监理工程师通知单是项目监理机构在工程建设过程中向承包单位签发的指令性文件，目的是督促承包单位按照国家有关法律法规、合同约定、施工规范和设计文件进行工程施工， 保证工程建设中出现的问题(不符合设计要求、施工技术标准、合同约定等)能得到及时纠正。
如“流水账似的记录了巡查所发现的部分问题和质量缺陷，再加上一句类似于“希望予以整改做结尾”，看似完成了任务实则是不痛不痒、敷衍应付，给工程质量安全埋下了巨大隐患。这些通知单不是一针见血地指出问题，而是多用套话、废话和空话，如“要按设计图纸、规范标准施工”、“要完善管理、提升施工水平”等，虽然看起来洋洋洒洒，但可用的信息很少，让对方看了也不能深刻意识到问题所在。如对于具体出现问题的部位范围描述过于宽泛，对于问题的形容没有抓住关键、整改只有要求而没有具体标准等，这样不仅会让人费解更有可能耽误问题的及时整改。有的监理人员摆不正自己的心态，或者是因为施工单位的问题而产生矛盾，如果将这些负面情绪投射到书写当中，如出现“态度不端、屡教不改、素质不高”等不当措辞，很容易将小事变大、矛盾激化，所以一定要谨言慎行，用科学实事求是说话。这些想必大家都碰到过，如有的手写版通知单写得歪歪扭扭、勾划涂改、错字别字等，有的打印版通知单标题大小、格式不统一、错字病句等，不仅容易耽误正事还影响了监理人员的良好形象，所以一定要注意改进。监理通知单应当做到内容准确、态度严肃、运转合理、行文规范、不偏不倚。（1）内容准确，有的放矢。使用原则性的话要得当、适度，切忌堆积；指出问题要实事求是、有根有据，切忌故意隐瞒或随意夸大；对于问题的描述尽量要坐标化、精确化、数据化，让施工单位明白具体的问题所在和整改要求；对于非原则的问题可以用模糊语来形容，但不要掩藏整改和解决问题的主要意图。（2）态度严肃，直面问题。通知单的作用是发现问题、解决问题，是对工程质量安全负责的体现，所以在行文中一定要实事求是、敢于直面问题；要准确依照标准规范和有关规定找出问题、提出解决方案；要保持独立自主，准确决策，切不可轻易受第三方的影响。（3）运转合理，管理科学。传达类通知单应在对施工方和现场情况进行综合、分析之后发出；约束类通知单应在施工方相关行为发生过程中发出；纠偏类通知单应在施工偏差发生后、隐蔽前或下一道工序开始前发出。有的通知单虽已发出但种种原因接收方没有签收，如发生矛盾纠纷，则应以“签收生效”的原则处理。但被施工方无理拒收的通知单则应以监理方送达时间为生效时间。安全隐患特别是重大安全隐患通知单，必须“发、签”同步，避免先发文、再补签的做法。（4）书写规范，简明扼要。打印版行文一定要格式统一，如统一的标题、格式、字体等，并形成规范供所有监理人员学习使用；内容一定要言简意赅，不浮夸、不啰嗦，快速传达准确信息；手写版通知单现在一般使用的较少，如果手写要先打好草稿，在正式书写时要字迹工整、整洁有序，或者在草稿纸上多写几遍后正式誊写。（5）不偏不倚，保持权威。要重视通知单的权威性，发文慎重、保持克制，如果芝麻大的小事就发文，时间长了会造成对方的疲劳心态；要注重和谐关系的维护，行文以客观陈述为主，避免情绪化。
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