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一、一个单元格记录一个属性
Excel处理数据方面,毋庸置疑,很强大。但有它自身的一套规则,excel很看重数据属性,一是一,二是二。标准规范的是一个单元格记录一个属性。
下图左边所示的金额含“元”,右边的金额是规范的数值。
左边含“元”的单元格求和,两个公式均为数组公式:
=SUM(--SUBSTITUTE(B2:B5,"元",))
=SUM(--LEFT(B2:B5,LEN(B2:B5)-1))
如果录入数据时,数据源规范,遵循一个单元格记录一个属性,合计就非常非常容易,=SUM(E2:E5),就统计出合计。
二、忌用合并单元格
合并单元格,仅限于需要打印的表单,不需要进行下一步运算统计汇总,比如招聘表等等。
在源数据表中,禁止使用合并单元格。一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满,有一条记录一条,每一行数据完整、结构整齐。
三、标题不放在工作表
Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中,如下右图所示。
上图左边所示的标题“员工销量统计表”,无非就是告诉大家这是一张什么表,除此以外不具有任何功能。
所以,可以不用标题占用工作表首行。用右边所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就可以。
四、勿用空行空列隔断数据
如下图所示,第4、7行为两个空行隔断数据。需要筛选下面所有数据,得先选中区域A1:G9,然后筛选。如果中间没有空行,不需要选中区域,鼠标放在任意有数据的单元格,直接筛选就可以。
五、勿添加多余的合计行
一张规范的数据源表格,不应该有下图的那些合计行。一边输入数据,一边合计求和,方法是不可取的。
数据源还有随时增加、删除的可能性,所以合计也会随之变动。
正确的做法是,先录入数据,然后再合计。
源数据表为一张表,汇总表为另一张工作表或其余区域,汇总可以使用函数、数据透视表等完成。
六、去掉多余表头和同一属性不占用多列
下面所示截图,如果仅用于显示和打印输出,没有任何问题,且清晰直观。但是,做为一张数据源表,需要下一步分析数据,这种做法就不可取。
同种属性的数据分列记录,对数据筛选、排序等等设置了障碍。假设,要同时筛选出事假和年假明细,按正常操作步骤就无法实现。
事假、年假、病假同属于请假类别,具有相同属性,应该被记录在同一列。
七、同类型数据尽量使用一张工作表
不在同一张工作表,筛选、排序、引用和汇总,难度增大不少,非常不利于操作。
如下图所示,所有数据放在一张工作表里面,按月份筛选、汇总,都很容易实现。
来源:公众号excel教程(exceljiaocheng)
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