电子文件保管模式

主要有集中式保管和分布式保管两种。集中式保管模式（centralized custody model），指电子文件统一保管在综合档案馆，并由档案馆实行集中统一管理。分布式保管模式（distributed custody model），指把电子文件保管在文件形成机构，综合档案馆不接收电子文件实体，只通过网络及电子文件目录查找分散保存的电子文件。这种模式下，档案馆在电子文件管理中主要是规则制定者和服务者，主要任务是通过制定标准规范和提出最佳实践来辅助文件形成机构更好地管理电子文件。

20世纪90年代，国际文件档案管理领域对这两种模式曾有过争论，争论的焦点在于是由档案馆集中保管电子文件还是由文件形成机构各自承担电子文件保管职责。在理论层面，以L.杜兰蒂为代表的哥伦比亚学派支持电子文件集中式保管模式，认为电子文件管理需要经过文件形成机构和档案馆两个阶段，对于具有档案价值的电子文件应该交由档案馆保存，只有这样，文件的真实性才能保证。以D.比尔曼为代表的匹兹堡学派提出电子文件分布式保管模式，认为电子时代文件保存在哪里并不影响其利用，由于电子文件具有系统依赖性，故可以保存在文件形成机构的信息系统中而不是集中保管到档案馆，档案工作者应当放弃实体保管而转向行政管理和内容（知识）控制。在分布式保管模式下，档案馆通过监控文件和文件保管者来实现其保管的法律职责。

以上两种模式在实践中均有应用。美国、加拿大、英国等国家赞成并采取集中式保管模式。澳大利亚则经历了从分布式到集中式再到混合式的发展过程。1993～1994年，澳大利亚采取分布式保管模式对其联邦档案进行保管。1995年，澳大利亚国家档案馆正式发布分布式保管政策——《管理电子文件：共同的职责》，明确了政府机构和档案馆在电子文件分布式保管环境中各自的职责，认为电子文件一经形成就应该被保存在文件形成机构的系统中，国家档案馆负责制定标准，提供规范和建议来保证电子文件得到良好的管理，只有某些特殊情况需要接收电子文件进馆保管。2000年3月，澳大利亚国家档案馆颁布《联邦政府文件保管政策》，提出档案馆原则上将承担起对所有具有档案价值的电子文件的保管责任，不管其形式如何。这标志着澳大利亚改变了保管战略，从分布式回归到集中式。2016年，澳大利亚国家档案馆提出国家档案馆除对主流档案资源采取集中保管方式之外，支持将部分特殊限定的联邦档案作为例外，交由文件形成机构或其他组织进行分布式保管。至此，澳大利亚的混合式保管模式基本形成，即对包括数字形式和实体形式在内的联邦档案均采取以集中式保管为主、分布式保管为辅的保管模式。

不同的电子文件保管模式存在共同之处：①目标相同。都是应对电子文件长期保存带来的挑战，电子文件长期保存具有超越纸质文件长期保存的高度复杂性。②法律保管职责相同。无论电子文件是否保存在档案馆，档案馆始终肩负最终的法律保管责任，在总体上控制对国家具有保存价值的电子文件资源。即使是分布式保管也不是放任文件形成机构自由地保管和处置电子文件，档案馆同样要提出明确的要求，开展具体的指导。

经过多年的发展，世界范围内总体上形成了以集中式为主、分布式为辅的电子文件保管模式。采用何种保管模式的关键在于资源控制的能力和成本。随着新技术的应用，诸如网页、社交媒体、区块链文件的出现，加大了电子文件分布式保管的比例，电子文件保管模式的探讨还将继续深化。