先上实例，再说理论。
下面是我个人的2018年《年度工作量变化图》：
折线图中的数字，表示当月的工作项数量，上方的月度小卡片，是当月的重要或主要工作。
这个表主要用于观察年度工作的忙闲分布，从而考虑工作计划的节奏。
举个例子，如果2019年度我的工作面预计没有太大变化，那么，就可以考虑在不太忙的4月、7月、9月进行部门培训等不紧急但必要的工作。
如果想进一步发挥这张表的作用，还可以将月度小卡片中的各类工作也数字化。
这样一来，就能观察同类工作在不同月份的工作量情况，比如：
同样是“打样生产”，为什么1月份的工作量会比10月份大那么多？——结合详细的工作日志进行分析（后面会提到），就能了解原因：
原来，年底工人们大多提前回家了，打样和生产的进度延误，沟通和催促频率变多了。这就能提醒我：生产事务在年底会变得很不可控，今后要谨慎计划。
再来看这张《精力分配表》：
从图形来看，我在2018年度主要有6大工作面：产品开发、市场营销、供应链管理、统筹协调、业务商洽和部门管理。其中，产品开发是花了最多精力的方面。
在这基础上我可以进一步分析：
1） 咦？市场营销居然比部门管理的工作量还大，作为同时兼2个部门的经理来说，我认为这是不正常的，说明市场营销的需求较大，可能需要补充相关的人员，以帮助我平衡事务。
2） 供应链的工作量看起来也不少，有必要进一步分析是开拓的供应商多了，还是协调沟通的事务多了，这将决定明年是增聘相关专员、还是优化供应商。
《精力分配表》并没有一个标准形态，而是要把它作为客观结果，对比核心工作目标来综合考虑——精力分配得合不合理？出现了什么新状况？
上面这2张表的基础数据是一致的，全都来自于我在2018年度完成的922项日常事务：
这份年度清单按自然月进行登记，每个月份都详细记录了当月每一天的《工作日志》，这些工作日志，既是上班时的“今日计划”，又是下班时的“完成一览”。
不少人在写年终总结时总是感到非常头疼、平时写工作周记也觉得很痛苦，我从来不怕，因为工作日志已经为我准备好了所有基础材料甚至细节，一般来说，我写工作周记只需要花10分钟，2、3个晚上就能完成高质量的年终总结——时间主要是用在美化设计上。
我所展示的这种上手简单、又可深化的“工作日志”法，就是能够帮助你高效工作的“GTD入门工作法”。
有的朋友可能一看到“高效工作”就准备退出——
噢天哪！谁想看这个！应该是“如何获得职位晋升”、“如何拿到更高的奖金”、“如何赢得关键面试”，才会更吸引眼球；要是想蹭毕业季的热度，写成“这样就能轻松胜任人生第一份工作”不是更好吗？
等一下……如果我说，这些问题其实都是同一个意思呢？
作于团队中的一员，如果能够全神贯注地投入到工作当中，思维迅速且有条理，那么你不但可以尽快搞定手头的事务，还能游刃有余地应付一些突发事件，这种势如破竹的愉悦感会让你一整天都踏在轻松的节奏上，这种充实的日子累积多了，就是你从同侪中脱颖而出、获得晋升的实力基础。
同理，如果你是一名毕业生，面试官不会去考察你的工作经验，那么，对于事务的时间管理与统筹思考能力，就是除了专业技能之外最为重要的素质维度，如果你能展示如何将计划安排得井井有条，面试官就会知道——自己找到了一株好苗子。
减压并高效工作，是工作中的每一个人都需要尽快掌握的基础能力。
在个人精进领域，我们称之为“GTD”（Getting Things Gone），就是“将事情做好”的意思。
你是不是曾经有过“虽然忙了一整天，但是回想一下却不知道自己的时间都花到哪去了”这种感觉？
如果是，而且很常见，那就意味着你很有必要建立GTD概念，让自己更轻松、更高效地工作，获得你本应得到的出色表现。
GTD是著名时间管理专家戴维.艾伦提出的一种行为管理方法，他所著写的《GTD：无压工作的艺术》是公认的GTD经典开山之作。
GTD的本质是一种思想——“将你心中所想的所有事情都写下来并且安排好下一步的计划，然后你就能心无挂念、全力以赴地做好目前的工作”——整本厚厚的原著，就是围绕着这么一个简单的核心理念撰写的。
作者在书中提出了完整的方法体系，并且对整体思想和体系的每一项子内容都进行了详细阐述，可谓不厌其详。但是，也正是因为写得太过详尽，所以许多人阅读起来都会感到复杂难懂，不太好上手。
更要命的是，效率控们根据GTD的整体思想、方法体系、以及具体的关键原则，开发了许多对应工具，如：MLO、思维导图、2分钟法则、手账笔记法……初学者一下子面对这么多软件，往往会被吓跑。
我也是这么过来的，所以深有体会。
我服务过不少公司，国企私营大大小小都有，而且行业的跨度也很大，因此，我在不同的工作中反复尝试，总结出一套“GTD入门工作法”，它撷取最简单的GTD工具，可以马上应用在工作当中。
等建立起自己的高效工作模式之后，就可以进一步去探索GTD的高深世界，使自己更加精进。
“GTD入门工作法”其实只有3个方面，前后2项虽然不是核心，但却能起到非常重要的作用：
A、建立全局触觉。
这是不论刚入职的新人、还是已经有多年经验的工作者，都是必须的。
自己的岗位职责与权限、团队成员的特点与优势、公司的经营状况与发展方向、行业的趋势与政策风向，这4个方面帮助你建立大局观和前瞻触觉，越早清晰越好，并且关注其变化。
C、优化技能水平。
这个见仁见智，作为B项的辅助，我推荐书友学习“番茄工作法”（简而言之：以25分钟为1个“番茄”单位，在这段时间内专注处理1件事务，随后休息5分钟，重新开启一轮）；
另外，PPT和Excel在各行各业的企业运营中都非常非常实用，值得花大精力学好。
B、日常工作状态。这是每天都要进行的流程，而整个流程，则是建立在《工作日志》的基础上。
首先，说明一下工作的种类。
任何工作，其实都可以划分到以下3类当中：日程事件、突发事件、职责工作。
日程事件，指的是被你安排在日程当中的事件，一般属于时间比较紧急的。
突发事件，指的是不期而至的事，包括领导拉着你喝茶谈工作、或是客人突然来访，这些事往往必须即时处理。
职责工作，指的是归属你份内要做的事，并不是马上必须得做，然而你不做的话永远没人会替你做。
你做《工作日志》的时候，其实就是将这3类工作进行预测、思考应对并合理排序。
现在，来看看工作日志的做法。
工作日志建议分3个区：A-1和A-2区是工作备忘，B区是详细日志。
A-1区填写的是按年度计划分解后的当月重点工作项。我的经验是从时间角度分成“三旬”来计划比较好，最好在月初填妥，如果你一时没想好，也可以先写当下能想到的。
A-2区填写的是重要的备忘提醒，或是每日重复的例行流程。一般我会把这里留给发票报销的工作，因为票据非常重要又很容易丢失，我通常快速处理掉，尽量不留在手头。
B区就是每天的工作日志，也就是todo list：将每天要做的事情梳理出来，做完了就打勾。
结合实际的例子就会更清晰：
初学者可能会对“如何罗列工作”感到迷惑，往往要么罗列得太过细碎，要么太过笼统。
我一般从3个角度来考虑：
一项工作如果需要占用1个以上番茄时间，可以考虑单独设为1条记录。
一项工作如果是重要节点，也应当单独设为1条记录，哪怕它只是一通电话。
一项工作如果具备较独立的段落性质，可以考虑单独设为1条记录，比如你为产品写了一篇推文，然后你又为推文设计了几张插画，那么可以视作2条记录：文案、海报。
知道了工作日志的做法，如何来着手呢？
这里介绍一点小窍门。
首先不要把它看成很复杂的事情，当作一份“买菜清单”——今天我想做什么。
上班之后花半个小时静心规划一下今日的全部工作，按前面提的3个角度综合考虑后罗列出来，这个阶段很重要，哪怕是花1个小时也值得。
然后，找一两件最容易解决的事情来热身，可以是打个电话、发个邮件，总之先不要找需要长时间才能完成的工作。
解决任务之后划掉它们，这样能够给你带来掌控进度的满足感和自信心，你的头脑此时也逐渐进入了工作状况。
接着，集中精神解决较占时间的重点工作，在这个阶段，你可以借助番茄工作法，让自己适当休息一下，同时，分隔开但又不至于太细碎的番茄时间，也能够为你带来适当的进度感和紧迫感。
最后，是今天的难点工作，“只要解决掉它，就可以轻松地回家了！”——这样你就更有动力去启动这件事情。
在整个工作过程当中、以及下班关机之前，你可以随时补充、修改今天的《工作日志》，如果觉得有必要，还可以在工作内容的后面加个括号，记录下这项工作所花费的时间或完成的时间点。
“GTD入门工作法”是我多年来一直使用的经验工具，亲自实践一次，就会发现这些操作其实简单又自然，最重要的是，这些小小的工作积累，会为你带来意想不到的丰厚回报！
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