供应商良莠不齐，如果想有效地完成采购工作，寻求合格的供应商是连锁超市采购的首要任务。最适当的供应商，应具备许多条件，但能提供品质合适、数量充足的商品，准时交货、价格合理以及服务完善，应该是超市企业共同的要求。
适当的供应商，是那些能与之达成合理的交易条件的厂商。合理的交易条件包括以下几方面：
低廉的供应价格。
供应商低廉的供应价格是相对于市场价格而言的。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。同时，供应商低廉的价格，还可通过单独与供应商进行采购或由数家供应商?竞标的方式来取得。单独与供应商进行采购时，采购人员最好先分析成本或价格；数家供应商进行竞标时，采购人员应选择两三家较低标价的供应商，再分别与他们谈判采购，求得公平合理的价格。但在使用竞标方式时，采购人员切勿认为能提供最低价格的供应商即为最好的供应商，必须综合评价一个供应商的送货、售后服务、促销支持、其他赞助等方方面面的支持。有时候，超市会放弃与提供极低价格的大批发商的合作，而选择与不愿意提供极低价格的制造商合作，只是因为该制造商在产品质量、货源保证、售后服务、促销活动及其他赞助上会有更多的营销费用支持。
合适的折扣。
理想的供应商应能向超市提供合适的折扣，因为超市的许多商品都必须进行打折促销。若供应商提供的折扣数无法达到让超市的商品售价吸引消费者，就算超市向供应商订货，这一关系也不可能持久，这种交易反而不利于超市的价格形象，故最好不要选择这样的供应商。
较长的付款期限。
付款期限是供应商用来商谈采购价格的砝码。在国内一般供应商的付款期限（账期）是月结３０至９０天左右，视不同的商品周转率和产品的市场占有率而定。对于超市而言，一般的食品干货类商品账期在货到４５天以上，百货类商品的账期在货到６０天以上。而且由于超市实行每月统一付款，供应商实际收到货款的时间要比合同平均延长１５天。超市应尽量选择最有利的付款天数（账期），对于惯于外销或市场占有率大的供应商，一般要求的付款期限都比较短，有的甚至要求现金或预付款，如果商品好卖，知名度高，超市也可以将其选为供应商。
在正常情况下，超市的付款作业是在交易齐全时，按买卖双方约定的付款天数，由银行直接划款至供应商?的账户，这是超市的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三拖四，找一大堆借口，延迟付款，造成供应商财务的困难。
对于新进供应商来说，超市必须请供应商详细了解超市“供应商手册”有关付款部分的内容，并对超市的付款流程详细予以说明。在以往的经验中，由于超市采用了国际上先进的商业运作模式，与国内传统的商业模式有很大区别，一些供应商（尤其是内陆城市的供应商）对此相当陌生，另外超市开业初期，许多流程尚未顺通，导致供应商付款不及时，影响超市与供应商之间的配合与合作。
准确的交货期。
由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应要求供应商以较短的时间交货，这样就能够降低存货的投资。但是不切实际地压短交货期，将会降低?供应商商品的质量，同时也会增加供应商的成本，反而会最终影响超市的价格优势及服务水平。故采购人员应随时了解供应商的生产情况，以确立合理及可行的交货期。一般而言，本地供应商的交货期为２至３天，外地供应商的交货期为７至１０天。
强大的促销支持。
“超市快讯”海报是超市营销最重要的武器，但“快讯”的成功与否，全赖于采购人员选择的商品是否正确，供应商的支持与否，以及售价是否能吸引顾客上门，通常“超市快讯”所选择的品项都是一些价格相对较低的商品，它们都是得到供应商强力促销支持的、畅销的、高回转的、大品牌的日用消费品。在采购中，采购人员应向供应商强调其提供促销支持的必要性，即超市每个门店的每期快讯发行数量达到３万至５万份，直接邮寄到公司的目标顾客群中，影响力极大，对提高供应商商品的品牌知名度及市场占有率有很大帮助。对于一些担心快讯价格会扰乱其市场价格的供应商，超市采购人员则应强调超市是实行会员制的超市，会员顾客与非公员顾客之间享受不同的待遇，一般“非会员顾客不得购买”或采取“会员价与非公员价”方法，甚至可采取“每卡限购”、“印花限购”等方法或措施，加以控制，故不会对其价格体系造成很大的影响。
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