具备此类功能的系统在中国又称数字档案馆系统、电子档案管理系统等。面向电子文件长期保存系统，世界各国已经出台多部相关制度规范。其中，《空间数据和信息移交系统——开放档案信息系统——参考模型》［Space Data and Information Transfer Systems — Open Archival Information System （OAIS）— Reference Model］为数字保存系统建立了一个基本概念框架，是电子文件长期保存系统的基本遵循。国家档案局发布的《数字档案馆（室）建设指南》《数字档案馆系统测试办法》《企业数字档案馆（室）建设指南》以及《电子档案管理系统基本功能规定》对电子文件长期保存系统功能作了相关规定。电子文件长期保存系统应具备明确的、符合标准和管理机构实际的业务模型、信息模型和功能模型。
①系统应具备兼容性，可以兼容不同的软硬件平台、数据库等，具有可移植性。②系统应具备扩展性，应满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。③系统应具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。④系统应依据电子文件接收、管理、保存和利用的业务要求分别建立相应数据库。⑤系统应积极集成利用大数据、云计算、人工智能、区块链等新技术。⑥系统应采取相关安全、保密措施，建立容错机制。
应根据电子文件长期保存机构的实际，梳理整个长期保存过程的业务环节、业务流程和规则，明确相关业务人员的角色和权限，建立业务模型，对电子文件长期保存的业务工作进行整体规划。在电子文件长期保存系统中确定各业务什么时间，什么环节，什么人员，按什么业务规则、步骤或流程去完成。
开放档案信息系统（OAIS）标准规定了三类信息包：提交信息包、存档信息包和分发信息包，分别用于移交接收、存储维护和提供利用3大环节。对于电子文件长期保存系统而言，需要在此基础上定义各类信息包的具体构成。信息模型包含电子文件及其元数据，并将电子文件和元数据按照不同方式进行组合，内容和元数据的组合方式可以是关联式、隶属式和嵌入式，根据内容和元数据不同的组合方式，形成不同类型的信息模型。
电子文件长期保存系统的基本功能包括：①接收功能模块。接收不同来源（如立档单位、相关系统等）的符合接收要求的电子文件（提交信息包），对接收的电子文件进行质量控制，生成符合长期保存要求的电子文件信息包（存档信息包）并提交存储功能模块，提取用于管理的电子文件元数据信息并提交数据管理模块等。②数据管理功能模块。利用电子文件管理元数据对电子文件按照长期保存的要求进行管理。对电子文件进行划控、升降解密、到期档案鉴定处置，按照长期保存规划对电子文件进行转换、迁移、复制、封装、数据更新等，开展全宗卷管理、辅助实体管理等。③存储功能模块。按分类和存储级次进行存档信息包的存储，按管理要求对存档信息包进行更新，为数据管理模块和利用模块提供电子文件，对存储的信息包进行维护、更新等。④利用功能模块。支持不同权限的用户利用公开和控制使用的电子文件，包括在线利用和拷贝利用，提供编研、公布功能等。⑤综合管理功能模块。提供用户管理、权限管理，提供档案类型定义、数据库结构定义、各种界面定义、元数据方案定义，提供存储策略定义，提供备份和恢复、输入输出，提供接收、管理、保存、利用等各环节业务流程的定制，支持线上线下协同管理，提供报表格式、下载结构和格式定义，提供“四性”检测机制、辅助字典、敏感词库等定义，提供对电子文件和业务的统计，提供跟踪审计等功能。⑥长期保存规划模块。对转换、迁移、复制、封装、数据更新、“四性”检测等电子文件长期保存业务进行规划，设定自动触发机制，进行实时检测等。
国内外典型的电子文件长期保存系统有：美国国家档案与文件署的电子文件档案馆（ERA）系统，加拿大图书档案馆的可信数字仓储（LAC TDR）系统，澳大利亚维多利亚州数字档案馆系统，中国江西省档案馆的数字档案馆系统，安徽省电子文件中心系统等。
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