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会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。包括会议的基本情况、主要精神及中心内容,便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。整理加工时或按会议程序记叙,或按会议内容概括出来的几个问题逐一叙述。纪要要求会议程序清楚,目的明确,中心突出,概括准确,层次分明,语言简练。
什么是会议纪要
会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项时使用的一种法定公文。它的行文方向比较灵活,可以是上行文、下行文和平行文。
会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。是对会议的重要内容、决定事项,亦即主要观点、结论,进行整理、综合、提炼而形成的一种具有纪实性、指导性的文书。
纪要要求会议程序清楚,目的明确,中心突出,概括准确,层次分明,语言简练。整理加工时或按会议程序记叙,或按会议内容概括出来的几个问题逐一叙述。便于向上级汇报或向有关人员传达及分发。
会议纪要的种类
办公会议纪要。主要用于记载和传达领导的办公会议决定和决议事项。如其中涉及有关部门的工作,可将会议纪要发给他们,并要求其执行。
工作会议纪要。用以传达重要的工作会议的主要精神和议定事项,有较强的政策性和指示性。
协调会议纪要。用于记载协调性会议所取得的共识以及议定事项,对与会各方有一定的约束力。
研讨会议纪要。主要记载研究讨论性或总结交流性会议的情况。这类会议纪要的写作要求全面客观,除反映主流意见外,如有不同意见,也应整理进去。
联席会议纪要。它系指不同单位、团体,为了解决彼此有关的问题而联合举行会议,在此种会议上形成的纪要。它侧重于记录两边达成的共同协议。
汇报会议纪要。这种会议侧重于汇报前一段工作情况,研究下一步工作,经常是为召开工作会议进行的准备会议。
会议纪要的特点
内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,否则,就会失去其内容的客观真实性。
文字的概括性。会议纪要必须精其髓,概其要,以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见,又可兼顾个别同志有价值的看法。有的会议纪要,还要有一定的分析说理。
表达的提要性。会议纪要是根据会议情况综合而成的,因此,撰写会议纪要时应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括,重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程。
称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以“会议”作为表述主体,使用“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等惯用语。
会议纪要与会议记录的区别
会议纪要与会议记录是两个不同的概念,二者的区别十分明显。从应用写作和文字处理的角度来探,二者截然不同。会议纪要是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事。而会议记录则只是办公部门的一项业务工作,属于管理服务的范畴,它只需忠实地记载会议实况,保证记录的原始性、完整性和准确性,其记录活动同严格意义上的公文写作完全是两码事。二者在载体样式、称谓用语、适用对象、分类方法、内容重点等诸多方面都有明显区别。
会议纪要的结构形式
标题格式:有两种格式。一是,会议名称加纪要,也就是在“纪要”两个字前写上会议名称。会议名称可以写简称,也可以用开会地点做为会议名称。二是,把会议的主要内容在标题里揭示出来,类似文件标题式的。如《关于XXX工作座谈会纪要》。
文号格式:文号写在标题的正下方,由年份、序号组成,用阿拉伯数字全称标出,并用“〔〕”括入,如:〔2004〕67号。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求,但是在办公例会中一般要有文号,如“第XX期”、“第XX次”,写在标题的正下方。
正文格式:介绍会议召开的基本情况。简要介绍会议概况,其中包括:(1)会议召开的形势和背景;(2)会议的主题和目的要求;(3)会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者;(4)会议的主要议题或解决什么问题;(5)对会议的评价。
结尾格式:一般写法是提出号召和希望。但要根据会议的内容和纪要的要求,有的是以会议名义要求认真贯彻执行会议精神;有的是突出强调贯彻落实会议精神的关键问题,指出核心问题;有的是对会议做出简要评价,结合提出希望要求。
会议纪要的基本写法
根据会议性质、规模、议题等不同,大致可以有以下几种写法:
集中概述法。这种写法是把会议的基本情况,讨论研究的主要问题,与会人员的认识、议定的有关事项(包括解决问题的措施、办法和要求等),用概括叙述的方法,进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议,而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一,容易贯彻操作,写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多,可分条列述。
分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议,一般要采取分项叙述的办法,即把会议的主要内容分成几个大的问题,然后另上标号或小标题,分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述,内容相对全面,问题也说得比较细,常常包括对目的、意义、现状的分析,以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理,提炼出内容要点和精神实质,然后按照发言顺序或不同内容,分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置,需要了解与会人员不同意见的会议纪要,可采用这种写法。
需要注意的问题
1、 要突出中心。
2、注意吸收正确意见。
3 、要条理化、理论化。
4 、要忠于会议的实际内容。
5 、要认真做好会议记录,详尽地占有材料;并且要认真研究会议的精神,以便对材料正确取舍,合理删减。
6、 会议纪要是与会者共同意志的体现,落款应是全体与会单位,故不写落款,不加盖公章,与会者带回去执行就行了。
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