如何做好行政事业单位财务报销工作

    

      我虽然不是财务人员，但也有很多财务朋友，也有很多和财务人员打交道的朋友，在财务报销的问题上经常会有很多问题，也发生好多故事。

      每当业务人员拿着票据到财务报销时，心总是忐忑的，票据能不能给通过审核啊，当被会计人员指出不合规的报销内容时，心里总会有不平的声音，多大个事，总这么吹毛求疵，牛神马。虽然不会听到明显的声音，但心里与财务人员是对立的，回去改，大不了不报了。

      而我们财务人员也有苦说不出，面对业务人员的不理解，面对纷繁的纪检、审计、财政、物价等各部门的检查，财务不能出问题，有一点瑕疵都是财务人员水平的问题。无形中也让财务人员提高了审核的敏感度，不敢有丝毫的马虎，必须谨慎处理每一笔款项，要比外审都要严格，不能出一点纰漏。

      无疑，费用报销工作有时会碰上情与法的冲突，千奇百怪的情由，单位开展的是工作，会计人员遵循的是会计法。当合情不合法时，跟财务人员一点关系都没有，都是大环境的事，比如出差开私家车就不能报销过路费、汽油费，业务人员就问凭啥？到单位负责人那，领导也说为啥？不能灵活一些吗？

      这些问题在日常报销时常见，这种情况很容易造成财务人员的孤立局面。如果不严格审核，在审计检查就会有违纪问题。很多人不理解财务，甚至在年度考核中，如果群众投票，财务有可能受到影响。

      再说的多一些，其实日常工作中，很多业务人员不理解其实是非常非常正常的。老实说，很多财务人员面对这种吹毛求疵式的发票审核也觉得多此一举。什么地址错误了不能抵扣，发票要素填写不全不能抵扣，密码区错位就是不合规发票。也有很多业务人员还会说，这些根本没问题啊，我们单位就没审核的那么细致，审计局、纪检也从来没管过啊，每次检查人家也没说这些有问题呢。

      尤其是系统内单位出差回来，有的业务人员跟财务人员说，别的单位都给每天180元补助了，为啥我只给100啊，必须给我180。此时财务人员只能耐心的解释，什么时候是100，什么时候能给180等等，那业务人员也仍不理解。

      没错，确实存在这种情况，遇到这种情况，我只能说恭喜你，你坚持原则我很钦佩。没坚持原则多发补助的，但是没有处罚，不代表这个业务处理就没问题，被处罚过的朋友也不要觉得委屈，检查部门也是有理有据的。

      我们不能把这种所谓的侥幸当做规则，也不能以这种侥幸来指导工作，更不能以这种侥幸来教同行。凡是有规则可依的，我们都的按照规矩来做事。毕竟，当检查人员把下面这些条款罗列出来要处罚的时候，你绝对是无话可说的。

      那么如何做好费用的报销工作，也成为广大财会人员需要认真思考的问题。

      行政事业单位的报销工作应该分为两个方面，一是如何加强审核工作，二是遇到问题之后如何处理。

        一、加强审核工作

       其实报销工作主要就是一个审核，财务审核部分主要是审核是否超过预算标准、流程是否符合内控制度、后附单据是否齐全、合法合规。

      我们在审核中都要做哪些工作呢？首先是单据的审核。其中单据中最重要的原始凭证就有发票。

      1.发票的合规性，发票首先要进行真伪验证，在真伪验证的事项上，财务人员只是承担审核责任，业务人员要承担真实性责任，作为经手人要进行第一关的验证，单位可以在报销流程或内控流程中予以明确，经手人要签字“发票已验真”，并签字。经手人：某某某

      2.报销金额与发票金额是否一致;

      3.签字是否完整。报销费用时，都需要哪些人签字呢?一般的单位签字流程一般为经手人、部门领导、财务部审核盖章、财务处长、主管领导。如果单位规模较小，一般经手人签字后，单位负责人审核签字，财务报销。有些单位实行一把手“五不分管”制度，单位一把手不直接主管财务，不签字。

      我们这里部门领导签字作用是证明业务属实，财务部门审核盖章目的是审核发票与金额、核定预算，财务处长签字是为了知晓资金流向，主管领导签字是审批同意资金支出，即授权批准。

      4.费用是否在预算内，超预算费用有无特批;

      5.报销单填写的事项与发票是否一致，会计做账时要随发票走。

      6.审核发票时要特别留意发票的盖章，注意有没有以下常见的错误：

    （1）以盖财务专用章代替盖发票专用章;

    （2）同时盖财务专用章和发票专用章;

    （3）发票抬头错了，修改抬头后，在修改处盖发票专用章;

    （4）盖的发票专用章看不清晰;

    （5）发现发票专用章后不清晰，重新盖一次;

     （6）盖旧版的发票专用章，或同时盖新版、旧版发票专用章。有这些问题的发票都是废票。
        审核实际上还有很多方面，高级的财务管理工作者要注重实质重于形式原则的原则，首先要考虑业务事项的合法、合规，然后才是单位内控流程、单据审核、资金管理方面的问题。

       比如单位很多费用支出不能取得合理发票的，均不能报销并要严格把关。必须坚持原则，有底线，否则单位会面临财务风险，个人也同样会面临追责的风险，不能存在侥幸心理和人情世故，不能因业务人员出差带了些礼品就放松审核，没带的就严格等等有损个人人格和单位利益的问题。
        二、面对问题如何处理

      你太讲原则了，把人都得罪了，误会很深，自己开展工作也难受。你太不讲原则，什么都睁一只眼闭一只眼，单位又面临违纪风险，面对财务检查，各种不合规发票都得整改，到时候还是得自己负责。

      真不是我们会计没事找事，报销卡来卡去，付款卡来卡去。我们也是冒着得罪人的痛苦给公司节约税金；真不是我们愿意这么死脑筋，一根筋，我们也是没办法，业务真实还不够，我们还要看发票，谁让我们是财务呢。如何轻松应对，尽可能减少各种问题，将各种问题的发生杜绝在萌芽中。

      （一）财务应把工作做在前面

      1.做好业务人员的培训工作。有很多问题是信息不对称造成的，如果业务人员能够懂得一些财务报销知识，业务人员与财务人员不再是鸡跟鸭讲话，有很多问题就会迎刃而解。比如差旅费的报销标准问题、出差补助问题、住宿费问题等等，国家、省市现行的政策是已知的，财务人员要做好传达和培训工作，让业务人员应知应会。遇到问题，财务人员也要做好解答工作，报销时就会减少很多问题。

      另外费用报销可培训的内容很多，如发票知识、审批流程、单据填写、票据粘贴、报销时限，都需要会计人员传达。看似简单的点，一个没有做好，都可能引起争议与误会。费用报销是财务部门的窗口工作，做好了，能给财务部门的形象加分，能改善财务部与兄弟部门的关系。费用报销又是一项简单重复的工作，很容易被轻视。因此，费用报销工作本身就是个矛盾体。解决这个矛盾不难，一旦解决，对财务部门意义很大，效益很大。

      2、归口管理，专人负责。行政事业单位目前都建立内部控制规范了，无论是形式上的还是实质上，作为单位财务人员都要提出内控管理上的建议，即使其他内控制度没有执行，财务报销上必须实行，进而推动单位内控工作的执行。

    比如公务机票的购买工作，所有人出差都涉及到购买机票的问题，根据政府采购的要求，公务机票要么转账，要么公务卡购买，而且是政府采购定点单位。单位不可能所有的业务人员都知晓政府采购的要求，难免会发生不执行公务机票的有关政策，此时需要进行归口管理，由单位专人负责公务机票的购买。凡是出差必须经过单位专人购买机票方可出差乘坐飞机，否则不予报销，这是单位内控制度和财政法规要求的结果，也是财务实践的必需。

      另外，各个业务处室可以指定报账员来负责报销业务，每个部门的业务人员对财务知识掌握的水平千差万别，也不经常处理报销业务，即使培训了，也很难掌握，所以指定专人负责报销也是尤为必要的，也可事前避免很多合情不合理的事项发生。

      （二）做好制度的设计工作

      没有制度就没有规则，制度管人，流程管事。单位财务遇到问题以后，或意识到问题以后，也就是我们的风险分析，在“一把手”的大力支持下，财务的工作需要“一把手”支持才能做好，财务部门要把风险和责任与“一把手”沟通好，然后结合“一把手”对单位财务工作的要求和对风险的应对态度建立有关制度，保证财务工作的顺利运行。

      首先，建立报销制度时，在兼顾合规性的同时充分考虑可行性，尤其是招待费，差旅费、会议费、培训费等，要遵循事前审批的程序，形式、报销标准和报销流程一定要明确；

      其次，要做好制度建立或修订后宣传和协调沟通工作。财务部门制定的制度不是约束自己的，是要面对单位全体的，要让大家明白制度约定的背后意味着什么，需要做到全员都有风控意识，做好各种答疑解惑的工作，制度不合适，需要让业务部门向单位领导反应，而不是实际运行时再说制度的不合理，说到底财务也是服务，财务必须帮助业务部门反应一些问题；

      最后，如果碰到出现矛盾的情况，财务人员首先要认真听业务部门的解释，毕竟有些业务工作财务也不十分了解，有些问题可能通过财务部就能解决，或者通过与外单位财务人员协调解决。有效沟通后，业务部人员理解配合就OK。

     （三）学会沟通协调工作

      遇到不合规的事情，双方沟通时语气、措辞以及技巧是很重要的。一本正经的，死板强硬的阐述会计立场容易升级矛盾；一般情况是会计负责人会找业务负责人沟通，或者会计负责人打电话过来，语气比较亲和，先耐心倾听业务的说辞，帮着分析和解释，让业务知道财务是真心诚意想了解事情真相，抱着解决问题态度来的，后面沟通会好很多。

      有时候报销特殊事项，要求写各种特殊事项的说明，为什么没有刷公务卡，为什么多发一天补助，写明事情来龙去脉和为什么不按照流程走，然后想出解决对策或者弥补对策。

      不可否认的是，“争吵”，有时候也是一种有效的沟通。不管是沟通方，还是被沟通方，需要多揣摩对方想要真实表达的意思，及期望想得到的反馈。阅读到此的你，应该也有相关的共鸣吧。

      （四）要坚持原则，提升业务能力

      要努力学习各种财经法规，至少做涉及单位财务管理工作的专家，熟悉法律，才会知道什么可以做，什么不可以做，才会有胜任工作的能力。做财务也是一样，想做好财务工作，给大家服务好，注定要仔细研究法律，使核算和计量有法可依。所以坚持原则也是理性的原则，没有原则，单位财务就没有地位，也得不到别人的尊重。要在充分掌握政策的基础上，灵活与原则结合，为单位业务发展服务。

      但灵活不是没有底线迎合领导，始终把风险放在第一位。领导签字了，如果不合理，财务人员也要拒绝支付，否则出现违纪问题，财务人员也要承担审核不严的责任。比如中小学生均经费问题，文件明确指出不得用于基建支出、人员经费支出和偿还性支出，而领导认为学校账面有钱就应支付基建欠款，此时财务人员要严格把好审核关，不得支付。尤其是企业财务人员，为了得到老板的赏识，甚至会两套账，明目张胆的做假账，不是说“不会作假账的财务不是好财务”吗，就做个假账给老板看看，证明他是好财务。可后果是严重的，这样的财务人风险是最可怕的。属于无知者无畏!

       以上写了好多关于财务报销的问题，完全是个人对财务工作的一点感悟，不全面，有些问题也在本公众号的为他微信文章提及，可以参考其他有关审核的问题，希望有些建议能够引起您的共鸣，给您的财务管理工作带去一些有益的思考，关于报销的管理，在审核之外的事项往往更重要。