质量管理体系文件

  文件管理老话题，大家都觉得这活儿没技术含量。一说到文件管理，仿佛档案间的一股霉味都透屏而出。

  说实话，我也觉得这部分的管理，在体系工作中不作为培训重点，尤其是现在各种工作流系统都有强大的数据文档记录功能，各种办公系统、个人电子通讯工具的频繁使用，纸质文书的重要性显得越来越弱。质量体系的文件更多的存在TC、域共享盘、各种办公系统云盘、工作电脑硬盘。纸质文件被遗忘在文件柜中，也许只有外审需要时才翻出来给审核员查看。查看纸质文件的审核员，也颇具old school作风，更多的审核员愿意对着电脑，看电子文档。

  上周一个突发事件点醒了我，我应该对文件的管理重新思考并重视起来，并写了这篇文章

  上周工作原因，我需要换个办公室，忙乱之中，保洁人员把一整个柜子的文件和书籍全部清空，当垃圾扔掉了。相信同行都会理解我当时的心情，宁可丢点钱，我也不想丢文件。那些老古董文件，是体系工作者的宝藏。

我平时就有归档整理的习惯，所以清晰的列出了文件和物品清单，并评估了损失和给公司带来的影响及补救措施。

痛定思痛，这件事给体系工作者的文档管理的警示：

• 1、公司应建立档案室，由专人管理；体系工作的文件要纳入档案管理；

• 2、体系工作者要定期分类、归档整理文件，不要认为有办公软件记录，就忽略纸质文件的管理。

• 3、唯一的、关键的、证书、合同、授权等文档，要加锁管理，需要备份存档，这些文件补是需要费用的甚至没有办法补。

• 4、最后还是强调，好的工作习惯非常重要，及时存档，及时备份。防患未然，有风险管理思维。

• 最后，祝大家永远不要丢文件。
  

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