在公司法律事务日益繁芜的今天，如何提高提供法律服务的效率是公司法务，尤其是全球公司法务必须思考和解决的问题。通过一些简易科技工具的运用或一些科学的组织方法达到节省时间的目的，对于公司法务来说不失为明智之举。
文/E. Leigh Dance， Corporate Counsel
翻译/孙娉 天同律师事务所事业发展部
我在2015年12月28日的文章中告知全球公司法务在2016年应把更多的精力致力于提高提供法律服务的效率上。我曾预估了全球法律团队们将取得进步的一些实例。果不其然，此后我的想法得到了证实。在本篇文章中，我将分两部分进行阐述一个新的现象，第一部分是公司法务们正在使用简易的科技工具来节省时间或者做其他更多用途。第二部分是即使没有IT工具支撑也能够通过一些办法创造不俗的业绩。
以下八点实例和见解，来自美国及其他各个国家服务于公司法律与合规部的工作人员。
一、精简签字
海伦娜·萨马哈作为OSN（中东和北非地区一家主要的直播卫星提供商）的法务总监在迪拜工作时，她和她的团队研发了一套省时省力的电子文件签字程序。通过与公司IT部门合作，其旨在改进繁琐的人工及纸质文件的签字流程。海伦娜解释道，“人工签字往往会被延误，并且这对于文档版本的管理一直会是个挑战。我聘请了一位对IT解决方案兴趣浓厚的助理，使得我们团队有合适的人才。然而人们试图在未正确认识程序如何运作或者如何充分挖掘人才潜能的情况下制定技术解决方案的情况实属见惯不惊。”
二、省时高效应用程序
奥斯卡·罗梅罗是一家位于美国的银行法务总监。他使用过许多应用程序，其中包括DropBox（网络文件同步和分享软件），iCloud（苹果云）和Evernote（印象笔记）。奥斯卡说，“就我而言，最重要的应用程序是Notability（一款功能强大的备注记录软件），出于企业内部控制的需要，合同审查、资金申请、公司决议等事情上都需签字。适逢外出，打印文件、签字、扫描或者邮件都变得困难重重。但通过Notability，我打开手机或平板电脑上其中的文档，在屏幕上签名后即可保存和发送。这样非常地直接利落，我甚至在办公室也使用它以节省纸张，同时避免了在打印和扫描上消耗时间。”
三、协同工具
达拉夫·费根是英国能多洁集团（全球最大的商业服务公司）的法务总监。他的团队一致认为使用谷歌协作工具对于节省时间和减少工作量有诸多好处。能多洁集团在其运营的66个管辖区中每4个管辖区就具有至少20名法律专业人员。其员工总数达29，000人，使用车辆多达17，000余台，且其大部分员工都是在家办公。达拉夫介绍了他们使用的以下几种工具：
视频会议（Video conferences）：“我们同公司法务进行定期（免费）视频通话--无论是同事之间一对一或是在不同地点的团队会议。在交通受限和时间有限的情况下，这些视频通话都非常有成效，并帮助开发了一支高性能的虚拟工作团队。”
文件存档（Documents）：“我们使用协同的清单、日程、会议共享以及度假日历。我们将开始尝试使用协作演示工具，使其容易更快地建立多客户端编辑演示。通过使用这些工具我们能跨部门合作并连接商务伙伴。”
四、数据分析
伦敦FTI咨询公司风险与合规部负责人珍妮特·利希纳说：“对减轻工作量而言，文档审阅技术的使其节省了大量的时间。通过上传具有潜在相关性的文件到一个系统，然后进行算法分析，公司法务不仅可以查到关键信息，还能发现其主题和联系。让员工呆在房间里处理蜂拥而至的数据实属浪费。客户期待公司法务采用一种更为明智且高性价比的方法。”
五、自服务高招
蒂姆·哥拉斯特是希尔顿酒店的前法务总监。目前以半退休状态担任J3生物科学公司董事长，蒂姆解释说，他作为一个全球性的公司法务总监，节省时间的一个做法是“致力于‘主动出击’利用公司法务人才”，“通过创建一些自服务方法（简讯、常见问题解答、培训项目），我们能够为内部客户节省时间并率先了解例行出现的问题。我们还创建了一个内部客户无需求助于法务部即可使用的庞大的数据库。”
能多洁的达拉夫·费根也有类似的想法，即通过Google+使用非常基本的社交媒体来传播法律动态。达拉夫说，“既然我们这么多的销售人员和业务人员在外谈生意时都只有一个智能手机，我们需要更方便的方式来进行远程通信。我们正在考虑开发一个用于接收和快速处理信息且顺应客户需求的应用程序，我们将会拍摄YouTube风格的短片对此进行介绍。”
六、邮件处理
珍妮特·利希纳说：“处理邮件可能是我清单上最浪费时间的事情。这是对领导工作时间的一种拖延，特别是对那些不断阅读它们的人。我建议人们每天设定两个特定的时间查阅邮件。邮件改动同样也对时间造成浪费，当我们的目标是对话和讨论时，这不是适宜使用的工具。另外，请关闭您的电脑和手机上会造成干扰的邮件提示。若客户和同事有紧急事情，电话联系最为妥当。”
七、知识共享
许多公司法务团队在与知识管理进行苦苦斗争，蒂姆哥·拉斯特认为，基础的知识管理是有效时间管理的关键所在。 “它不需要在技术上进行巨额投资，”他说， “目前我已经利用现有资源取得了很大的成效，如通过微软共享工具来分担内部事务，避免了在有分歧时进行重复/交叉工作。我们的文件管理系统服务于一个暂时性的银行和表单档案库；而我们的事务管理系统则用于内部自动报告。”
“能多洁”的法律部门最初的目的是通过打包上传他们的档案和最佳方案、模板文件、指引等存储至云端平台，以促进知识的共享。法务总监解释说，“我们的愿望是让信息访问和使用更加便捷，从而使得法律工作者能更广泛使用。”
八、举办优质会议
全球各地的公司法务和合规团队在参加着数以千计的电话会议以及线上会议，但我却很少看到几个运行顺畅的会议。这本来应该是轻而易举的事情。多数公司法务没有过此类的培训，由于对会议目的的模糊期待和对议程的遵从性差，时间往往被白白浪费。会议或电话之后很少会有总结，会议最后往往连清晰的时间表、议程或职责分配都没有。多国电话会议中的多种口音和注意力散漫使得会议主持需要更为丰富技能。其实通过公司的专业化培训和利用网上有价值的资源进行不断练习，就能学会如何更好地举办会议。
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