在日常公文写作中，如何处理公文附件是文秘人员经常遇到的难题。笔者在教学工作中发现，相关文献对附件和附件说明所在位置、标注格式以及附件所带附件如何处置，要么语焉不详，要么大而统之。孰是孰非，莫衷一是，给工作实践
带来诸多困惑。
一、公文附件本身所处的正确位置
《国家行政机关公文格式》（下简称为《格式》） 指出：“公文如有附件，在正文下空1 行左空2 字用3 号仿宋体字标识‘附件’，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如‘附件：1.×××××’）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。”
《格式》对附件的表述实际上暗含两层意思：一个是附件说明，一个是附件本身。前一段话实际上是讲公文有附件时在正文下所标注的附件说明的标注要求，总体来说还比较明确；后一段话主要讲附件本身的标注问题，这又细分为两种情况,一种是附件本身与公文主件一起装订的情况，一种是附件本身与公文主件不能一起装订的情况。对后一种情况而言，附件实际上就是一份独立的文书， 《格式》对其标注方法的规定是明确的。关键是第一种情况， 《格式》要求“与公文正文一起装订”，而“公文正文”一词容易引起歧义。因为根据《国家行政机关公文处理办法》（下简称为《办法》） 及《格式》的相关规定，公文的“正文”是公文“主体”的一个组成项目，如果理解为“附件说明”放在“公文正文”之后是妥当的，但如果把附件本身放在公文正文之后显然不好操作。
正因为概念表述的模糊，在实践中，附件本身与主件一起装订时，附件本身所在的位置通常有两种情况：一是附件本身附在公文的版记之后；二是附件本身附在公文生效标识印章之后（有附注时在附注之后），且从下一页顶行标识。
对这两种位置的设定，不少著作要么照抄《格式》中的原文，要么见仁见智，自由发挥：有的认为二者皆可，有的认为只能取第二种。因此，有必要查根问据，统一规范。《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。” 《格式》也规定，从公文正文中抽出的附件应该“放在公文生效标识印章之后”。从表述的逻辑顺序上讲，可以毫无疑义地判定，附件本身必然放在公文的主体之后，即“附注”之后，至于是否另转下页开始标识，不少人也很模糊，如果细读《格式》关于“附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1 行顶格标识‘附件’”的规定，这个问题就清楚了，理应转下页标识，而不是紧随附注之后。
《公务员考试公文写作答疑》一书提出：“新《办法》十条规定中，把‘附件’一词置于‘附注’之后、‘主题词’之前，这种排列本身就告诉我们一个应当注意的问题，即公文的附件一般应与公文的主体一起装订，公文的版记要置于附件之后，以保证公文正文与附件的完整一体性，不少机关或单位把公文的版记即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附两分离的做法，是不正确的。”笔者认为这种说法应该具有权威性，是符合实际情况的。
那么，为何长期以来会出现附件本身标注位置的混乱情形呢？笔者认为原因有二：一是《办法》和《格式》中的相关表述不太到位，比如《办法》对“附件说明”和“附件”是分开解释的，而《格式》则将二者合在一起统放在“公文正文”之后表述，这就容易引起歧义，所以应将“附件说明”和“附件”分开表述；二是不少文秘工作者认为，如果将附件本身附在公文主体之后，有时可能某一页当中，正文只有一两行，加上“附件说明”和生效标识、签发日期、附注等公文主体要素，下面留白太多，于是便自作主张将公文的版记部分提前标注。
二、附件及附件说明的规范化标注
附件的位置确定之后，附件本身如何标注，因为缺少明确规定，实践中往往各行其是。《格式》虽要求“在附件的左上角第1 行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号”，但这种规定过于原则。标注时存在两个需要规范的问题：一是选择“‘附件’+冒号+附件名称”模式，还是“‘附件’+冒号”为一行，“附件名称”换行居中的模式；二是“附件”2 字和附件名称的字号、字体问题《格式》均未作出明确规定。
笔者认为，既然附件作为公文主体的一个组成部分，它的标注就应该遵循《格式》的有关规定：一是字体、字号应该遵循“正文用3 号仿宋字”的规定，与“附件说明”的标识字体、字号相同，而不应再横生枝节，至于像有些教科书上讲“附件”2 字用黑体字的说法，缺少权威支撑；二是附件标注应采用“附件+冒号+附件名称”的
格式，以与“附件说明”的标注格式相同，而不是其他。
此外，当附件名称较长需要回行时，应该参照“抄送机关”的标识方法，回行时与冒号后内容对齐，这一点《格式》未加说明。同样，附件说明的标注也应该参照“抄送机关”的标识办法执行。
三、附件的附件处理方法
在实践工作中，不少公文附件的正文也有附件，这个“附件”应附于何处、如何标注，令不少文秘工作者困惑不已。笔者接触到的处理方法主要有：一是参照公文主件与附件的位置关系及标识方法安排。二是简而化之，在附件的正文中用括号标注“附件略”等。从公文的完整性上来讲，第二种方法是不符合要求的。而第一种方法带来的结果是：公文主件的附件如只有一件，那么此附件标注为“附件”，而如果附件本身所带的附件为两件，那么按此办法必然标注为“附件1”、“附件2”，这样在同一份文件当中，就出现了“附件”、“附件1”、“附件2”，这样的标注既不规范也容易让人摸不着头脑，搞不清到底谁是谁的附件。试看一例：
×××教育局
关于印发《×××市师范生考核方案》的通知
各县（市、区） 教育局：
现将《×××市师范生考核方案》印发给你们，请结合各地区实际情况，贯彻执行。
附件： 《×××市师范生考核方案》
二○○八年二月八日
附件：×××市师范生考核方案
×××××××××× （《方案》正文）
附件1： 《×××市师范生入职考核细则》
附件2：《×××市师范生入职考核人员安排表》
附件1：××市师范生入职考核细则
×××××××××× （《细则》正文）
附件2：×××市师范生入职考核人员安排表
×××××××××× （《安排表》正文）
国务院办公厅
关于转发人力资源社会保障部财政部城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法的通知
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
人力资源社会保障部、财政部《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》已经国务院同意，现转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
二○○九年十二月二十八日《城镇企业职工基本养老保险关系转移接续暂行办法》才是此篇公文的主体和实质，通知仅起到转发附件的作用。这个观点是站得住脚的。如果这样，附件的附件的标注问题就迎刃而解了。文书工作中约定俗成的做法是：凡是正文中已经提及附件名称的，正文之后就不再加注“附件说明”，以使整个公文更为简洁。国务院、国务院办公厅所发公文均这样做，是有事实依据的。因此，对于日常公文写作过程中出现的附件的附件的标注完全可以按此办法来解决。诸如第一例就可以标注为：
×××教育局
关于印发《×××市师范生考核方案》的通知
各县（市、区） 教育局：
现将《×××市师范生考核方案》印发给你们，请结合各地区实际情况，贯彻执行。
××市师范生考核方案
二○○八年二月八日
×××市师范生考核方案
×××××××××× （《方案》正文）
附件1：《×××市师范生入职考核细则》
附件2：《×××市师范生入职考核人员安排表》
附件1：
×××市师范生入职考核细则
×××××××××× （《细则》正文）
附件2：
×××市师范生入职考核人员安排表
×××××××××× （《安排表》正文）
这样就可有效避免两重附件标识不准和关系混乱的问题，使公文主体与附件以及附件的附件之间的关系更为明晰。
笔者认为，还可以根据附件的附件的重要性分别行文。比如上例中的《××市师范生考核方案》与《×××市师范生入职考核细则》，实则是两件十分重要的事务文书，×××教育局作为主管单位，完全可以以两个通知的形式分别行文，如果硬性采取这种层层嵌套的方式，不仅不规范，也必然自缚手脚。
总之，附件的位置、标注以及特殊情况的处理除了需要文秘工作者不断总结完善并大力践行之外，还期待国家权威部门作出规范性解释或法律化修订，这样更有利于公文写作的健康发展。
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