哈喽,小伙伴们,你们好呀~
最近在学员交流群里,总是能收到关于公式报错的问题~
很多时候,我们的第一反应是公式有问题,仔细检查后,却发现这些公式竟然挑不出一点错来!
无奈之下,只得发表来瞧瞧呗!
拿着表仔细一看,果然,又是带单位、又是合并单元格、又是空行,麻烦多多。
今天,就来给大家系统讲解一下,那些不太好,却没几个人在意的坏习惯。
记住:数据千万条,规范第一条,录入不规范,加班两行泪!
第一,一个单元格记录一个属性
如图所示,这是我们交流群的读者提问:如何将A列的所有数字相加?
解决这个题目,用了一个很长的数组公式:
=SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1&'a',ROW($A$1:$B$5),COLUMN(Sheet2!A:E)),),COLUMN(Sheet2!A:E)-1),'0;;0;!0')*ISERR(-MID(A1,ROW($A$1:$B$5)-1,1)))
如果将上面的数据源规范下,如下图所示,不同属性的数据记录在不同的单元格。
求和就变得非常非常简单,=SUM(A2:D2),得到结果。
所以,很多时候,我们的表格出错,并不是我们写公式的水平不够高超,或者Excel水平还不够娴熟。
可能仅仅只是一个录入的小失误导致。
所以,在刚开始接触Excel的时候,尽量将数据源规范化。
希望大家都准点下班哈~~
今天的分享就到这里啦,有疑问的同学可以评论区留言。
第一,一个单元格记录一个属性
Excel在处理数据方面有它自身的一套规则,看重数据属性,一是一,二是二,因此记录一个单元格要标准规范。
下图左边所示的金额含“元”,右边的金额是规范的数值。
第二,忌用合并单元格
合并单元格,仅限于需要打印的表单,不需要进行下一步运算统计汇总,比如招聘表等等。
在源数据表中,禁止使用合并单元格。
一个规范的数据源表格应该是所有单元格填满,有一条记录一条,每一行数据完整、结构整齐。
如图所示:A列是合并单元格,表面看似很简洁,处理数据时会遇到很多问题。
比如对张三的销量进行汇总,用公式:=SUMIF(A2:A5,A2,C2:C5),结果为:161。
显然不正确,因为合并单元格以后的数据,只有首个单元格有数据,其余单元格均为空白。
进行筛选时,也只能得到一条记录,比如筛选“张三”的销量。
如果需要按销量来排序,会出现下面提示错误的对话框。
第三,标题不放在工作表
Excel文档的标题可以显示在工作薄和工作表名称中,如下右图所示。
Excel标题行用于存储每列数据的属性,如“年龄”、“职务”、“销售量”字段,是筛选和排序的字段依据。
不用标题占用工作表首行,用右边所示的在工作表和工作薄名称中标识出来就可以。这样也可以避免许多统计类问题的出现。
第四,勿用空行空列隔断数据
如下图所示,第4、7行为两个空行隔断数据。需要筛选下面所有数据,得先选中区域A1:G9,然后筛选。如果中间没有空行,不需要选中区域,鼠标放在任意有数据的单元格,直接筛选就可以。
如果中间没有空行隔断,鼠标放在任意有数据的单元格,按ctrl+A就可以全部选定数据,但是有隔断之后,就不能了。
不仅是筛选,写公式也一样。
如果确实需要将数据分隔开,可以将单元格边框加粗、改变单元格填充色等等来实现。
第五,勿添加多余的合计行
一张规范的数据源表格,不应该有下图的合计行。一边输入数据,一边合计求和,方法是不可取的。
数据源还有随时增加、删除的可能性,所以合计也会随之变动。
正确的做法是,先录入数据,再合计。
源数据表为一张表,汇总表为另一张工作表或其余区域,汇总可以使用函数、数据透视表等完成。
第六,同一属性不占用多列
同种属性的数据分列记录,对数据筛选、排序等等设置了障碍。
如图所示,事假、年假、病假都属于请假类别,是相同属性,应该记录在同一列。
第七,同类型数据尽量使用一张工作表
如下图所示,所有数据放在一张工作表里面,按月份筛选、汇总,都很容易实现。
尽管可以用长公式或者一段VBA代码完成多表合并,不过前提还是得看数据源零散到什么程度。因此,实际应用,没必要自己为自己设置障碍和难题。
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