秘书实务。

一→秘书实务含义

秘书是领导者主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

1 学科角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科

2 秘书工作职能角度来看，秘书实务是指秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事务的过程及秘书具体办理事务的职能

二→秘书实务内容

秘书的接待工作，秘书的日常事务工作，秘书的沟通与协调工作，会议组织与服务工作，组织安排商务活动，文书处理与档案管理工作，参谋与信息调研工作，公文写作。

三→秘书实务工作的性质

主要有辅助性，服从性与服务性的性质。辅助性：秘书是领导的工作助手没有决策权提供文件资料建议意见。

服从性：坚决服从领导指挥按照领导意图办事 服务性：秘书人员树立强烈的服务意识

四→秘书实务工作特点

综合性与专业性相统一，被动性与主动性相统一，机要性与群众性相统一，常规性与突击性相统一。

综合与专业，综合上：秘书的工作范围和内容十分广泛，再加上必须要有较强的综合概括能力和综合协调能力。专业性：必须熟悉所在行业的专门知识。

被动与主动性：领导处于主导，主导的指挥和控制。变动性大，难预料随机性事务多。充分发挥主观能动性，创造性的贯彻领导意图，力求从被动中争取主动。

机要与群众性：保密各种机密同时联系群众听取意见。

常规与突击性。要能完成经常性工作，又要应付突如其来的复杂情况。

五 秘书的能力

智能、思维和组织能力三个方面。

六 →秘书工作的方法。

（一）将工作分类排序处理。

1按照事情的轻重缓急处理。

轻重缓急，包括时间与任务两方面。

二八定律。

2按照事情的性质分类处理。

分为事务型和思考型。事务型就是按照熟悉的流程程序做下去就可以。。。思考形式，需要集中精力有创意的工作。

3按照事先的相关性原则排序处理。

根据工作的纵向与横向关联性。根据事情相关性原则，秘书在同一时间内尽可能做相同类型的事是完成这类事情，成为极限运动，或者形成惯性。

4按照事情的工作属地原则排序处理。工作地点相同的业务尽量规定到一块完成，减少时间浪费。

七 →秘书的接待工作。

商务接待礼仪：（称呼礼仪。握手礼仪介绍礼仪，名片礼仪，方位礼仪。）

接待的准备工作。（环境准备，物质准备，心理准备。）

→七-1接待规格的种类。

高规格接待。对等规格接待，低规格接待。

八→日常接待工作的基本程序。

（分为预约来访者的接待程序，和未来访者的接待程序。）→来访者的接待程序有哪些？（微笑面对客人。确定被访者。通知被访者。被访者如果有时间发放宾客卡，引导客人至会见处。被访者接待。礼貌送客。）

九→重要宾客与来访团体的接待。

接待规格有三种。（高规格接待，对等规格接待，低规格接待。）

十 →接待计划的制定。

（接待方针，接待规格，接待形式，接待日常安排，接待的经费开支。）

十一→接听电话的基本程序是什么？

（电话铃响两遍，立即接听，否则向对方致歉。自报单位姓名。确认对方的身份。商谈事项做好记录。礼貌结束通话。）

十→沟通的意义

（沟通是人类组织的基本特征和活动之一。没有沟通，就不可能形成组织和人类社会。沟通是维系组织存在。）

十一→有效沟通的三个基本条件是什么？

（表达者所发出的信息应该准确而完整，第2个信息在传递的过程中没有损失，第3个接收者必须真正了解了所接收到的信息。）

一、秘书工作的方法

秘书的职业道德：①爱业敬业，忠于职守②服从领导，当好参谋③遵纪守法，廉洁奉公④任劳任怨，乐于奉献⑤善于合作，严以律己⑥文明礼貌，谦虚谨慎⑦实事求是，勇于创新⑧恪守信用，严防机密

二、秘书的接待工作

1接待计划的内容：了解来宾的基本情况2拟订接待初步意见3确定接待人员名单4确定活动日程表5安排工作用车6安排接站及返程票的预定7安排好来宾住宿8安排领导拜访来宾9安排餐饮及宴请10安排会谈、参观的事宜Lt安排观光旅游12安排文化娱乐及体育活动13安排新闻报告工作14互赠纪念品或合影留念15做好接待经费结算16安排送行事宜

三、秘书的日常事务工作

安排领导日程的意义：①有利于领导科学地利用时间，提高领导工作效率。②有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。③有利于各令页导、各部门互相配合，协调工作，提高整个单位的工作效率

原则：①注重实效，不搞形式义②注意张驰有度，劳逸结给③要留有充分的机动时间④要充分弯重领导本人的意见⑤：要注意保守机密

方法：①年度计划表②月工作日程表③周工作日程表④每天的工作日程表

邮件的分拣：①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣

印章的使用；①审批检查制度②用印都要进行详细的登记，包括用印时间、用印编号。用印单位、用印事由，批准人、经办人、美善盖印人姓名。③盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓马“骑年压月”）

介绍信的使用

介绍信或证明信的管理要建立严格的制度，开介绍信必须经主管领导批准，应该注意填因有效期。严受禁发出盖有印章的办法，的空后介绍信。介绍信的存根要妥善保管。并加以归档介绍信或证明信开出后，如果因为情况变化没有使用，用那么持信人应该将介绍信退回经管理人员。填写错的介绍信或证明信，应该在其上面划一条斜线。注明“废”字，并保留在原处，不得随意撕下去弃。介绍信或证明信应该受善保管，如果发现丢失，就应该及时采取补救措施。

保密工作：1.做好口头信息的安全工作2.做好书面信息的安全工作3.做好电子信息的安全工作4.保密工作的措施：①健全保密制度②开展保密教育③进行保密检查④处理泄密事件

四、沟通与协调工作

沟通的种类：按照沟通方式分类：①口头沟通②书面沟通③非语言沟通④电子沟通

按照组织内部信息沟通的方向分类：①上行沟通②下行沟通③平行沟通④斜向沟通

按照信息沟通的渠道分类：①正式沟通②非正式沟通－按照信息沟通是否存在反馈分类：①单向沟通②双向沟通（简答题）影响沟通的障碍因素有哪些？

1.信息发送方面的障碍：①表达能力不够②知识经验缺乏③发送者被信任程度不够

2.信息传递渠道的障碍：①信息传递环节过多②沟通的方式选择不对③外界环境的干扰

3.信息接收者的障碍：①理解能力不够②信息量太大③认识上的障碍④情绪的影响

（选背）沟通的方法：①提高表达的能力②积极倾听，做好记录③有效的提问④注重非语言沟通⑤运用反馈手段⑥把握好沟通的时机

五、会议组织与服务会议的含义：是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

会议的作用：①集思广益、科学决策的作用②发扬民主、动员群众、宣传教育的作用③传达信息资源、共享学习、交流开拓思路的作用④协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用⑤国际交流跨文化的沟通作用

基本要素：①会议人员②会议名称③会议议题④会议时间⑤会议地点⑥会议方式⑦会议结果

会议的种类；会议规模划分为：①小型会议②中型会议③大型会议④特大型会议

会议内容划分为：①综合型会议②专题型会议会议性质划分为：①决策性会议②非决策性会议

会议所跨的区域范围划分：①国际性会议②全国性会议③地区性会议④个体性会议

会议的职级划分：①股东会议②董事会会议③高级管理人员会议④中层管理人员会议⑤职工大会⑥部门会议拟定会议计划：①确定会议名称、议题等基本要素②成立会务工作机制③制定会议预算（如交通费、会议室费、住宿、餐饮、培训，等等）④拟订会议议程、日程、程序⑤制发会以通知准备会议材料与物品：①需要准备有车会议材料与物品的内容（会议和指导文件。会议主题文件，会议程序文件等）准备领导发言稿（开幕词、祝酒词、讲话稿、闭幕词）③起草会议报告。会议草案（标题。成文日期。称谓。走义）准备会议材料要求（向领导确认、认真校对会议文件、做好会议文件的发放工作等）⑤准备会议物品和设施（常用文具会场装饰用品、印刷设备、通信设备、视听器材）

布置会场；会场形式的布置：①相对式②全围式③半围式④分散式

会场座位安排：①横排法②序排法③左右排列法

坐次标志方法：①在主席台或会议桌上摆放座签②在与会人员出席证上注明座次③印字注册图表：

主席台布置技巧：①主席台座次的排序②讲台③揭幕架④会标⑤会微⑥天幕。台布与花卉

会议报告与引导工作：①会议接站②会议报告③会议签到④会议引导

会议组织进行工作：①检查会场准备情况②会议的安全保卫与保密工作③会议交通服务④会议记录。会议纪委与会议报⑤对会议发言人的管理及其他工作

会议期间的生活服务工作：①及时订购回程票②打印并分发会议代表通讯录③组织拍摄会场集体题及活动器④会议则的旅游、娱乐与陪同工作⑤会议餐饮服务

会议结束阶段的工作：①送别会议代表②会场的善后工作③整理会议文件④会务工作的总结与反馈

六、商务活动

会见与会谈的基本程序：

迎接——致辞——赠礼——合影——会见与会谈——记录——结束

（简答题）开放参观活动的作用？

1.为组织与公众直接沟通提供机会2.提高组织的透明度3.增加组织的美誉度4.促进组织自身的不断完善

变请准备工作：确定变请时间，选好宴请场所确定宴请时间：①根据上司的提议②给对方宽裕的准备时间。以便变换好其他各方面的工作③一般不选择在重大节日假日室外宴请，还要注意避免对方的禁忌日

确定地点：①是客人多少而定②考虑规格规格高的安排在高级饭店或酒店③要考虑宴请对象，对文化素质高有一定份的宾客，宴请的卫生和环境尤其要讲究④考虑选择交通方便的地方，便于客人到达

七、文书处理与档案管理

行文方式：①逐级行文②多级行文③直达行文④公开行文⑤越放行文②横向行文⑦联合行文②对口行文②转发行文③表权行文

电子档案的优势：①操作便捷便于分类和管理②电子档案最大的优势是节省资源③电子档案的类型多样④检索便捷。大大提高了信息资源的利用率⑤电子档案有利于档案的保密

电子档案的弊端：①电子档案管理存在安全隐患②电子档案管理监管制度不够全面与规范③电子档案管理人员的水平差不齐④电子档案建设工作量大⑥没有统一的电子档案管理系统

八、参谋与信息调研工作秘书的参谋作用：①对领导思想具有充实完善的作用②对领导决策具有辅助取舍的作用③对领导工作具有提醒的作用调查方法：

典型调查：典型调查是一种非全面调查，他是从众多的调查研究对象中有意识的选择若干个具有代表性的典型单位，选行深入周密系统的调查研究。（主要目的在于取得社会经济现象的总体素质，而在于了解与有关数字相关的生动具体情况）

抽样调查：抽样调查是一种非全面调查，他是从全部调查研究对象中抽选一部分单位进行调查，并据以对全部调查研究对象作出评估和推断的一种调查方法。（摘样调查是非全面调查，目的在于取得反映总体情况的信息资料，也可以起到全面调查的作用）