1.使用“三重约束”让选择更明智
在项目管理中，人们经常提到的、比其他概念更重要的东西，就是“三重约束”。它可能有其他的名字，如“项目管理铁三角”“时间/成本/质量三角形”或者“三角平衡”等。如下图所示
三重约束对于了解你的项目的竞争程度和优先级是非常重要的。 在项目的目标层级中，了解时间、成本和质量这3个维度显得至关重要。三重约束不会解决你的任何问题，但它总是使你的选择非常清楚。如果你已经理解你的客户和其他利益相关者的优先事项，它甚至可以帮助你从任务列表中进行更加明智的选择。
2.将要求分解为可操作的任务
项目经理要避免任何不明确或不完整的任务要求，而且任何一个任务都应该被分解成为最小的、可行的子任务，同时给出方向、要求以及输出件，而不需要提供额外的背景分析。 比如，给出某个模块的设计要求，指定KPI（Key Performance Indicator，关键绩效指标）值以及实现某项具体的功能等。这使得我们能够更加详细地定义业务问题，缩小犯错误的可能性，同时确保团队成员能够毫不犹豫地跳过背景分析并立即开始工作。
3、精心策划项目管理清单
无论你的工作做得有多好，缺乏一个有效的计划就会让事情变得混乱。但如果有一个精心策划的项目管理清单，就可以通过更加有效和及时的方式来专注于达到项目目标。有了项目管理清单，可以帮助项目经理更好地向利益相关者解释项目战略。 可以通过如下步骤进行项目管理策划：
1.头脑风暴
项目经理把参与项目的人召集到一起进行沟通交流，以确定项目的主要目标。通过听取大家的建议，能够更简单地找到项目成功的路径。 项目经理可以根据集体的反馈创建一个项目任务列表，这会让所有的任务看起来清晰明了。经过大家讨论和认可后，项目执行起来也会更加流畅。
2.形成草案
俗话说“好记性不如烂笔头”，建议用笔和纸记录下需要做的一切，包括每一步实施后可能会发生的重大事情，这样做的目的是避免出现遗漏事项。 初期最好使用笔和纸来记录，这样项目经理可以快速地通过画箭头或者分支的方式对各种想法进行映射和逻辑组合。
3.详细介绍你的计划
项目经理创建的任务清单其实就是通往项目成功道路上的拦路虎，比如需要等某个重要项目成员的加入、需要哪些人签署文件、预算是由谁来授予等。 项目经理需要对列表中的任务逐一进行跟踪。当通过任务清单做出详细的计划时，需要对计划进行描述，并将计划分解成为可管理的模块。
4.选择模板
如果你不想从零开始做一个任务管理模板，那么就要寻找到一个较为容易修改的模板来使用。这个模板不能太简单，否则会难以跟踪某些复杂的任务；但是又不能太复杂，否则容易在跟踪过程中引起混乱。
5.做好任务分解
每个任务都相当于一个工作包，项目经理要将任务进行分解，给出每个子任务包，并把这些任务包分配给特定的人来进行处理。 这些任务清单其实就是让接受任务的人能够了解他们的确切职责，他们也会通过任务包知道这个项目是如何从开始到结束的。通过这种认识，项目中的每个人就不会偷工减料，而会承担更多的责任来加快项目进展。一个典型的任务分解例子如下图所示
6.形成最小的活动步骤
当子任务包形成之后，项目经理需要将每个子任务的每个活动步骤明确下来。虽然这样看起来似乎复杂很多，但总比模糊不清的表述要好得多，甚至可以列出最小的活动步骤。这些都是能彻底完成项目的关键所在。
7.创建最终的任务进度清单
项目经理把以上所有的信息汇总起来，得到一个最终的任务进度清单。这个清单可以让项目经理清楚地看到这个项目最终能否完成，并通过阶段性的任务来设置一个个里程碑。 通过这个任务进度清单，项目经理可以对日常任务进行维护和跟踪，确保项目的一切都是在按照进度朝着目标稳健地前进。
8.定期对完成的任务进行审查
计划赶不上变化，所以项目经理还需要做的最后一件事情，就是定期对任务进行审查，包括：是不是所有的事情都是必须要做的；一旦任务完成了，哪些任务需要删除或者不再跟踪；已经完成的任务是否满足需求；最终交付的结果是不是达到客户的期望。
联系客服
