库房及配送ERP业务流程
物流部工作分为库房管理、配送调度管理两部分,库房管理涉及到的工作岗位为库房文员、库管员、理货工、值班员,配送调度涉及到的工作岗位为调度员、配送文员、司机、储运工。涉及到的工作内容主要为采购入库业务、总公司库房发货到分公司各门店库房(包括分公司总库房及卖场库房)、库房商品退货给供应商的出库业务、各分公司库房退货到总公司库房、同一分公司库房之间发生调货业务、零售自提出库(我方管库存)业务、零售物流配送业务、库房库存类型变更业务等八大工作环节。
一、采购入库业务:
流程:
1、库房文员:每天查询系统中【进货管理】里面单据日期为前一天的【定单执行情况清单(库管)】,
【查看】选项选择【未执行定单】,【库房】栏内输入“,”然后回车,在跳出的对话框内选择所在的库房,在下面点确认。
然后点击【查看(R)】,
双击单据号栏“单据号”排序,再根据定单号栏双击相应的定单号,点开采购定单,
将【采购定单】打印后交给库管员。
2、库管员:供应商货物到库房后,凭库房文员打印出的【采购定单】,核对供应商到货的随货同行单,并点验货入库。
3、库管员:收货时在【采购定单】到货数量栏填写实际收货数量后签字确认,连同供应商随货同行单,一起交单给库房文员在ERP系统中做“入库确认”
———要求库管和库房文员必须对每单及时处理,不允许压单,否则,会造成系统库存数据与实物数量不相符。对于分批到货的商品,也要按此操作。
4、库管员:对于供应商到货数量和型号如与采购定单不一致,必须先和品类采购经理联系,如果品类采购经理同意收货,就由品类采购经理负责通知品类核算会计在系统中补做【采购定单】后方可收货。否则,予以拒收货物。
5、库房文员:入库确认时,要打印出《入库确认单》一式四份(存根联、财务联、柜组联、对方收货凭据),柜组联交库管员进行核对留存,对方收货凭据由库管员签字盖章后交对方送货人员(含物流)。存根联由库房文员留存,月末按照单据号排序装订。每周将【入库确认单】(财务联)以及对方的《随货同行》单捏对交财务入账。
单据来源:【采购定单】
系统待入库查询:【采购定单执行情况清单】(未执行定单)
单据操作:【入库确认】:单据类型:采购定单
使用范围:所有公司库房
操作人员:各库房文员、库管
票据打印:四联(存根联、财务联、柜组联、对方收货凭据)
流程:
1、 调度文员:定时查询ERP系统中【库存管理】下的【待出、已出库商品明细表】,
【出库状态】选择“待出库”,【单据类型】选择“分销”,
点击【查看(R)】,双击出库单号栏下面的单据号后,出现【分销出库单】,
打印四联单出来交调度员(有时是由品类采购经理拿过来已经有其签字的),由调度员进行安排发货。
2、 库管员:凭调度员送来的《分销出库单》白联备货,备好货后再还给调度员。
3、 调度员:将“司机送货联”、“收货方库管联”和“发货方库管联”一起交给司机(或物流公司),其中“发货方库管联”在装货后,由司机(或物流公司)签字确认,然后给库管保存,另外两联随货物一同带到收货方。
4、 库管员:发货后,在“分销出库单”上填写发货的实际数量,并签字后立即交给库房文员在ERP系统中做“出库确认”(发车),并打印一联单给库管.
5、 收货方库管员:收货方收到货后,核对随货过来的“收货方库管联”,点货入库,在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量,并在系统中做“入库确认”。
6、 送货人员(司机或物流):凭收货方签字的“司机送货联”结算,如果收货方数量和发货方发货数量不一致的,送货人员必须及时将未收商品返回发货库房。
7、 库管员:发货方库管员,点货入库,在原来“司机送货联”签字,表示货已收到,在原“发货方库管联”修改最终发货数量,并请司机签字,然后交库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认”,
8、 调度员要填好《分销记录表》
物流部分销记录表
分销出库单日期
分销单号
客户
安排发货日期
司机
储运工
物流公司
物流公司回单号
回单保存人签名
9、 分销商品因特殊原因送货后退回库房:
(1)、库管员:收到司机的货物,清点验收,并收回司机手中的“司机送货联”、“收货方库管联”,同时找到“发货方库管联”,在单据上注明“货未送出,退回库房”后一并交库房文员。
(2)、库房文员:根据库管员交来的注明“货未送出,退回库房”字样的单据,
通知公司分销开单员做原票冲回后,重新开具单据。
(3)、分销开票员做完单据后,立即通知库房文员。
(4)、库房文员接到分销开票员通知,做原单据的负【出库确认】,并将原单据注明“作废”字样。
10、分销到分公司的货物因故退回总部库房,货物发出后,分公司库管要及时通知总部库管员。
11、库房文员:每天下班前刷新一次“待回库”商品,发现待回库商品,及时解决处理。
出库方单据来源:【内销出库单】
系统待出库查询:【待出库商品明细表】(分销待出库)
出库方单据操作:【出库确认】:单据类型:分销
出库方使用范围:总公司库房
出库方操作人员:总公司库房文员
票据打印:三联(发货方库管联、司机送货联、收货方库管联)
分公司各库房收到总部来货。
收货方单据来源:总部【分销出库单】“收货方库管联”
系统待入库查询:【待入库商品明细表】(入库待出库)
收货方单据操作:【入库确认】:单据类型:入库单入库
收货方使用范围:分公司各门店库
收货方操作人员:分公司各库管
流程:
1、 库房文员:查询【库存管理】下的【待出、已出库商品明细表】,出库状态选择“待出库”,单据类型选择“退厂”(退厂待出库),
双击出库单号打开“退厂单”,
然后打印交给库管员发货。
2、 库管员:根据“退厂单”发货,并在“退厂单”上填写实际发货数量,及时交库房文员在系统中做【出库确认】一式四联(库管存根联、财务联、柜组联、对方库管联)。
3、 产品退厂发出后,库管员要及时通知品类采购经理和品类核算会计,以跟踪产品到厂家并得到确认.
单据来源:【退厂单】
系统待出库查询:【待出库商品明细表】(退厂待出库)
单据操作:【出库确认】:单据类型:退厂
使用范围:所有库房
操作人员:各库房责任人
票据打印:四联(库管存根联、财务联、柜组联、对方库管联)
流程:
1、 分公司库房文员:退货方库房文员查询ERP系统【库存管理】的【待出、已出库商品明细表】,出库状态选择“待出库”,单据类型选择“退厂”(退厂待出库),并双击出库单号打开“退厂单”,然后打印一份交给库管员发货。
2、 分公司库管员:根据库房文员打印的“退厂单”发货,发货时在“退厂单”上填写计划退货的实际备货数量,立即交库房文员在系统中做【出库确认】,并打印三联(出货库管联、司机送货联、收货方库管联)
3、 分公司库管员:将“出货库管联”交司机签字确认,库管保存此联。另将“司机送货联”和“收货方库管联”一起交给司机(或物流),随同货物带到对方。
4、 公司总库库管员:收货方收到货物后,核对随货过来的“收货方库管联”,点货入库,在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量,在系统中做分销负数“出库确认”。打印“出库确认”单据,并与“收货方库管联”捏对保管。
5、 送货人员(司机或物流):凭收货方签字的“司机送货联”结算,如果收货方数量和发货方发货数量不一致的,送货人员必须及时将未收商品返回发货库房(或物流)。
6、 分公司库管员::发货方库管员,收到收货方返回的货物,点货入库,在原来“司机送货联”签字,表示货已收到,在原“发货方库管联”修改最终发货数量并请司机签字确认,然后交库房文员。
7、 库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认”
8、 收货方库房文员要及时刷新跟踪“待回库”状态商品。
出库方单据来源:【退厂单】
系统待出库查询:【待出库商品明细表】(退厂待出库)
出库方单据操作:【出库确认】:单据类型:退厂
出库方使用范围:分公司各库房
出库方操作人员:分公司各库房库房文员
票据打印:三联(出货库管联、司机送货联、收货方库管联)
总公司库房收分公司库房退货,总公司库房收货业务
收货方单据来源:分公司公司【出库确认】单“收货方库管联”
系统待出库查询:【待出库商品明细表】(分销待出库)
收货方单据操作:负数【出库确认】:单据类型:分销
收货方使用范围:总公司各库房
收货方操作人员:总公司各库房库房文员。
流程:
1、 调货人员:申请在系统中做【需出入库确认库房调拨单】,
调拔单做好后,打印此单据,交提货人员到相应出库库房提货。
2、 库管员:凭【需出入库确认库房调拨单】备货,填写计划出库实际备货数量,交库房文员在系统中做调拨【出库确认】,打印单据(出货库管联、司机送货联、收货方库管联)
3、 库管员:“出货库管联”请司机签字确认,库管员保存此单,另将“司机送货联”、“收货方库管联”和货物一起交给提货人员。
4、 库房文员:收货方收到货后,核对随货过来的“收货方库管联”,点货入库,在“收货方库管联”和“司机送货联”上填写实际收货数量,在系统中做调拨【入库确认】
5、 送货人员:凭收货方签字的“司机送货联”结算,如果收货方数量和发货方发货数量不一致的,送货人员必须及时将未收商品返回发货库房。
6、 库房文员:发货方库管员,点货入库,在原来“司机送货联”签字,表示货已收到,在原“发货方库管联”修改最终发货数量并请司机签字确认,交库房文员在系统中针对此单据做二次“出库确认”
出库方单据来源:【调拨单(需出入库确认)】
出库方单据操作:【出库确认】单据类型:调拨
出库方使用范围:调出库房
出库方操作人员:调出库房责任人
票据打印:三联(出货方存根、司机送货联、收货方存根联)
收货方库房收到调出方来货
收货方单据来源:调拨【出入库确认)】单“收货方存根联”
收货方单据操作:【入库确认】单据类型:调拨
收货方使用范围:收货库房
收货方操作人员:收货库房责任人
流程:
1、 客户在收银台交款后,销售员或者客户凭收银台机打出的“提货联”,总公司自提的单据前缀为“安收”,分公司自提的单据前缀为“零售”到相应库房提货。
2、 库房文员首先在系统中做零售【出库确认】,确认此单有效性,同时减库存数量帐后,在此“提货单”上签字。
3、 库管员凭有库房文员确认签字的“提货联”发货。发货后留存此联。
注意:必须先确认,再提货,防止单据伪造,或者单据已经退货
出库方单据来源:【零售收款单】或者【安装收款单】
出库方单据操作:【出库确认】单据类型:零售
1、 配送文员:每天定时在系统中做【配送派车单】,打印三联(司机送货联、库房出库联、司机结算联)。
2、 配送文员:将“司机送货联”交库管员到库房理货,“库房出库联”和“司机结算联”交调度员。
3、 库管员:理好货后,将“司机送货联”还给调度员。
4、 调度员:确定送货路线和送货人员后,在“库房出库联”和“司机送货联”、“司机结算联”上填写好司机和储运工的姓名,其中“库房出库联”和“司机送货联”交给司机, “司机结算联”交配送文员在系统【配送派车单】中补充相关信息:录入司机姓名和电话号码。
5、 司机:凭“库房出库联”到库房提货后,库管根据【库房出库联】发货给司机,并请司机在【库房出库联】上签字确认,同时库管也要在【库房出库联】上面签字,然后交库房文员。
6、 库房文员:凭库管签字的“库房出库联”在系统中做【出库确认】,并签字留存。
7、 司机:凭“司机送货联”送货,到顾客家核对顾客手里的销售小票---“提货联”是否与送货信息一致,确认一致的,双方签字确认,并收回顾客手中的“提货联”,如果有尾款金额,司机收取后,需在“客户联”上填写“尾款已收”字样,同时请顾客在“司机送货联”上签字确认。
8、 司机:对于有尾款的送货单,要求返回库房后必须立即将“司机送货联”和尾款交到收款员手中。
9、 收款员:应当面点清尾款,并在系统中做配送尾款收取后,打印出“配送尾款收取单”一式三联,并交司机一联作为收款凭据。第二联交给财务做账,第三联自己留存保管。同时将“司机送货联”还给司机。
10、 配送文员:收到司机带回的“顾客提货联”和“司机送货联”,及时在系统中做配送完成单。
11、 调度员(配送文员);定时查询未完成的派车单,对已派车超过一天的,需及时追查未完成的原因,对于司机完成交单的时候,尾款未收回的,需及时查找原因,有异常情况的要及时通报财务。
12、 司机:因特殊原因未能将货物送到顾客家中,而将货物拉回库房时,立即将货物及“司机送货联”交给库管,库管核对验收后并在“司机送货联签字”,将未完成送货的“司机送货联”交调度员(配送文员)。
13、 调度员(配送文员)立即根据司机交回的“司机送货联”在系统中做“配送失败”,后,并注明“配送失败”字样,并签字后交库房文员。
14、 库房文员:收到调度员(调度文员)交回的注有“配送失败”并签字的“司机送货联”,找到该单的“库房提货联”,两联捏对后,立即在系统中找到【库房管理】中的【出库确认】,单据类型选择【配送失败】,做出库确认。
15、 因特殊原因,卖场库和小仓库货物配送失败,库管收货后要单独存放,并做好标记,将司机交回的单据转交调度员(调度文员)等待下一次配送。
16、 如果再次配送,应循环操作1-9条。
库房文员:出库方单据来源:【配送派车单】
出库方单据操作:【出库确认】单据类型:配送、配送失败
调度:【配送派车单】(司机送货联、库房出库联、司机结算联)
【配送完成单】
八、 库存类型变更
流程:
1、 库管员:凭售后开具的“售后鉴定单”,收残次机,并通知库房文员。
2、 库房文员:在系统中做【库存类型变更】由相应库存类型变更为“残次”
3、 库房文员:对于某些库存需要返厂维修或者出库到售后部维修的,库房文员必须做【库存类型变更】将相应库存类型变更为“返厂维修机”或者“售后”维修机。打印一联单据。
4、 库管员:凭变更单发货。
5、 库房文员:“返厂维修机”或者“售后维修机”返回库房,需操作【库存类型变更】将此类型变更为“正品”,打印单据
6、 库管员:凭变更单收货