内部调查的形式可以多种多样，但归根结底是一个“查明事实”的过程，一切的目的都在于围绕调查范围，发现相关的事实，并证明这些事实。因此，收集证据就是一个公司内部调查过程中最核心的一项工作。今天这篇文章我们就来聊聊公司内部调查中应当如何收集、处理证据。
文/赵何璇
本文由微信公众号“国际合规法律问题实务与观察（ComplianceRegulatory）”授权无讼阅读发布
一般来说，公司内部调查中主要从以下这两个方面来收集证据：
首先是收集书面证据。这不仅仅指传统意义上的书面证据，如文件、信函、记事簿、财务记录等，还包括一切可以固定并复制的数字信息，例如电子邮件、聊天记录等。其实在办公和日常交流高度数字化的今天，电子邮件、社交网络以及及时通讯手段早就已经取代传统的书信沟通方式，成为最主要的沟通和信息传输手段，日常办公用到的文件也高度电子化了。这也使得以数字形式传输并保存的信息已经成为公司内部调查中最主流的证据形式。
第二类即“证人证言”，指的是与案件相关的当事人进行访谈，收集他们关于调查事项的陈述与说明。公司内部调查极其看重与案件相关人员的访谈，这是有原因的。被访谈对象的陈述是最具体的直接证据；当事人的访谈可以将看似零散、毫无联系的证据串联起来，形成对案件事实的一个鲜活的反映；当事人的证人证言还能够为书面证据进行佐证。此外，与案件当事人面对面的接触，他的回答态度、回答方式以及表情、动作还会传达出很多细微的信息和线索，给整个调查过程带来意想不到的收获。
这两类证据是相辅相成，同样重要的。但是一般来说，书面证据能够给调查者带来重要的线索，提供充分的背景，能够很好地为与案件相关当事人的访谈打好基础，因此原则上来说应当先尽可能收集一定的书面证据，再展开访谈。
一、内部调查需要收集什么样的证据？
面对着纷繁的信息，我们到底应该收集哪些证据呢？在这一方面我个人的心得是：把握“人”和“事”两个方面，“人”决定取证的方向；“事”决定取证的类型。
（一）“人”决定取证的方向
内部调查的关键在于对具体的个人的调查。无论被调查的事项是什么，都离不开具体的个人的参与。即使表面上看内部调查并非针对一个具体的个人的违法行为，例如调查“公司的某种营销模式是否违法”或者“公司的某项内部制度是否得到贯彻执行”这类看似中立的问题，其中也离不开具体当事人的参与和实施。因此，在考虑如何取证、取哪些证据这一问题时，首先要先锁定与这一内部调查有关的个人，他们可能是直接的决策者、参与者、审批者，或者仅仅是有可能知情的人，然后围绕着他们来收集证据。
锁定与调查相关的个人，取证也就成功了一半。这有赖于对调查事项的分析以及对公司结构的了解。例如，对某药企的营销模式的调查，要考虑到医药行业营销和销售的高度紧密联系，不能只盯着营销部门。
关注具体的个人还有另外一层的意义：因公司潜在的违法行为而展开的调查应当把关注重点放在应当承担具体责任的个人身上，即使这个行为看上去是一个公司行为，也离不开个人的决策、策划和实施。脱离了对个人责任的追究，内部调查也很难起到警示和整改的效果。
（二）“事”决定取证的类型
如果说与案件相关的当事人决定了调查的方向，那么被调查的事项则决定了我们需要取得证据的类型。我们关注的证据，应该都是与被调查事项有关，能够帮助还原被调查事项的证据。
例如，调查一个潜在的“行贿行为”，要着重收集两方面的证据：（1）能反映“商议和决策的过程”的证据；（2）能反映具体资金转移的证据，例如是否有可疑的转账或是可疑的大额报销。
再比如，调查销售是否通过第三方（如咨询公司）来对外进行非法的支付，则要着重收集三个方面的证据：（1）和第三方之间所有款项的支付情况；（2）第三方具体提供服务的证据；（3）公司相关的人员与第三方人员之间所有的通信往来。
举个栗子
某公司的一款产品在某偏远省份被查出某项国家标准不达标，公司一下子非常紧张，因为理论上有可能面临着这款产品被要求大规模召回。一时之间公司从中国到亚太再到总部乱做一团。结果没多久，该公司中国区某位高层在跨国会议上得意洋洋的表示，这事已经搞定了，并且搞定的原因是他们和工商局以及质检部门的“密切的私下沟通”（当然他不承认有任何违法的行为，只是正常的沟通）。这下捅了另一个马蜂窝，由于剧情峰回路转的实在太快，合规部门开始怀疑这位高层的行为是否涉嫌向国家工作人员行贿或是提供其他好处，并且展开了调查。
这样的调查首先以这位高层为圆心，锁定所有与这一事件相关的当事人。根据该高层对这次“危机公关”的汇报，以及当时发送的一些邮件，大体上锁定了这个时间的共同决策者、策划者、具体负责和政府部门沟通的所有人。这些人以及这位高层的lineManager在事件发生前后所有的邮件通信记录（包括officecommunicator记录）、为这个事件开的所有会的会议记录（如有）等都应该是收集的对象。
之后应当对所有案件相关的当事人进行访谈（尽可能同时或是间隔较短的分别进行，以避免串供的问题），由他们来分别陈述、解释这件事情解决的全过程。这个是调查的重头部分，应当细致到和该公司和政府部门沟通的每一个环节，包括谁来联系政府部门；如何约到会面的机会；沟通时我方的立场理由和准备的材料；政府相关人员的回应，其中特别要注意了解这件事“峰回路转”的理由是否充分。
对相关人员尽可能同时或在间隔较短的时间内进行访谈，可以最大限度的防止案件参与人之间的串供。如果确实存在违法行为，通常很难每个人的表述在所有细节上都完全一致，对每个人描述不统一的地方都要特别的注意。此外，之前搜集的书面证据中可能会有当事人私下商量这件事的过程，里面如果有可疑的地方，应当在访谈中出示，要求当事人来解释。我们在讨论访谈这一环节时会着重讨论这一点。
最后要特别关注相关时间内公司是否有异常的对外支付，或案件当事人有无异常的报销行为。如果说在解决这件事的过程中还有其他第三方参与（如律所），那则要特别关注公司向该第三方付款的情况。
二、如何获得书面证据？
接下来我们就来具体的讨论一下如何获取证据。本文剩下的篇幅我们将聚焦在“如何获得书面证据”。下一篇文章我们将专门讨论如何与案件当事人进行访谈，获得“证人证言”。
一般来说，对实体的文件证据，由合规部门直接要求调查对象提供。当然现在的书面证据，主要都是以电子形式保存的各类文件，如邮件等。这就需要聘请专业的提供鉴证调查服务（Forensic Investigation）的人员，将调查对象在某一个时间段中的所有电子邮件和沟通记录全部从服务器或电脑中复制备份。除了电子邮件，员工在公司电脑上的其他沟通记录，如Office Communicator，MSN等都有可能被复制。
这个过程在技术上难度不小，因为每一个公司电子文件存放、保存、删除的规定和操作都不相同。有的直接存在服务器上，调查人员只需要和公司总部IT一起就能完成这个工作；有的公司把通讯记录保存在本地硬盘，服务器上没有备份，那这就需要鉴证调查人员到现场一个一个的对当事人的电脑进行操作。对于已删除的文件就更加复杂。因此在此之前，应该和公司的IT部门做一个沟通，把这些情况了解清楚，然后再与鉴证服务人员一起制定详细的调取电子证据的计划。
如果调查对象删除证据？
一般来说，在大型的调查中，尤其是为了应对政府部门的执法而进行的调查活动中，公司在开始收集证据前要向所有取证的对象发出一封函，大致内容为“不得随便删除、销毁特定时期内的特定文件或邮件，否则将构成严重违纪并承担法律后果”。
为了应对政府部门的执法而开展的调查，向执法部门展现调查程序没有瑕疵，取证非常完整非常重要。而且政府部门特别关注调查过程中，是否存在有意识、有组织地删除相关证据的行为。这种行为一旦被发现，不但直接参与的个人以及背后指使的公司要承担法律责任，公司内部调查的公信力也会大打折扣。这种案例可谓数不胜数。因此，在取证开始前向取证对象发出这样的通知，可以表明公司的立场，以证明公司在这个问题上已经尽到最大的努力来保证证据的完整性。
不过，是否所有的内部调查都需要向调查和取证对象发出这类的通知呢？我认为也不可一概而论，这个问题必须要结合所有的客观因素一起来考虑，如调查的性质和背景（是否是为了应对执法机构和监管机构的执法而开展的调查）；取证对象的人数；取证活动的规模等。
如果调查本身主要目的是为了查明事实，并不是为了应对执法机构的执法活动，也没有监管机关的监督。同时调查范围也不大，比较容易在不惊动任何调查对象的情况下，快速完成取证。在这种情形下，避免打草惊蛇是主要考量。所以应当尽可能的以“突袭”的形式，从调查对象处完成取证工作。
我的个人隐私？
要求备份调查对象电脑或手机中的电子信息，最经常听到的质疑声就是：“这里面也有我的个人信息，我不能给你看。”
这个问题也确实比较复杂，取证过程当然不能违反信息保护和个人隐私的法律。大公司给每个人都配了电脑和工作手机，相对简单。工作电脑和手机里的信息原则上雇主都有权获取，在员工手册中也说明了这一点。如果员工选择了在公司配发的工作电脑和手机上处理个人信息，并不能改变“工作电脑和手机”的性质，也很难成为一个“拒绝提供”的有效抗辩。
但是在中国，除了特别的行业，公司给每位员工配手机的情形还是比较少见。很多公司并没有给员工配手机，而只是补贴员工的私人手机话费，在这种情况下公司很难声称拥有对员工个人手机所含信息的权利。
中国人的办公习惯也和西方人有很大的不同。在西方社会，普通人用邮件处理所有的公事私事是常态，短信和即时通讯软件使用率相对来说是比较低的。因此，要查一个西方人在工作上的沟通记录，只要查他的邮件往来记录基本上不都会很有收获。
但是大多数中国人并没有那么依赖邮件来办公（除了大型企业、金融服务行业、法律等少数行业等），用邮件来进行工作上的讨论更少。许多的工作讨论，乃至工作计划安排都是通过电话来完成。现在进入“微信时代”，微信更是成了很多人最主要的用于交流工作的工具。没有什么事情是不能在一个群聊里讨论确定的，如果有，那就再开一个群。这种情况给合规调查的取证带来了很大的挑战。
三、处理、审阅获取的书面证据
书面证据顺利取得后，负责调查的人员应当和提供鉴证服务的人员一起研究如何过滤和筛选这些信息。电子信息如果数量巨大，通常的做法是根据调查事项和调查范围设定一串“关键词”来对文件进行搜索和筛选。缩小有关数据的范围。
数据筛选完，接下来的工作就是对信息进行审阅，希望从中找到有价值的证据。在大型的调查中由于信息量太大，这一过程往往耗时很长。提供鉴证服务的人员会把筛选后的信息放入一个信息浏览的平台，律所会开始组织人员在这个平台上一份一份的审阅这些文件。通常律所会组织实习生，法律助理或年轻律师来审阅这些文件，有的甚至就直接外包给更经济的”项目律师“或者”合同律师“。这是一个耗时漫长的过程，一年才能把所有文件看完也很正常。
在审阅证据的过程中，有几个问题需要特别注意：
首先，如果是调查是针对某些员工的违法行为，要考虑到日后有可能引起诉讼等司法程序（劳动争议或索赔等），证据有可能要在司法程序中使用。因此，在获取和保存证据时要注意取证过程是否符合相关国家的证据规则，确保证据的效力，不要让取证过程中的瑕疵破坏证据的效力。
尤其是电子证据本身具有可修改性、可灭失性、易损毁的特点，更应妥善保存，以备随时分析或者检验。对含有电子证据的媒介至少应制作两个副本，原始媒介应存放在专门的房间由专人保管，复制品可以用于电子证据取证人员进行证据提取和分析。
其次，在中国如果要对证据信息向国外进行跨境转移，要特别注意其中是否含有国家秘密。很多和中国有关的大型跨国调查都需要将在中国获取的证据信息向境外转移，或者是由于处理、审阅证据的人员在海外，或是因为调查本身是为了应对外国执法机构的执法，需要向国外执法机构呈递证据。在这个过程中，“国家秘密”是一个不容忽视的问题。如果调查者不经筛选就将信息传递至海外，那么很有可能一不小心就违反了国家秘密保护的法规。
电子证据更加特殊。如果将电子信息发送至服务器位于海外的邮箱，不论审阅人位于何处，实际上信息已经越过了国界。
应对这个问题最安全的方法当然是将证据审阅的工作在中国境内完成。电子证据更要特殊对待，保存、处理、审阅电子证据都应当在一个封闭的局域网络空间中进行。在审阅时要将“是否构成国家秘密”作为一个审核内容。只有确定不属于国家秘密的内容，才能进一步向国外转移。
如果条件不允许将证据审阅的工作在中国境内完成。那么调查者也应当一个结合调查对象所从事的行业、证据的来源、调查对象和政府部门或是国企的关系，来判断所收集的证据含有国际秘密的风险如何，以及可能的分布。选择其中较有可能含有国家秘密的内容先在国内进行审阅。
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