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作者：张健，大成（福州）律师事务所高级合伙人。本文由作者授权「法律参考」发布，原载公众号“法悟”(fawu100)，转载请注明作者和来源。
文书校对指引
1.总则
1.1为了保持团队出具文书内容的严谨性，避免因文字错误而给客户造成损失，进而影响团队形象，特制订本指引。
1.2团队对外出具或展示的一切文件资料，均需要依本指引进行校对。未按本指引校对的文书严禁对外出具或展示。
1.3文书校对工作应当由团队负责人或项目负责人指定的专门人员进行。一份文书原则上须经过不少于2人次以上的校对才能对外出具或展示。
1.4文书通过校对后，应达到如下效果：
(1)文书格式符合相关文件指引的规定;
(2)文书中的简称及概念保持统一;
(3)不存在表达错误;
(4)文书中无错别字;
(5)标点符号使用准确;
(6)行文流畅，条理清晰;
(7)没有泄漏客户的个人隐私和商业秘密;
(8)不存在违法情形。
2.校对人员
2.1文书的起草者是此文件的当然校对人，应当对文书的质量承担责任。
2.2任何一份文书公布前，原则上应当指定专门的校对人进行校对。该专门校对人对文书的校对质量承担责任。
2.3重要的法律文件可以指定多名校对人员进行校对。
2.4指定的校对人员应当严谨认真，发生过校对事故的人原则上不得再从事校对工作。
3.校对程序
3.1文件起草完，起草人应当自行校对一遍。没有自行校对的文件，不得提交其他人校对，更不得对外发布。
3.2起草人自行校对后，应当按《诉讼文件管理指引》对文件进行命名，并将电子文档发送给项目负责人。
3.3项目负责人收到起草人发送的文件后，应当进行审查，然后及时指定校对人，并将文件发送给校对人。如果项目负责人对起草人的文件进行了修改，必须按《诉讼文件管理指引》重新设置文件名称。
3.4校对人收到文件后，应当在要求的时间内完成校对工作。校对工作完成后，应当按《诉讼文件管理指引》重新设置文件名，然后将电子文档发送给项目负责人。
3.5项目负责人收到校对人发回的文件后，应当及时转发给起草人，由起草人进行修改和复核。
3.6起草人收到经校对的文件后，应当进行复核，确定是否接受校对人的校对意见，经修改复核无误后，形成最终稿。
3.7最终稿形成后，起草人将其提交项目负责人，经项目负责人确认后方可对外发出。
3.8项目负责人如果发现文件存在错误，应当予以改正，并告知文件起草人。
4.校对方法
4.1首先通览一遍文件全文，了解该文件拟实现的目标和属性，然后构建文件的理想模型。对于目标不明确，或对目标存在疑问的文件，校对人应当要求起草人明示。
4.2对于涉及复杂案件或项目的文件，或复杂的文件，应当先依据文件所描述的内容结合相关资料画出相应的结构图和流程图，并依据构建的理想模型，对该文件进行全面校对。
4.3文件的校对必须以促进文件所设定的目标实现为标准。
4.4校对人在校对时应当将文件内容与构建的理想模型进行对比，凡与理想模型不一致的内容均应当进行修改。
4.5在电子文档上进行校对的，应当采用修订模式，以使后手的文件使用者能够看出修改的内容及修改人信息。需要特别说明或提示的修改内容，应当使用文档的批注功能。
4.6对电子文档进行校对后应当再通读一遍，对修改的内容进行复核，确保准确无误。对于重要文件，在电子文档校对完成后应当打印成纸质版，然后校对纸质版本，并根据校对结果及时对电子文档进行修改。
4.7对于下述文件的校对，应当打印成纸质文件，由两个人以一人朗读、一人校对的方式进行校对，然后在进行角色互换后再校对一次：
(1)诉状、答辩状、证据清单或举证意见、质证意见、代理词、庭后的案件事实核实文件及其他可能含有不利于客户的自认内容的其他诉讼文件;
(2)客户的重要合同;
(3)可能含有对客户或事务所不利信息的信函;
(4)项目负责人认为需要按此标准校对的其他重要文件。
5.校对内容
5.1校对人应当将文件格式修改为团队规定的格式(包括但不限于字体、字形、行间距、字间距、段距、页脚、面眉等)，以使对外出具的文件格式保持统一。
5.2统一文件中的简称或简写。
5.3统一文件中的称呼或称谓，以及概念。
5.4检查文件中的标点使用是否正确。
5.5改正文件中出现的错别字。
5.6将语言表达不通顺、不准确或存在语病的内容予以调整，使其易读易懂。
5.7检查文件或条文的编辑是否存在错误。
5.8检查是否已经设置目录，及目录中标示的页码是否与正文相对应。
5.9修正文件中相互矛盾的地方，并排除内容表达上出现的歧义。
5.10凡是与构建的理想模型不一致的内容，均应当予以改正，使文件整体具有鲜明的逻辑性和体系性。
5.11核实文件中引用的法律条文及其他引文的准确性和可靠性。
5.12添加和完善为实现文件目标而需要增加的内容，使文件更有利于目标的实现。
5.13需要对外展示的文件，应当将客户、案件信息及可能泄漏客户个人隐私、商业秘密、可能涉及违法及对他人可能构成侵权的内容予以删除，或采取其他有效措施避免信息泄露。
6.其他
6.1提交给对方当事人、裁决机构的可能给事务所或客户利益造成危害的文件，未经校对在任何情况下均不得对外发送或展示。对于客户或团队需要的紧急文件，如果来不及校对的，必须予以备注，并提示风险。
6.2校对人员必须严格按照本指引从事校对工作，出现校对事故的应当根据团队及事务所的相关规定予以处理。
6.3团队各成员在使用本指引期间，应当注意收集各方反馈信息及执行效果，并总结经验，以便于对本指引不断进行升级。
附：律师执业必备业务指引（第一版）目录
1.律师首次接待案件当事人指引
2.委托代理合同签订指引
3.民事案件立案指引
4.民事案件起诉状撰写指引
5.民事起诉状排版指引
6.民事上诉状制作指引
7.民事案件答辩状制作指引
8.民事案件代理词制作指引
9. 民事案件证据清单制作指引
10.民事案件举证指引
11.民事案件质证指引
12.民事案件出庭指引
13.案件信息管理指引
14.Excel在证据及事实梳理中的应用指引
15.诉讼类法律服务计划书制作指引
16.诉讼策略分析报告制作指引
17.文书校对指引
18.诉讼文件管理指引
19.诉讼资料装订指引
20.律师函签发指引
21.电子邮箱使用指引
22.电话拨打及接听指引
23.邮政特快专递面单填写指引
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