传统审计会常常发生浪费时间,不必要冲突和错误假设等问题。而主动审计是一种敏捷审计,它由一家大型公用事业公司开发,目的是消除或大幅减少传统审计的问题。实际上,“主动审计”这一术语是作为被动和等待的反义词产生的。
“精益生产”是一种生产方法,通常作为丰田生产系统的代名词。“敏捷技术”是一种IT项目管理方法。主动审计借鉴了这两个学科的概念,以创建一种更有效的审计方式。但精益生产和敏捷技术包含的内容很多,而主动审计只借鉴了其中可以克服传统审计问题的部分。可以从以下三个方面进行说明。
一、积极合作
精益生产和敏捷技术都宣扬只有一个团队,并且团队成员必须在整个项目中一起努力。然而,在现实中,审计工作往往涵盖两个团队,即审计客户和审计师,他们有合作的意图,但又充满矛盾与冲突。主动审计认为这两个团队都是为董事会服务的,并且董事会有权期望他们行为统一,相互合作。
积极合作是审计师和审计客户都必须践行的。如果没有仔细考虑并公开的承诺,审计师和审计客户往往会疏于沟通,产生矛盾。而一旦公开这样的承诺,双方就会制定和共享基本规则——规定什么不能做以及如何合作。人际关系对于合作是至关重要的,因此双方应尽可能及时、频繁地共享信息。
除此之外,审计师需起到带头作用,即首先让自己变得开放包容。这可能是一个令人抗拒的过程,因为审计师通常习惯于保持职业距离,让他们变得开放包容可能会感到不自然。不过,尽管这会让审计师感到不适,他们仍需在任何方面先向审计客户表现出合作的诚意。
当团队之间积极合作时,都将会提供更好的信息,而不是提取信息了;被浪费的时间、误解、矛盾都将大大减少;客户也逐渐相信审计师能够理解他们。这些对于双方都有益处,并且审计也会变得轻松有趣。
二、迭代审计执行
“敏捷技术”作为一种软件开发方法,弥补了传统“瀑布流顺序技术”的缺陷。瀑布流管理起来过于复杂,包括计划、设计、建造和实行等过程,它依赖于高质量的需求,聚焦于项目之始,中期发生更改是不被接受的。相反,敏捷技术拥护灵活性和变化性。为了管理这种灵活性,敏捷技术将工作划分为迭代和冲刺。迭代是一个具有指定起点和终点的微型软件项目,由生产工作和完工可销售软件组成。如果说一个典型的大型软件项目需要两年时间完成,那么一个敏捷项目也许会在这段时间生产12个可出售代码,而一个瀑布项目只能生产出1个。并且由于敏捷项目会频繁地进行市场调研,项目的整体风险也会被降低,而瀑布项目则希望其在两年前进行的市场调研在两年后仍旧适用。
主动审计借鉴了迭代的概念,即将审计过程划分为各个小块。审计的典型步骤(从风险评估到批准审计报告)仍被使用,但会划分成更小的版块。并且,在进行下一个迭代之前就完成它们。
主动审计是从建立总体审计程序开始的,对目标控制和现场工作步骤进行最佳初步预测。随后,通过举行计划会议,将工作分配给限时迭代。时间限制规定了开始和结束的日期,审计师和客户需要在此时间内完成工作。最好将迭代时间保持在两到四个星期之间,但也要考虑现场工作的实际情况。在每次迭代后,要暂停重新评估并询问:
(1)根据已获取的资料,需要更改哪些内容?
(2)风险评估仍然有效吗?
(3)所有的现场工作步骤需要评估控制目标吗?
(4)有合适的人参与吗?
(5)瓶颈在哪里?
精益生产和敏捷技术都教导审计师要乐于改变审计程序,因为审计过程中会不断发现新的风险。他们不应当认为最初的计划就是最完美的,而应该接受一个不断发展的审计。作为回报,当审计划分为小块进行执行时,他们会更易于管理,因为工作以可消化的方式完成,解决问题的对策可以在下一次迭代中应用,审计可以在一次迭代后停止并且仍就得到可用结果。
三、可视化管理
“精益生产”的主要原则是使浪费可视化。当浪费可视时,相关人员可以共同努力消除浪费。通常,“浪费”在审计工作中常以等待、不必要的流程、返工和生产过剩等形式呈现。主动审计通过使用从精益生产中借鉴的可视化管理技术,使合作团队能充分了解审计进度以及合作团队中每个成员的职责。
审计工作中最大的浪费就是等待。等待数据的提供、电子邮件的回复、面议的安排等等。审计师通过将重点转移到其他事情上来进行弥补,但这意味着返工,因为他们必须在回到工作岗位时重新培训自己。而利用可视化管理技术,让浪费的时间可见,从而缩短等待时间。
审计师和客户应该每天利用可视化控制板(VCB)举办15—30分钟的“站立”会议。VCB由显示审计项目进程、任务分配、未完成任务、共享主日历、以及收集大众期望和问题的“心灵&思想”等面板组成。因为精益生产本质上是一种改变决策的方法,所以它提供了有助于建立共同目标的技术,每天在VCB前与审计客户召开站立会议就是一个重要的例子。VCB既可以像一面墙那样大,也可以像粘贴在会议室白板上的纸张那样小。可视化管理可以确保:
(1)审计师和客户团队中每个成员的状态都会不断更新。
(2)问题出现前就已经很明显。等待行为(如数据请求或报告请求)对整个团队都是可见的,因此可以加快执行速度。
(3)审计的人为因素(焦虑,不信任等)被公开解决,并被视为项目的合法风险。
主动审计借鉴了敏捷技术另外两个重要概念。
第一个重要概念是回顾。在一个敏捷软件项目中,每次完成迭代冲刺之后,团队会聚在一起检查进展是否顺利以及应该进行哪些更改。这是改进的关键,它应该在每次审计结束时进行,并且通常也在较大的迭代结束时进行。
第二个重要概念是仪式和庆典。团队成员齐聚一堂、一起庆祝,并花点时间反思他们所做的工作。
审计发展无边界
同时实施以上三个方面可能很困难。最好的开端是审计客户和审计师举行频繁但简短的站立会议。并且很快就会发现,使用一些可视化管理工具的站立会议更有效。应该VCB尽早开发,并随着时间的推移进行扩展和完善。随着站立会议的发展,基本规则和人际关系的运用会使得团队合作变得更容易、更有效。
最后,在基于上述三个方面协同作用时,积极合作可以使可视化管理平稳运行。通过可视化管理紧密监控进展,让审计可以进行迭代执行,及时高效地完成审计工作是审计师和客户共同努力的成果。公司之间甚至审计之间使用的特定技术可能会有所不同,但是以上三个方面所包含的核心概念是通用的,可以在任何地方实施。
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