CHN档案管理培训 2021-03-09 06:30
复核即在文件正式印制前，文秘部门对文件进行全面复查。
复核是为了确保文件的质量，避免文件程序、内容、格式上出现疏漏和不足，是保证文件质量、提高文件处理效率的监督机制和有效措施。
复核的重点包括如下方面。
（1）审批、签发手续是否完备。通过复核可以再次检查是否符合签发环节的要求、制度，是否有利于提高文件工作的效率和规范化程度。
（2）附件材料是否齐全。附件等文件本体之外的材料容易被疏忽和混淆，有必要将附件说明项与附件实物再作对照复查。
（3）格式是否统一、规范。在撰制阶段，难免会出现文件整体格式脱节、内容疏漏等，如上行文眉首未写签发人等，付印前的复核可有效解决此类问题。
《办法》规定，经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复查，即不得擅自修改，应经签发领导同意后修改，再签发、复审。在复核时，还要根据领导的指示和实际具体情况，补充和完善文件印发中的必要项目，即做好注发工作。
注发的内容包括：
第一，注明发送对象和范围；
第二，编写发文字号；
第三，注明文件管理项的具体内容，如缓急时限、秘密等级和保密期限；
第四，确定文件的缮印方式和印数；
第五，明确文件的发出方式和时限等。
文件注发内容应由进行复核的文秘部门的秘书人员填写在“发文稿纸”的相应栏目中。如此，为文件的印制和发出做好充分的准备。
在电子文件管理系统中，电子文件在运转处理的环节能通过发文管理模块中的发文查询菜单和收文管理模块中的收文查询菜单，在查询公文界面上指定查询条件，然后单击“查询”按钮查看，并对该文件及其处理情况的详细信息进行查询和复核。
在文件复核环节中，有权限的处理人员还可通过“重写”按钮等请求进一步修改。通过对拟稿界面中有关信息的复核、修改，完成文件的注发。此后，电子文件管理系统中的文件即可进入校对环节。
文件缮印是指将领导签发或会议通过的定稿，按一定的格式制成正式文件。
在现代印刷技术发展迅速，尤其是办公自动化在文件工作领域广泛应用的情况下，手工缮印文件已很鲜见，如领导的亲笔信函等。印制文件的方式有打印、油印、铅印、胶印和复印等。现代化办公环境下的一些文字处理和排版系统，使文件的印制更便捷、规范、美观，大大提高了文件处理工作的效率。
目前，越来越多的拟稿人在计算机上直接拟写初稿并进行修改，利用计算机上的文件格式模板制版，再通过网络履行文件的审核、签发、电子签名等文件处理程序，最后打印出文件的纸质文本。这无疑是提高效率、降低成本的先进做法，但在采用这种方法时，尤其应注意各环节也应严格遵循文件处理要求。大批量印制文件通常还需要通过印刷厂等进行。
文件的印制大致要经过以下三个过程。
1．打字与排版
这一过程主要是将原稿内容录入计算机并排版。在打字时应绝对忠于原稿，一丝不苟；排版时应严格遵守国家有关规定，并在此基础上制成文件校样。
为了使公文印制达到规范要求，保证印制过程中的质量控制，《格式》做了具体规定。
（1）排版规格。正文用3号仿宋体，文种如有小标题可用3号小标宋体或黑体，一般每面排22行，每行排28个字。
（2）制版要求。版面干净无底灰，字迹清楚无断画，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1毫米。
2．校对
校对是根据定稿，对文件校样进行核对校正的环节。
校对是保证文件质量的重要措施，它可以保证版面格式的规范，准确体现原稿的内容、杜绝错漏现象、维护文件的规范性与有效性。因此，校对是文件印制过程中必不可少的程序之一。
校对一般文件要坚持初校、二校，重要的文件还应进行三校或更多次的校对。在校对过程中应忠于原稿，认真仔细、逐字逐句、从头至尾核对，将与原稿不符的错字、漏字、多字、别字检出并依据《中华人民共和国国家标准校对符号及其用法》予以改正。还要依据原稿对校样的标点符号、图表、标记、格式及排版等进行全面的核查和纠正。当发现原稿中文字、符号、格式等有误时，不得擅自更改，应通知拟稿人或核稿人处理。
校对的具体方法有对校法、折校法和读校法。
（1）对校。左手执原稿、校样放在右侧，右手执笔指出校样中相应位置，先看原稿，再看校样，逐字逐句校对。此法应注意眼睛和双手协调配合。
（2）折校。将校样折到校对的位置并置于原稿上相应一行进行校对，使校样上和原稿上对应的文字尽量接近。这种方法在校对时不易串行串字。
（3）读校。一人读原稿，另一人核对校样并改正校样上的错误。读原稿的人应逐字逐句读清楚，每个符号、格式、易混淆的字词等都要读出和说明。读稿人发现错漏要及时通知拟稿人或核稿人处理。
对校、折校、读校三种方法各有长短，应视在电子文件管理系统中的校对与纸制文件中的校对有很大不同。
通常可设置“自动更正”功能，这样在电子文件的拟写过程中有出现输入有误等情况，会自动在这些词下打上波浪线做“可能错误”提示。有些软件还会以不同的颜色显示错误等级：红色为确定错误，绿色为疑似错误。当然，以波浪线提示的词并不一定都是错误的，它只是提供了进一步校对的线索。
“自动更正”功能的具体使用方法如下。
单击“工具”菜单，再单击“自动更正”命令，在“键入时自动替换”前的复选框里打钩即完成。
利用“拼写和语法”功能，可对上述打波浪线的词及文件中其他拼写错误和语法错误进行更正。具体方法是：单击“工具”菜单，再单击菜单中“选项”命令，在“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”前的复选框里打钩即完成。
右击打上波浪线的词，即出现“输入错误和特殊用法”快捷菜单，可单击“语法”和“关于此句型”命令了解修改途径，最终完成校对修改。
另外，还可利用各种校对软件进行校对。
在手工拟稿后以文字输入方式完成电子文件制作的情况下，可通过一人读计算机上的输入稿，一人看底稿的方法进行校对，针对输入过程中的错漏进行检查、校对。
3．印刷与装订
（1）印刷要求。双面印刷，页码套正，两面页码误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100％，红色油墨应达到色谱所标Y80％、M80％，印品着墨实、均匀；字面不花、不白、不断画。
（2）装订要求。公文应左侧装订，不掉页。公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两面页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
在电子文件管理系统中，校对后的电子文件即可进入用印环节。
实行“双套制”电子文件管理的，此时应打印出纸制文件。打印前可通过“打印预览”浏览页面情况，然后单击“文件”菜单中“打印”命令设置打印范围、份数等打印要求，打印出所需文件。
用印即盖印，指由管理印章的文秘人员在需要用印的文件上加盖单位印章或领导人签名章。
印章是单位职权的重要凭证，用印是公务文件制发的程序之一，凡以单位名义发出的公文经加盖印章或签署，才具有法定的效力，因此印章是公文的生效标志。另外，印章还是鉴定公文真伪的最重要标志。
一般除了“会议纪要”和以电报形式发出的文件外，都应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，《格式》对印章的格式做了详密的规定，在盖印时应认真遵循。单位的印章应由指定的专人负责保管，大多由办公室文秘人员负责保管和盖印。应建立起相应的用印制度，具体如下。
（1）用印应先填写用印登记单（见表1）。文件用印时，应以“用印登记单”为依据，所盖印章应与批准用印人的职权范围相符，且与发文名义相符。任何人不能私自运用、越级运用公章。
表1 用印登记单
（2）用印时，应严格按照领导已批准的用印份数加盖印章。
（3）盖印应认真负责，所盖印章要清晰端正，用印位置应上距正文1行之内，端正、居中，下压成文时间。
（4）不得在空白信纸、介绍信上盖印，以防弊端。
（5）用印后，应根据用印登记单填写用印登记簿（见表2）。一些文件如命令、议案、合同、协议、公报等，应以签署的形式生效。
表2 用印登记簿
电子文件的用印目前主要采用电子印章、电子签名等。电子印章可通过扫描完成。电子签名是发送方利用密码形成密钥生成“数字签名”，收文方通过相应的密钥能检验此数字签名的真实性。另外，还可利用专门的光笔签名，即用光笔直接签在输入板上，得到亲笔签名的“笔迹”。
（四）登记
登记即发文登记，向外发出的文件在发出之前应进行登记，主要是便于对所发文件的管理、查找和统计等。
大多数单位的发文登记是采用簿册式登记形式。登记的项目包括顺序号、发文日期、发往单位、文件标题、份数、密级、归入卷号、签收人和备注。
较大的单位，由于内部机构多、职能范围广，故发文数量相应较大，可分设发文登记簿或在同一本簿册上分类登记。
在内收发与外收发之间还应设立送文登记簿，以履行交接手续。外收发在文件发出前也要进行简要登记，即登记在外收发的收发文登记簿上。因为对外收发来说，外单位与本单位的来文都可视为收文，登记后都是要转手发出的。
电子文件的发文登记是在管理系统中，将文件要素登记到电子文件发文簿中。
许多单位发文的复核、注发、发文登记和分发环节都由文件人员统一负责操作，这样有利于文件的控制和管理，有利于提高文件工作的效率。
（五）分发
分发也称封发，即文件人员将文件分装并发出的工作。
印制完毕的文件通常以传递或公布的方式把文件信息传递给相应的接收者。大部分文件传递前需要经过分发过程。分发工作又可分为以下几个步骤。
1．装封
装封是文件工作人员将印制好的文件按领导签订的意见和注发要求将文件装入信封以便发出的工作。
装封时要求在装寄文件的信封和封套上准确填写收文单位的邮政编码、地址、收件人（部门）名称和发文单位的相关信息。在把文件装入信封前应仔细审核文件的种类和清点文件份数，避免装错信封。若有发文通知单等，应一并装入。如果文件是密件、急件或亲启件，应在信封上加盖密件戳、急件戳或写明“亲启”字样。
2．封口
文件的封口有普通封口和密封两类。对一般的或机密性不强的文件通常采用普通封口的方式，要用胶水封牢；对机密性较强的文件，如绝密件等，应采用密封的方式。现常用的是纸封，即在信封上加密封封条。印封，即在封口处加盖密封专用章。也有的在用封条的基础上再加盖密封专用章。
3．发送
发送即将文件以一定方式传递给收文单位的工作程序。
文件的传递是将文件从发文单位发向收文单位，即发文处理程序转向收文处理程序的一个转折点。传递环节通常由文书人员交单位外收发人员统一办理，这之间应严格履行交接手续，明确责任，以备核查。
根据发文单位及收文对象的具体情况和所发送文件的重要程度、数量、密级、缓急时限等因素，文件的发送可分别采用以下几种方式。
1）通过专人直接传递
通过专人直接传递即指定专人把文件直接送至收文单位的工作。一般单位应设机要通信员专职或兼职负责本单位文件的直接传递。在直接送达秘密文件时，必须采用保密措施，确保文件安全。此方式一般适用于收发文单位相距不远的重要文件，能确保文件及时、迅速送达。
2）通过邮政系统传递
通过邮政系统传递主要包括普通邮寄传递和机要通信传递，分别适用于平件和涉密文件（不包括绝密件）。普通邮寄处理除可用平信邮寄外，还可用挂号信等方式邮寄；机要通信是为传递党政机关涉密文件而单独开设的邮递通道。
3）通过机要交通传递
机要交通机构是传递党政领导机关重要涉密文件的专门机构。机要交通传递文件具有中间环节少、规范、可靠程度高的特点。使用机要交通方式传递的机关及传递的文件通常有一定密级。
4）通过文件交换传递
县级以上城市，一般都设有文件交换站。专门用于本埠范围内有固定文件往来关系的机关集中交换文件。此方式通常只适用于同一地区中在文件交换站内有常设信箱的领导机关。通过文件交换传递具有减少文件流转环节，节省时间、经费等特点。
5）通过电信系统传递
利用电信系统以计算机网络、传真、电报方式传送文件。
电子分发是凭借网络等远程传输系统，以电子邮件的形式将文件直接发送至收文单位，并通过电子签收或电子回执的方式进行跟踪、确认。目前，电子文件的传输渠道主要是通过局域网和专用网，党政机关将一部分普发性文件或没有特殊保密要求的文件上网传输，这样可以把同一个文件发送到一个或多个单位。对于各单位部门来说，这种电子邮件系统成为电子文件传输的最佳平台。
同传统的通信方法相比，电子邮件网上传输发送有许多优越之处。
第一，格式公式化。电子文件的网上传输发送和回复可根据提示填写要求，用这种公式化的书写方式书写公文比用纸张信函方式书写公文更容易。另外，使用公式化回复也有助于避免草率。
第二，时间任意化。电子文件的网上传输发送可在任意时间进行，不受时区和工作时间的限制，下班后仍可以保持与他人的联系，有利于工作任务的完成。
第三，地域无限化。电子文件的网上传输发送是全球性的，不管用户身在何处、文件何时发出，都可以立即传送的目的地，尤其适合文件的远距离传递。
第四，效益经济化。电子文件的网上传输发送更经济、快速，和传统的通信方法相比，它发送时的成本几乎可以忽略不计。电子邮件不需要纸张，没有物理意义上的废物处理问题，有利于环保。
电子文件的发送有以下三种情况。
（1）新文件。需要指定收件人，需要填写主题和文件内容。
（2）回复文件。不需要指定收件人，不需要填写主题，但要写回复文件内容。
（3）转发文件。需要指定收件人，不需要填写主题，不需要写文件内容，可引用、复制并修改原文件。
发送电子文件的步骤，首先双击桌面图标进入Outlook Express或Internet Express，通过联网，输入E-mail地址、用户名、密码，进入邮件信息界面，点击“发件箱”即可进入发送文件窗口进行电子文件的发送操作。
“收件人”栏，输入收件人的地址，如果是回复文件，则会自动填入收件人地址，如果需要同时发送给几个收件人，只要在每个收件人地址之间加上逗号或空格等分隔符即可。在各单位的电子文件管理系统中通常有固定的收文对象，故大多采用下拉框的方式，以便于选择。
“抄送栏”，输入其他需要了解文件的信息人的地址，也可以在下拉框中选择。“文件主题”栏，输入该文件的标题。这一栏很重要，因为收件人第一眼看到的就是此项，如果输入时过于随意，会造成标题含糊、不明确，往往会导致信息不被重视甚至被当做垃圾信息来处理。
“附件”栏，点击“附件”图标可浏览计算机中及其他载体中所存文件，将所需文件上传到所发文件后作为附件，并随之发送。
“文件正文”区，输入文件内容。上述工作完成后，还可设置一些发送文件的特殊属性。如对电子文件进行加密、要求回执、设置优先级等。选择完毕，点击“发送”按钮完成电子文件的传送。
以网络传送文件的方式，保密性难以保证，因此应特别注意机密性文件在传递过程中的保密，否则将很容易被盗窃，造成损失。目前许多单位采用下载等方式传递涉密文件。
文件的传递必须遵循文件工作原则，做到及时、准确、安全；防止文件积压、误投，确保涉密文件在传递过程中不失密、不泄密。涉密文件必须通过机要途径传递，如果选择传真方式传递，则必须对传真设备加密，绝密、机密级文件不得利用计算机、传真机传输。
对大多数文件来讲，文件传递是发文处理工作的最后一个环节，它是从发文处理程序向收文处理程序转化的必经之途。
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