行政君有个朋友小A,是一枚刚刚投入行政岗位的职场小白。前两天,她对行政君说了这样一件事:
她刚入职没多久,公司开了一次讨论会,会后领导跟小A说,你把会议记录整理一下吧。
为了给领导留个好印象,小A卯足了劲儿,敲了大半宿电脑,整理出来1W字发给了领导
但是领导并不买账,过了十分钟回复了小A:“小A,你这是瞎写啊!”
开会,是职场人绕不过的坑。
而会议记录,则是行政人绕不过的坑。
会议是最常见的工作沟通方式,用于探讨工作思路,交流工作信息,明确工作安排。
而会议记录的质量,将直接影响行政人员在领导心目中的印象。一份好的会议记录,能展现行政人员的职业素养:比如总结提炼能力、捕捉识别能力、逻辑思维能力……
那么怎样做会议记录,才能更有效率呢?
你可以尝试用以下两种方法:
思维导图法
首先,要明确开会的目的。一般来说,大部分的会议都有以下几个目的。
一、传达上级指示和精神;
二、解决某个实际问题;
三、向下属布置某项任务。
对于这类会议,你可以提前准备好这样的思维导图模板,用于开会过程中做会议记录。思维导图的目的是为方便梳理会议的脉络,帮助高效记录会议信息。
其次,掌握科学的方法:
1.记录会议的基本情况,方便以后查阅。如开会的主题、开会的时间、开会的地点等。
2.记录会议中待解决的问题,明确会议的根本目的,防止记录中出现轻重不分的情况。
3.记录重要人物的发言。将“主角”的主要内容、重要观点、提出的建议等关键内容记录下来。
4.记录会议的最终成果以及尚未解决的问题。
其实,作为会议记录员,要谨记时刻站在第三方的角度,紧盯开会前需要解决的问题,并记录清楚解决该问题的方案。因为这才是领导最关心的,也是要求做会议记录的初衷。
3W记录法
日本著名的时间管理作家美崎荣一郎提出“3W”会议记录法。所谓3W,即When(何时)、Who(谁)、What(做什么)。这种办法不仅可以确保会议的重要信息不被遗漏,还能理清发言人的逻辑。
举以下几个示例:
A. 小王于今日下班前,提交产品推广方案;
B. 小李于本周末下班前,提交用户调查问卷结果
C. 小刘于下周末前,完成产品包装的最终封面设计……
这样记录会议内容清晰易懂,显著提升了会议记录效果。
在明确科学的会议记录方法之后,就需要你在会议的过程中进行统筹实践了。
一、
会议准备阶段
1、了解会议信息。
比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。
2、写下记录框架。
充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。
3、提前将会议主题写好
二、
会议进行
1、核对参与人的名单
参与会议时,应将之前准备好的名单拿出来逐一核对,对于缺席人员,临时新增人员做好备注。重视权威人士或代表人物的观点,是记录会议纪要的基本原则之一。
2、记录会议中商讨的梗概和作出的决定。
3、若涉及人数较多,必要时可以写清会议参与的部门。
三、
会议结束
1、趁热打铁回顾笔记,不清楚的地方尽快询问相关人员进行补充。
2、根据所在公司的标准模板或者行文习惯,把笔记整理成一篇语句简洁、条理清晰的记录文稿。
3、需要注意的是,做好会议记录之后,尽量使用邮件发给大家备忘,最好再以EXCEL的格式储存在本地,以方便后期任务的执行。
会议记录小tip
领导说话很快,记录得速度远远跟不上领导讲话的速度,该怎么办?
你需要掌握以下速记技巧!
1、书写运笔要快,记得快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
2、择要而记。记录会议议题相关问题的解决方案、记录争议问题、结论性意见、决定;记录重要人的发言中的要点、论据和结论;记录一句话中的中心词。
3、正确使用省略法。如使用简称、简化词语和统称。省略词语和句子中的附加成分。
4、用简便的写法代替复杂的写法。一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇。
可能有些行政人员会想,我现在只是个助理,参加会议的概率很小,但当领导派你去做记录时,他不会先把你教会再让你上阵。同样地,其他同事也没有教你的义务。
可以说,撰写会议记录、商务邮件、工作计划、进度报告等商务文书,就像使用Word,Excel、Powerpoint一样,早已广泛默认为每个行政人员应知应会的基本技能。
不懂这些技能,影响的是你的职业发展机会。
因此,会议记录做得不好,耽误的不仅是你的工作,还有你的前途。
联系客服