一分钟搞定别人半小时的工作,Word替换功能太强大了!
Word里有三大批量操作的法宝:邮件合并、制表符、查找和替换。之前有跟大家分享过前两个:查找和替换大多用于文章内容格式的修缮,把混乱不清的格式快速统一。像这种概念性的东西大家肯定都不爱听,我也不乐意讲。所以,咱们还是老规矩,直接看案例。从PDF文档、网页上复制粘贴文本下来,文档里总会有大量的空格和空行。批量删空格:<Ctrl+H>,打开【替换】对话框。【查找内容】输入一个空格,【替换为】留空(留空即是删除),单击【更多】→取消勾选【区分全/半角】,然后【全部替换】即可。批量删空行:<Ctrl+H>,打开【替换】对话框。【查找内容】输入2个“^p”,【替换为】输入1个“^p”, 一直单击【全部替换】,直到出现【全部完成。完成0处替换】提示框即可。在Word中,【替换】功能最简单的应用就是文字的替换了。例如一份客户资料文档,新来的小朋友不小心把客户老爷的名字“朱月坡”全部打成“朱肚皮”了,就可以利用【替换】功能一键全改。<Ctrl+H>,打开【替换】对话框。【查找内容】输入“朱肚皮”,【替换为】输入“朱月坡”;然后单击【全部替换】即可。但在职场中,如果遇到错别字达人,很有可能发生这样的意外:例如把文中的“朱月坡”写成了“朱星坡”“朱日坡”“朱辰坡”,这要怎么校正呢?分析发现,无论是“朱日坡”“朱星坡”“朱辰坡”,第一个字和最后一个字都是不变的,我们只要把中间的内容用一个字符替代掉,使它包含以上三种情况即可。
所以:【查找内容】输入“朱^?坡”,【替换为】输入“朱月坡”,【全部替换】即可。现在问题升级:如果,“朱月坡”输入成了“朱日坡”“朱星坡”“朱辰坡”“朱什么坡”“朱爱什么什么坡”,这要如何呢?在Word中,“*”代表任意字符串,字符可以是0个也可以是多个。所以,在模糊查找时,如果我们已经确定了一段话的首尾内容,而不确定中间的内容,就可以用“*”来代表中间的内容。所以要解决这种情况,我们只需要在查找替换内容时,做如下设置即可:【查找内容】输入“朱*坡”;【替换为】输入“朱月坡”;单击【更多】→勾选“使用通配符”,然后【全部替换】即可。图片插入文档,默认的格式都是左对齐。而一份几十页的文档,单图片就几十上百张,如果一个一个居中的话……【查找内容】输入“^g”。【替换为】内容清空,依次单击【格式】→【段落】,打开【替换段落】对话框,对齐方式选择【居中对齐】。然后依次单击【确定】→【全部替换】即可。好啦,关于【查找和替换】的作用今天就分享到这里,内容有点儿多,需要好好消化一下~
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