【瑞·发展】数字化，档案管理的又一扇门

档  案是各机关和企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是所属单位的核心信息资源与重要资产。目前，集团企业和大型机关具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于这样的情况，通过将纸质档案进行数字化加工并应用数字化管理平台，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式数字档案馆，越来越受到众多单位的青睐。 

众所周知，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

同时

档案数字化也是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

数字化的优势

一、提高经济效益

过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

二、提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

数字化的劣势

一、专业度要求高

档案数字化加工对于专业度要求较高，由于档案性质特殊，稍有差池就会造成不可挽回的损失。因而需要有专项技能的特殊人员进行数字化工作，保证数字化工作准确、高效。

二、服务器参数要求严格

作为信息化改革的排头兵，档案数字化工作对数字化图像存储服务器要求很高。由于档案数字化工作的特殊性，会产生大量涉密图像，必须要有足够的图像存储服务器和安全稳定的防火墙，确保档案图像有处可存且安全、稳定、不泄密。

瑞云档案的数字化工作

数字化工作介绍

目前，北京瑞云档案管理有限公司现有经验丰富的档案数字化人员100余人，拥有书刊扫描仪、工程图纸扫描仪、高速扫描仪和平板扫描仪等专业设备。自主研发的数据处理管理系统、完善的管理制度和24小时声像监控的保密服务场地为数据处理服务提供有效的安全保障。为客户提供驻场或离场的文档数据处理两种服务模式。

数字化服务器

我公司以客户为中心，将提供档案整理、存储、调阅、销毁、物流等全程服务，帮助客户实现档案管理水平与质量的提升。公司凝聚了一支优秀的信息系统研发运维队伍，全部人员拥有本科以上计算机教育背景。该队伍成功配合北京市商务委员会、北京市国家税务局、北京市地方税务局等部门的软件开发。我公司已建成面积为300㎡的A类机房。

数字化服务体系

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