编写体系文件的原则是“写你要做的，做你所写的，记你所做的”。即标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效(文件写完后一定要下发进行讨论和修改，达到所写即所做)。
职业健康安全管理体系文件的编写应考虑以下几点原则。
1．要符合职业健康安全管理体系标准条款的要求
职业健康安全管理体系标准是提供给用人单位编写职业健康安全管理体系文 件的依据。用人单位应按标准条款的要求编写职业健康安全管理体系文件。应做到标准条款要求的，在用人单位职业健康安全管理体系文件中要写到。这就是审核中所要求的符合性，要做到用人单位的职业健康安全管理体系文件符合标准条款的要求。
2．要结合用人单位活动、产品或服务的特点
职业健康安全管理体系标准是给用人单位建立职业健康安全管理体系提供的一个规范及使用指南，适用于任何类型与规模的用人单位，适用于各种地理、文化和社会条件。而作为实施职业健康安全管理体系的用人单位则是千差万别，因此在进行职业健康安全管理体系编制文件时，应密切结合用人单位活动、产品或服务的特点，充分反映出用人单位的安全生产现状及管理现状。因为职业健康安全管理体系标准只对用人单位实施职业健康安全管理体系提出了基本要求，也就是提出了应该做什么，但如何做并没提出具体要求。它是个管理体系标准，只对安全生产管理工作提出了要求，而没提出技术要求和技术标准。这就需要用人单位根据自身的安全问题及安全生产管理当中的问题来策划、实施建立职业健康安全管理体系，并且在职业健康安全管理体系文件中应充分体现这个特点，切忌体系文件的一般化。
3．要努力做到管理体系文件的一体化
依据职业健康安全管理体系标准所建立的职业健康安全管理体系应是用人单位全面管理体系的一个组成部分，利用职业健康安全管理体系文件来规范企业的安全生产行为，改善企业的安全生产绩效。职业健康安全管理体系标准与ISO 9000质量体系标准及ISO 14000环境管理体系标准遵循共同的管理体系的原则，用人单位可选取一个与ISO 9000相符的现行质量管理体系或与ISO 14000相符的现行环境管理体系，作为其职业健康安全管理体系的基础，不必撇开用人单位现行的管理体系要素而单独确定。在一些情况下，可对用人单位现行管理体系要素加以修改，使之适合职业健康安全管理体系标准条款的要求。
用人单位管理体系文件的有机结合，逐步形成管理体系文件一体化的管理是当前建立用人单位职业健康安全管理体系文件中亟待解决的课题。应该看到，任何一个企业，不论是历史悠久还是新建立的企业，不论是国有企业还是民办企业，不论是独资企业还是合资企业，在其经营过程中都已建立一套适合于用人单位活动、产品或服务特点，并行之有效的管理体系、管理制度和管理方法，对推动企业的经济发展都能发挥积极的作用。我国的很多企业均已通过了ISO 9001(9002，9003)质量保证与质量管理体系的第三方审核认证，都已在用人单位原有管理体系的基础上用国际标准更进一步规范了用人单位的质量行为，改善了用人单位的质量绩效。而依据职业健康安全管理体系标准的目的，同样是参照国际标准来规范用人单位的安全生产行为，改善用人单位的安全生产绩效，目的相同，手段均是国际上推出的管理标准来规范用人单位的管理行为，使用人单位的管理工作更加系统化、结构化和程序化。因此，用人单位在编制职业健康安全管理体系文件时，应密切与用人单位原有的管理体系、质量保证与质量管理体系或环境管理体系中的管理制度、管理程序相协调，避免相互间矛盾和不协调的地方。但也应看到，管理体系各要素的应用会因为不同目的和不同相关方而有所差异，质量管理体系针对的是顾客需求，环境管理体系则服务于众多相关方和社会对环境保护不断发展的需求，而职业安全与健康管理体系则是为维护企业员工安全及健康的需求。因此，不同的管理体系其管理要素的构成则有所差异，但在其中有些管理要素的基本要求是相同的，在编制程序文件时应给予充分的协调。
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