两年里对编制程序进行重大改变。但是他们的目的并不仅仅是为了节省时间。受访者所关心的是让编制过程更加高效。他们想要改进预算和计划编制程序，使自己更能明察企业的实际状况，增加预算的精确性，并且使公司目标与整个企业的资源配置更为契合。
低效的原因是什么
Ventana研究机构发现，在5,000家大公司当中，多数公司复杂的预算编制程序占用了过多的时间，使预算和计划不能发挥更大作用。正是这种复杂性使得预算不够精确，并使企业难以迅速而准确地修正计划和预算以应对环境的变化。
那么到底是什么导致了编制程序太过复杂呢？答案就是：电子表格（spreadsheets）。20年前电子表格刚被引入时，对于财务部门数不清的各种流程来说是一个重大创新。在过去20年间，财务部门的工作效率有了实质性提高，而其中电子表格起了主要作用。
然而，尽管电子表格对于只涉及一人或几人的专项分析来说很有用，
因此，企业若想更有效地编制预算和计划，放弃电子表格就是明智的做法。CEO、CFO以及公司董事们应该问一问，他们现有的预算和计划编制制度是否提供了足够的精确度、灵活性以及应变能力。
节省了时间做什么
Ventana发现，虽然使用专业软件的确能提高预算编制过程的效率，但要想从优秀软件中真正获益，必须把节约出来的时间用于加强对预算的分析，并使各业务单位内部以及相互之间的目标和资源更为协调。让基层员工参与进来，或是提高协作程度，以这些方式来提高预算编制过程参与度的公司，大都能增加员工对预算的认同感，从而达到更高的预测精确度。
花更多时间来考察经营计划的公司，更能协调各个业务单位和职能部门之间的工作，巧妙地配置资源。CFO若想实施诸如基于驱动因子的计划编制（driver-based planning，指运用业务计划应用程序等技术手段，经理们只需要输入或更新作为驱动业务增长的主要因子的相关数据，就可以得出财务报表）和季度滚动预算之类的最佳实践，专业软件会很有帮助。
对于调查的受访者来说，节省时间并不是他们最关心的，但也不是毫无关系，因为所花时间的多少常常是和预算编制程序是否合理联系在一起的。在计划编制过程花费时间过多或过少的公司都反映他们的预算不够精确。
Ventana认为，在计划和预算编制上花去太多时间的公司，是把精力浪费在了低效而无用的流程上，从而忽略了这些工作的主要目的。花费时间过多通常意味着方法不当，所以最好是对预算编制程序进行评估以确定症结所在。
同样地，在利用预算和计划设定可行目标的过程中偷工减料的公司会使自己面临较大的经营不确定性。在这两种情况下，其改进目标都不应仅仅是节省时间，而是让花在预算和计划上的时间对提高公司绩效更有作用。
当前的预算怎么样
在所有的受访者当中，Ventana发现他们在计划和预算的编制方法上具有高度的一致性。大多数公司按年度编制计划和预算，每月评估执行结果，使用电子表格作为收集合并数据、分析计划和预算的手段。62%的公司以年度为周期。
然而越来越多的人认为，季度滚动法是不错的方法（包括每4个季度、每5个季度和每6个季度的循环）。Ventana认为，年度预算法已经成为过去年代的遗迹，当时的通讯速度和计算速度使年度计划成为最可行的方法。当时商业活动的步伐也受到这些因素的制约，因而年度法并不会造成竞争劣势。
今天，商业活动瞬息万变，一个反应迟缓的计划和预算编制程序就会成为一项竞争劣势。公司如果能够迅速重新编制计划和预算，就可以在萧条时期把成本控制在适当水平，并在复苏时期使自己处于更有利的竞争地位。
企业在衡量经营绩效时会以某一个日历期间为基准，但影响经营的一些事件肯定是随机发生的。
一些重大的、不可预测的经营环境变化（例如恶劣天气或是竞争对手的新产品发布）随时都可能发生。任何公司都会自然地对其做出反应，但只有那些拥有了正确的计划程序的公司才能更快更协调地做出反应。
69%的研究对象以月度作为评估周期，Ventana认为这是最好的做法。绩效评估是BPM的重要组成部分。它应该为组织和个人提供有价值的反馈，以及在意外事件发生时提供整合（重新整合）目标与资源的机会。
然而许多公司把时间浪费在了对无关紧要的结果的评估上。Ventana估计，在典型的以星期或月作为评估周期的公司中，评估工作平均每月要用去五到六个小时。与公司中的其他人员相比，财务人员付出的时间是最多的，而大公司所用时间要多于小公司。以例外情况为基础进行评估的方法可称得上是一种最佳实践，因为它把注意力集中在了可针对其采取行动的关键信息上。使用这一方法的公司比起那些进行全面评估的公司，能够节省大约30%的时间。
多数（61%）的研究对象表示，他们公司所用的预算编制方法结合了由上至下和由下至上的方法。比起严格的由上至下或由下至上方法，这虽然是一种协作性更强的方法，研究却发现许多公司要么是没有采取更多的互动，要么是限制了参与的范围，或者两者兼具。导致这一现象的根本原因，大都是采用了电子表格进行预算和计划的编制。
预算和计划的编制花去了员工大量的时间：82%的受访者在这上面用掉超过10%的时间，26%的人用掉他们超过30%的时间。预算和计划编制在财务部门的工作时间中也占了很大比例。
Ventana还发现，43%的受访者将他们花在预算和计划编制上的时间评价为"大致正常"，同时有几乎相同比例（40%）的人将他们所花时间评价为"过多"，有17%的人评价为"过少"。
然而，小公司和大公司存在显著差异。在员工数少于500的公司当中，认为自己花费时间过多的（占22%）和认为过少的（占26%）几乎一样多。而员工数超过50,000的公司中有压倒性的多数（61%）认为自己花费时间过多。
高效的预算怎么做
与预算和计划编制密切相关的人们很愿意改变编制流程。Ventana询问受访者是否愿意"大幅"改变其预算和计划编制方法，有71%的人回答是。在打算做出改变的受访者当中，最常见的目的并不是节省时间，而是将预算和计划作为一项BPM工具加以更加有效的利用。被选中最多的三项答案分别是：更好地认识经营结果、更加精确的预算、以及使整个公司的目标与各个业务单位及个人更紧密地结合。第四位的是缩短预算程序，接下来是增加反应灵敏度。换言之，关键不单单在于节省时间，还在于把节省下来的时间用来干什么。
BPM的目的是要优化业务流程，并使之与组织的战略协调一致。在公司的BPM工作中，计划和预算起着关键作用，因为它们是把战略分解成一系列连贯的行动步骤和目标的最好方式。计划应当成为目标评价以及联结公司中所有单位和个人努力的基础。下列描述所勾画的，Ventana研究机构相信，正是高效率计划和预算的一些特征。
洞察力－－－洞察公司经营绩效以及决定最终结果的各种因素。要想改进经营，就必须洞察企业当前的真实状况（即数字背后的真正含义）。事实上，这一因素也是被提及最多的（18%），领先于提高预算精确度（16%）。
在事件发生时能否迅速得到相关数据，决定了绩效管理中的计划和评估程序是否高效。有高达58%的受访者甚至根本无法得到原始数据。在能够得到原始数据的人当中，超过三分之二（69%）的人是在几分钟或几小时内做到的。另外24%的人表示他们可以在"几天内"做到，很难说这是否恰当。
精确度－－－保持足够的精确度，以确保经营活动的平稳进行。预算的精确度对于企业经营非常重要。至少，为了公司能够盈利以及拥有足够的现金以应付偿债，适当的财务控制也是必不可少的。必须把资源配置到能产生最大回报的活动中。要想评价目标的完成状况，首先这些目标必须是现实可行的。
总的来说，受访者对于他们预算的精确度有不同感受。稍稍多于44%的人认为精确度高于平均水平，而有24%的人觉得自己的精确度低于平均水平。
目标契合度－－－将公司、部门、以及个人的目标密切结合。公司必须保持预算与战略目标相一致，并协调业务单位之间及其内部的资源配置。在这项研究的参与者中，54%的人相信他们的预算能与其战略目标很好地保持一致，只有18%的人不这么认为。
虽然这一回答令人鼓舞，但也不能不看到，在许多公司中，预算代替了战略。有些公司没有做过任何重大战略规划，在确定预算的优先顺序时，很多公司从来都不会将长期的、较高级别的目标与季度的或年度的战术目标有机地结合。这并不是说他们预算的制定随心所欲，而是说预算的优先顺序将资源配置偏向于某些个人的政治安排，而不是公司的既定目标。
灵活性－－－保持足够的灵活性，以便协调地应对变化。预算、计划和评估程序的灵活性体现在公司发现变化并做出反应的速度。敏锐的公司能迅速发现对计划的重大偏离，进行适当的干预，并相应修正其经营计划。只有30%的受访者回答说他们的公司能在数小时或数日内对其计划做出修改，而有41%的人回答说要花数周时间，还有28%的人表示要花一个月甚至更长。
协作－－－整个预算编制过程中的通力协作。公司可以有好几种方式来提高预算和计划编制过程的效率。这次研究发现，相信自己的预算非常精确的公司将其归功于更好的协作，而非其他因素。当被问到是什么使得他们的预算更为精确，参与的公司更多地选择了良好的协作。协作可以将一线员工的智慧带入计划和评估过程，从而得以更深入地洞察经营状况。Ventana确信，提高预算和计划编制过程的参与度，能使公司目标得到更广泛的认同。
经理人应当探寻一些方式，使得预算和计划的编制程序成为更有效的管理工具。作为流程改进计划的一部分，不再把电子表格用作核心软件工具，是增进效率的重要一步。相较于专业的计划和预算编制软件，电子表格有其内在的技术缺陷，因而不适于计划和预算编制。编制过程中发生的问题，罪魁祸首常常是电子表格。然而，只是把软件买过来还远远不够。预算和计划必须成为公司的BPM项目的一个关键要素。
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