少数派推荐的所有应用中,最多的两类莫过于日历类和任务类,并且如果你刚刚入门时间管理,一定会遇到这样一个很现实的问题:我需要的究竟是一款日历软件,还是一款任务软件?换言之,我应该去花 30 元钱买 Fantastical 2,还是直接入 OmniFocus 的大坑?到底是 Clear 划动清单时的声音更悦耳,还是 Things 更符合 GTD 的理念原则?
当你千挑万选,看尽了无数评测文章,好不容易终于做出决定,却发现:然而,这一切并没有任何卵用?!完不成的事情还是完不成,反而看着各种应用里越堆越长的列表,心里的焦虑感却加倍了。
难道想治好拖延症,真的只有 Deadline 这剂良方?要记住,工具本身并没有错,问题正出在我们如何利用它们。今天就来谈谈,日历如何可以帮你治好拖延症。
「日历里的大学问」是一个关于日历 App 使用技巧的系列栏目,上期回顾:
《日历里的大学问(一):你和别人的差距,正是你浪费的时间》(回复 29029 查看)
不要小看这个问题,如果你不知道这两者有什么区别,如何知道什么事情该放进日程,什么事情该放进任务呢?网上有许多关于两者的辨析,比如任务是以目标为导向的,日程则不关心结果等等,这些当然都说得非常正确啦,然卵用?!
核心的问题在于,它们和时间的关系。在上一篇中我们已经提到过,凡是你可以预估开始和结束时间的事情,其实都可以放进日程,详细展开来说:
标准日程 - 开始时间和结束时间都已知:没错,这就是一个标准的日程,就像一次讲座,一次出差等等,你可以打开日历应用,把这段时间分配给这件事情,然而执行它!
非标准日程 - 开始时间已知,结束时间未知:唔,你可以把它放进日程,也可以放进任务里去,这取决于这件事情的持续时间有多么地不确定。比如一次会议,虽然我们不能明确地知道结束时间,但大概可以估算是一个小时或两个小时,在这个基础上不会影响我们对后续事项的安排;但一旦如果事情的时长不可控,比如去医院看一次病,有可能排队的时间会大大超出我们的想像,那么为了不影响后续的日程安排,把它放进任务里会更保险;
标准任务 - 开始时间未知,结束时间已知:这个很简单,比如写论文,在知道答辩时间作为结束时点的前提下,开始时间总是未知的,因为拖延症的原因,往往到了最后那一晚,才是最高产的;
非标准任务 - 开始时间和结束时间都未知:这种就是 GTD 中的「Maybe/Someday」事项,从我们的脑中一闪而过,但我们知道以后某天会用得上,所以暂时也先记成一个任务,可是它不会被执行。
好了,上面这四段文字有点长,但我希望你能回过头去再梳理一遍这四种情况,分别想想自己生活中的事情,都属于这四类中的哪一类。接下来我们要讲治好拖延症,就是从这四类情况入手的。
「Parkinson's Law」是时间管理中很有意思的一个概念,别看名字这么高大上,其实它要讲的道理我们每个人都懂:只要还有时间,事情就会自动向后延展,直到用完所有的时间。
咦,这不就是我们所谓的拖延症么!
为了更生动形象地说明,又到了最欢乐的举例子时间了!假设你有一份任务清单,上面写了今天打算要做的事情:
早上 9 点花半个小时整理要追的女生名单;
先给名单中最好看的女生发送短信约去看复仇者联盟;
百度一下复仇者联盟的背景资料,要想有好感,还得装专家嘛;
了解一下约会女生的背景资料,有没有什么可挖的点;
研究一下晚上在哪吃饭;
研究一下在哪买 003 能当日送达。
好了好了,今天一天的任务清单有了,理想是多么美好啊,可是现实呢?很可能的情况就是,你的确在早上花半个小时整理好了名单,然后剩下的一天时间里,自从百度了「复仇者联盟」,你发现每个词条都有这么多关联词条,每个词条里又有这么多世界观、历史、角色关系……一天过去了,你心里忿忿地想:一入漫威深似坑。
看到没有,仅仅列出任务清单是不够的,如果任务不和时间绑定成为具体的日程安排,那么你总会发现一切事情都会被严重地拖延下去。这意味着,如果一件事情上,你不去考虑花多少时间,或者分配了过多的时间,你会不自觉地放慢你的节奏,用光所有的时间。
啊,多么痛的领悟!要想解决拖延症,你必须改变原来使用任务和日历的习惯。让我们回头去看看前面说的四类任务和日程,实际上,这四者之间是有时间远近上的关系的,从「标准日程」到「非标准任务」,实际上每个分类中的事情越来越模糊,时间上也越来越不确定,你要做的就是随着时间的临近,请确保每一个任务都变成一个拥有具体时间段的「标准日程」!
非标准日程 - 开始时间已知,结束时间未知:学会预估每一件事情的时长。不要怕估错,没有谁天身就对时间有敏感性,正是一次又一次地预估,让我们不断地修正和提高判断的准确性。另外也可以借助 aTimeLogger、Hours 之类的工具,帮助自己更好地分析在每件事情上花了多少时间;
标准任务 - 开始时间未知,结束时间已知:Start Now!如果你今天的时间有空闲,为什么不现在就开始?大多数时候,早早完成一件事情,会带给我们更多的快感;
非标准任务 - 开始时间和结束时间都未知:定期审视是否有新的变化。这种变化包括是否可以确定开始或结束时间,事情本身是否已经变得更加明晰而可以细分等等,保持一定的关注度,定期地做一些调整和细化。
按照这样的思想,我们把之前的任务列表,转化为当天的日程,会是怎么样的呢?
9:00 - 9:30:整理要追的女生名单;
9:35 - 9:40:先给名单中最好看的女生发送短信约去看复仇者联盟;
10:00 - 10:30:百度一下复仇者联盟的背景资料,要想有好感,还得装专家嘛;
10:30 - 11:00:了解一下约会女生的背景资料,有没有什么可挖的点;
11:00 - 11:30:研究一下晚上在哪吃饭;
11:30 - 12:00:研究一下在哪买 003 能当日送达;
12:00 - 18:00:看电影;
18:00 - 20:00:晚饭时间;
20:00 - 7:00:也有些事情,需要慢慢来更有快感。
所以核心的点就是:不要以为列了个任务清单就完事了,如果你列好了明天要做哪些事,请给它们一个时间段,放到日程里去,不要怕估不准时间,不要怕有别的事中途插入,先执行,再调整!刚入门的时候可能每个事情都比我们预估的时间长,没关系,过完半天之后,再进行一次调整(甚至刚开始的时候,可以每隔四个小时对日程表进行一次调整修正),慢慢自己的预判能力越来越准后,基本排定第二天的日程后,就不需要再调整了。
除了前一篇提到的 Fantastical 2 和 Calendars 5,这两者都对日历和任务有一定程度的整合,还有以下不错的选择:
大名鼎鼎的 OmniFocus,就不做过多地介绍了,少数派已经有非常多的文章对它进行介绍了,大家可以在本篇文章的思想基础上,结合使用其「Forecast」视图。奇妙清单本身是一款非常不错的待办事项应用,虽然自身没有日历视图,但现在可以与一些第三方服务连接,例如 Sunrise。
好了,总结一下,本篇核心结论是:
分清楚任务和日程,根据开始和结束时间明确四个分类;
拖延症的根源,在于我们没有明确一个清晰合理的开始和结束时间;
随着时间的临近,把一切任务都转化为日程。
下一期我们会接着谈一谈,如何用好各种日历视图和颜色标签,敬请期待!
联系客服