原作|Megan Sheridan
译者:钟苏妮,校对:程祥乐
作为Intercom副总裁的首席行政助理,我学会的其中一件事情就是如何管理时间。创造和提升别人的效率是我的工作。这也是我目前掌握的东西。
时间管理和集中注意力并不是件容易的事,但却非常必要。对每个人来说,影响你效率的因素并非总是那么明显的。
生活中很多人都错误的以为我们必须打败时间,我们要使自己忙起来,甚至觉得只有忙起来才能成功。其实,事实并非如此。同一时间里做的越多、承载越重,效果反而会适得其反。
直接地说,要想取得效率,并不一定非得把自己变得很累、看起来很有压力。效率要讲究潜力、方法和时间。
可以尽量这样来理解:不管这个世界和你所处的文化环境是怎样一直给你灌输的,其实,更多并不是多,更好才是更多。
如果你没法把所有的事情都做好,为什么又要给自己分配这么多的活呢?客户并不会因为你今天做了很多就会对你的工作质量认可。规则早就变了,除了你自己,没有任何事情会让你真的很忙。也就是说,不可预测的其实是你自己。
那么,什么东西是可以控制的呢?答案正是时间。时间才是最可靠的。让我们来算一下:一周有168个小时,这是每个人都固定拥有的。继续拆分一下,每天晚上睡7个小时,一周工作55-60个小时。根据以上分析,其实剩下的时间比你想象的要多得多了?是不是很惊奇?
让我们来分析一下上文饼图中的“工作”这一块。效率在这55-60小时工作时间内就是一门平衡艺术。不管你身担何职,在公司起什么作用,你都是整个工作链中不可缺少的一环。
先把这些困惑的概念放一边,其实你就像是供需市场中担当某一职能的商品,如果你想要长期获得可靠的供应效果,下面的一些事项你就必须要考虑了。
要质量还是要数量?这是已经提过很多次的“非此即彼”的问题了。
在这里,我们的答案是两者都很重要。效率和有效性并非不可兼得。效率不是一门艺术,而是一种平衡。毕竟你也不会去做没有充分准备的事情。
这里要举一个星巴克的例子。为了满足顾客想要获得更大杯的咖啡的需求,星巴克为此设计了一款新尺寸的杯子,叫Trenta。这个杯子不仅比现存最大的杯子体积还大55%,甚至比人类胃容量的极限还要多16ml。
理论上看,星巴克这样的回应根本没有必要(也可能是顾客的恶作剧),更是一种资源浪费。但是,你知道吗?现实中我们却也常常这样做。
我们常常过分的对待工作,把很多资源过多的用在了已经做好了的工作上。这些资源本来能在其它地方发挥更大作用的。我们总是徒劳的做着很多事情。
这样的行为往往需要付出相当高的代价。上面杯子的案例就是很好的启示。你不会让你的产品路线出现缺乏定位问题,那就更不要让自己的人生路线出现这样的缺陷了。何不对自己坦白一点,问问自己:什么才是你真正需要的?
简化,从今天开始。
·制定行程表——规划好你的一天,并让别人也知道你的安排,知道你什么时间在忙不方便接受打扰。
·坚持记录每天的目标。To do list就是一款非常棒且实用的记录App。
·知道自己的时间都是怎么花出去的——自我追踪。Reporter是一款非常好的App。通过它,你可以清楚地知道自己的时间花在了什么地方,有些甚至是连你自己都没有意识到的。
·问问自己:有哪些事情是可以事半功倍的?保持不停地问,想清楚了就行动吧!
·安排好开不完的会议。每天都要给自己一些真正的时间用于工作,而非开不完的会议。
·提前安排好可预知的活动,以便于你能在各个活动间隙快速恢复能量。
· 一次只专注做一件事
· 关掉所有的通知、选项卡和当下不用的软件
· 不要做没意义的决定。以实际效果为导向,如果你知道简化了也不会有什么影响,那就果断抛弃。比如不要去想自己要穿什么,包括扎克伯格、奥巴马和乔布斯等名人在内都不会去做这样的事情。把你的精力花费在做有意义的决定上。
· 把一些行政工作处理时间规范化。比如把查看邮件的时间限定在每天早上和晚上的某一段时间。
· 减少参加不必露面的会议,你可以选择索取一些笔记或记录。
· 不用全程与会,只在需要你的时候在即可,也不要害怕中途离席。
· 别把会议开得太长。谷歌日历说,任何会议都不需要开30分钟。
· 时间到了就散会。会议是经过精心准备和策划的。你需要让被人知道他们只有5分钟的时间从你这儿得到他们想知道的事情。
效率不会凭空而来,你的存在、你的潜力的发挥都是如此。
提高时间效率需要自律、自醒和自控。你必须要下定决心好好管理它,确保你所花费的每一分每一秒,你都是全神贯注的。
不要害怕消除干扰,不管是来自你自己的还是别人的。它需要你全身心投入,观察每一个细节,而非走马观花。
记住,同样的规则只适用于你自己。另外,你还要知道何时该释放自己的抱负,何时去降低自己的专注度。懂得适可而止很重要。
照上面所说的做,一个星期也好,长久也罢。只做对你有意义的事情,同时也要记住,你的行为其实已经反映了你的结果。最后要记住,在对的时间,用对的理由,去做对的事情。
驱动和天赋能带你走远,但是专注和高效却能带你一直前行。
以上内容由麦子熟了翻译社志愿者翻译,感谢钟苏妮、程祥乐两位志愿者的翻译。
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