原创 陈晓斌 融融数智 2021-08-16 19:56
结合组织在外包过程控制方面的研究和实践应用，针对外包过程控制普遍存在的问题，提出控制要点和控制模式。
*文章原载于《航空标准化与质量》，原文标题：外包过程控制模式研究与应用。本文较原文略有删减。
文 | 陈晓斌
图片来源 | 航空工业
随着市场经济的发展，越来越多的组织充分利用社会资源，将本组织非核心竞争力的部分产品/服务进行外包，这是社会化大生产的必然趋势。然而，不少组织对外包过程缺乏足够的认识，策划不到位，控制不严格，导致外包过程/产品质量问题频发，给整机产品质量和研制生产进度带来不利影响。
外包不能免除组织确保外包产品和服务满足顾客要求和法律法规要求的责任，如何建立和规范外包控制模式，加强外包过程控制，避免和减少风险，确保组织的外包方能稳定提供满足顾客要求和适用法律法规要求的产品和服务，以实现组织方和外包方合作互利共赢，是许多组织面临的问题。
高品质的产品质量有助于增强组织的市场竞争力，产品质量取决于全过程的质量控制，一般组织对产品实现的内部过程控制比较规范，对外包产品的过程控制相对薄弱，问题也较多。外包过程是产品实现过程的一部分，外包产品是组织产品的一部分，因此，外包过程/产品直接影响组织产品质量。据资料显示，某公司2018年外包产品验收合格率为98.60%，与公司实现批产飞机“三零（零拒收、零故障、零保留）”，推进卓越绩效质量管理的目标存在一定差距。
目前，各组织外包过程的控制普遍存在以下问题：外包过程识别不全、外包供方评价机制不健全、外包过程控制要求不明确、外包过程监督控制不到位、外包过程验证不充分、业绩考核结果未能有效运用等。
GB/T 19000-2016《质量管理体系基础和术语》对“外包”的定义是：“安排外部组织承担组织的部分职能或过程”。这表明虽然外包的职能或过程是在组织的管理体系范围内，但是外部组织是处在管理体系范围之外。
GJB 9001C-2017《质量管理体系 要求》8.1条提出：组织应确保外包过程受控，组织应对外包过程进行评审，批准后实施，并监督外包过程的执行。对顾客关注的外包过程，应由组织和顾客共同批准。
从标准术语和标准要求，可以看出：外包属于组织的质量管理体系范围，组织对外包质量负责，应确保对外包过程的控制。因此，组织应甄别需要对哪些过程进行外包，对外包的必要性、可能性、重要性以及对组织最终产品影响大小等进行综合考虑，从而选择和确定外包过程。
对外包过程的识别，应在组织质量管理体系文件中做出规定，以便实施和进行控制。一般外包产品/服务为本组织的非核心竞争力项目，例如作为主机单位的某公司，可将业务分为“核心、主体和协作”3类，核心业务和主体业务一般不外包，少量外包的也从严控制，协作业务外包较多。经识别，某公司外包项目主要包括：设计（含设计试验、设计计算）、零组件加工（含关键重要件、一般件、特殊过程等）、特设成品试验、维修/改装、工装制造、计量校准、测试（理化、无损检测）、设备修理等。
组织应认真对外包过程进行评审，批准后方可实施。
外包过程评审内容至少包括：外包的必要性，对产品和服务的要求以及双方技术接口和组织接口要求是否明确、可能的风险及其应对措施，外包方应具备的资质和能力，组织对外包方的监督和控制方式，外包方应保留和向组织提供的成文信息等。评审应由组织的外包主管部门牵头，技术、质量、生产等相关部门参加，通过充分论证，形成评审报告，经主管领导批准后实施。如顾客有要求时，应邀请顾客参加评审。一个组织的外包过程可能涉及组织多个部门，组织应确定外包主管部门，编制《外包过程管理规定》，明确每个外包过程的分管
部门、职责和权限，规定每个外包过程的业务流程和具体要求。对于主机单位，外包项目较多，可分类编制外包项目管理文件。
选择具备相应资格及质量控制能力的供方，是确保外包质量控制的前提。组织应制订供方评价准则，供方资质评价的主要内容包括：法人资质、专业技术能力、体系认证资质、财务资金状况、经营信誉等。
法人资质，包括：企业营业执照/事业单位法人证书、法定代表人证书/任职证明文件、组织机构代码证书、经年检的工商营业执照等。
专业技术能力，包括：专业技术管理制度、技术人员队伍状况、生产设备和基础设施、检测设备和检测手段、按技术标准和技术文件生产产品的能力、主体技术和关键技术掌握情况、主要配套单位协作关系等。
体系认证资质，包括：第三方质量管理体系认证证书、武器装备科研生产许可证书、武器装备承制单位资格证书、保密资格证书、环境和职业健康安全认证证书等。
财务资金状况，包括：财务会计制度、会计机构设置和会计人员配置情况、财务会计报告审计结果、企业资产管理情况、银行资信证明等。
经营信誉，包括：近3年有无严重违法、违纪现象；近3年产品交货记录、产品质量、服务质量状况；近3年税务登记证和完税凭证，社会保险登记证等。
组织应依据GJB 9001C-2017 8.4.1条要求，确定并实施外部供方的评价、选择、绩效监视以及再评价的准则，对外包供方的质量保证能力、提供产品的质量水平等内容逐项评价，编写评价报告，根据评价结果，确定合格外包供方，经批准后纳入组织的合格供方目录，作为选择外包供方的依据；对于顾客要求控制的外包产品，应邀请顾客代表参加对外包供方的评价与选择。
对外包供方的评价方式有：样品的检验和试用，与产品和服务有关的历史和质量绩效评定，对外包方的情况进行现场或书面调查，征询外包方其他顾客的意见，了解外包方的社会信誉，必要时对外包方进行质量管理体系第二方审核。特别要注意，在选择、评价外包方时，对拟定的外包过程进行风险分析和评估，根据外包方的组织环境信息，识别外包过程中的技术、费用、进度、信誉等风险，分析外包方的生产能力、质量保证能力及产品质量稳定情况等内容，根据风险分析确定行之有效的应对措施，并实施监督和检查，降低或防止风险发生，确保外包过程受控。外包过程风险管理示意图，见图1。
图1 外包过程风险管理示意图
对不同的外包项目，控制类型和程度有所不同。按照标准要求，对外包过程控制的类型和程度受“外包过程对组织提供满足要求的产品的能力的潜在影响”，外包过程控制影响因素通常包括：外包过程的关键及辅助程度，外包方工艺质量的稳定性、外包方的技术及质量管理水平等。如果外包过程关键、工艺过程复杂，且外包方的质量控制能力、水平不高，针对这样的外包过程，除了关注过程结果外，还需关注过程本身和控制要求。
对外包项目应按照GJB 9001C-2017“8.1+8.4+外包过程”进行控制，并在外包合同或技术质量协议中予以明确，通用要求一般包括以下内容：
外包产品和服务的要求，含执行的标准、功能和性能要求、质量保证要求；
需经组织批准和验收的方法、过程和设备，产品和服务放行的要求；
组织对外包方的基础设施、人员资格和知识等能力要求，外包方与组织的互动要求；
过程控制要求，包括：设计评审、设计验证、工艺评审、试制、生产准备状态检查、首件鉴定、不合格品管理、质量评审等；
对外包方监视、验证和控制方面的要求，包括：组织对外包方绩效的控制和监视，拟在外包方现场实施的验证或确认活动，委托外包方实施的验证活动，对外包方生产和保持的成文信息的控制要求等。
外包方需向组织报告和提供的信息，包括：技术质量问题及处理结果，产品的技术状态变更，生产线和工艺或设备的变化等；
服务保障质量要求。
除了通用要求，不同的外包项目应重点关注外包过程本身。例如，对 “设计试验”外包，除了按GJB 9001C-2017 “8.1+8.4”控制，应重点关注以下内容：
编制并评审试验大纲或试验计划，包括试验目的、内容、条件、方法、程序、职责、受试产品技术状态、质量要求、结果评定准则等。对顾客关注的试验，其试验大纲或试验计划应经顾客同意；
做好试验前的准备，并实施准备状态检查；
按照试验大纲或试验计划组织试验；
按规定的程序和试验鉴定有关要求收集、整理数据和原始信息，分析、评价试验结果，保证试验数据的完整性和准确性；
对试验发现的故障和缺陷，采取有效的纠正措施，并再次进行试验或验证；
保留试验过程、结果及任何必要措施的记录；
实施软件配置控制；
在有资质并得到顾客认可的试验机构进行鉴定试验。
对 “关键过程”外包，除了按GJB 9001C-017“8.1+8.4”控制，应重点关注以下内容：
对关键过程进行标识，确定方法、设备、人员；
设置控制点，对过程参数、产品和服务的关键特性和重要特性进行有效监视和控制；
对关键特性和重要特性实施百分之百检验。不能实施百分之百检验的，应规定检验或验证方法，并征得顾客同意；
运用统计技术，确保过程能力满足要求；
保留满足可追溯性要求的记录。
对“特殊过程”外包，除了按GJB 9001C-2017“8.1+8.4”控制，应重点关注以下内容：
规定需确认的项目、过程评审和批准的准则；
设备认可和人员资格鉴定；
规定过程的方法和程序，例如过程参数、工作环境、操作程序等；
实施确认，保留记录；
在规定的时间间隔或过程条件变化时，再确认。
组织应确保将外包过程纳入组织的管理体系控制范围之内，在签订外包合同时，规定控制要求和输出结果的要求。为保证产品和服务符合要求，应明确对外包方的技术要求以及双方应负的责任，并对外包过程实施有效控制。
对外包过程实施有效控制的方法包括：往外包方派驻代表、对往外过程进行检查。
派驻代表。对于复杂、重要的外包项目，在外包初期，一般要往外包方派驻代表进行现场监控。例如，波音公司对机体供方均派驻有代表，并且按专业进行技术管理，特种工艺有特种工艺代表进行鉴定和批准，而且不同专业的特种工艺由不同的人员来完成；数字化产品定义由数字化专家来进行鉴定和批准；工装方面由工装代表鉴定、批准和处理问题；精益制造由精益制造专家进行管理。这样做可以解决深层次的技术、管理问题，帮助供方建立完善的基础管理制度。某公司某型机研制采用“主制造商+机体供应商”模式，研制阶段在各机体供应商派驻代表，协调、处理现场技术质量问题，取得良好效果。
过程检查。按照外包项目进展情况和合同/技术质量协议要求，适时对外包方进行现场检查，针对检查发现的问题和不符合项，要求供方查找问题的根本原因，针对根本原因制订纠正措施。必要时，对供方进行问题原因分析和技术培训，常用的问题原因分析方法有：头脑风暴法、因果（鱼刺）图、直方图、控制图、风险分析等；同时提供“20条”纠正措施评判标准，促使外包方提升质量管理自我改进的能力。
统计数据表明，外包产品中，“特殊过程”出现的问题较多。“特殊过程”是指直观不易发现、不易测量或不能经济地测量产品内在质量特性的形成过程，对特殊过程进行确认是实施过程控制的重要内容，对外包产品特殊过程的确认要求，应在“外包技术质量协议”中明确，组织参与或要求外包供方提供特殊过程确认报告；组织应定期或不定期到外包供方现场监督特殊过程的实施。监督的内容包括：外包方是否按“特殊过程”确认的操作人员、工艺方法、原材料、设备设施、工作环境等要求实施，是否按规定做了特殊过程记录等。
统计数据表明，“外包过程的转包”出现问题也较多。一些组织将某些过程及产品外包到供方，供方又将其中部分过程及产品转包到次级供方，而组织对外包过程又进行转包毫不知情，更谈不上质量控制，给外包过程的控制带来很大风险。GJB 9001C-2017 8.4条增加了对次级外部供方的要求。标准明确：组织应要求外部供方对其直接和次级外部供方采取适当的控制，以确保其提供的产品和服务满足要求。因此，组织应了解外包过程和产品有无转包至次级供方，如有转包情况，应要求外包方向本组织告知转包的过程、产品及次级供方状况；同时，应要求外包方对次级供方进行控制，如果转包的过程有特殊过程，应按GJB 9001C-2017的8.5.1f）条进行能力确认；如果转包的过程是关键过程，应按GJB 9001C-2017的8.5.7条进行控制。
组织应根据外包方质量保证能力和外包产品/服务的重要性、验证成本等具体情况，确定对外包产品/服务的验证方式，制定“外包过程/产品验收规范”，经批准后实施。验证方式包括：入厂复验、现场验证和其他验证方式。
入厂复验。对一般外包产品采用入厂复验方式，按照“外包过程/产品验收规范”进行产品检验、试验或查验产品合格证。随着产品成熟度的不断提高，应强化由外包方进行产品检查，组织减少重复性工作，提高工作效率。对于外包方已完成的检验项目，可通过统计分析，采取抽样检验或查验产品合格证的方法。
现场验证。当组织不具备验证条件或顾客要求时，可赴外包方进行现场验证；必要时，可邀请顾客代表参加外包产品验收活动。
其他验证方式。根据外包项目特点，采取其他验证形式的控制活动，例如，电子元器件筛选，可提请第三方验证并出具报告。
对验收中判定为不合格的产品，应按不合格品控制程序进行标识和处置；同时，依据GJB 9001C-2017 10.2条规定，组织应向外包供方提出纠正措施要求，并跟踪、落实纠正措施的实施情况。对纠正措施有效性进行评价。当委托外包方验证时，应在外包合同、技术质量协议中明确委托的验证项目、验证准则和记录要求等。
根据外包过程/产品的重要程度，验证活动一般分为关键过程、特殊过程、一般过程3种情况。如果外包过程工艺成熟、加工方法简单，只要最终检验对产品特性验证合格，就可以将最终检验报告作为验收依据。对于关键过程、特殊过程，除了关注最终检验报告，还应关注关键过程控制点及关键、重要特性参数的控制情况，关注特殊过程的过程控制情况。对于新技术、新工艺、新材料及工艺不稳定的外包过程，应严格按照技术质量协议关注过程的控制要求。
业绩考核是将顾客要求分解为各项量化指标，利用过程方法对各项指标的原始数据进行统计，并对具有不良趋势的指标进行原因分析和有效的纠正，从而达到改善不良质量趋势，提高产品实物质量，满足顾客要求的一种管理方法。识别并满足顾客和其他相关方的需求和期望；促使供方进行自我改进。
对外包供方进行业绩考核评价是一项复杂又非常有意义的工作，考虑到产品成熟度和复杂度等特征，借鉴波音公司、空客公司等供方管理模式，某公司建立了“五色牌”供应商业绩考核体系，从产品质量、交付进度、售后服务、纠正措施4个维度进行考核评价。
“风险共担、利益共享”是供方管理的一项基本原则，组织和供方是一种相互合作、互利共赢的关系，根据业绩考核结果，组织应对供方进行激励，包括正激励和负激励两类，激励的方式包括：价格激励、订单激励、商誉激励、信息激励、淘汰激励、新产品/新技术共同开发激励等。对于有风险的供方应要求采取纠正措施，属于“解除”和“黑名单”范畴的应从合格供方目录中剔除，以消除质量隐患，规避质量风险。
解除合格供方的条件（包括但不限于以下几种情况）：
供方不满足合同/协议要求的；
用户已解除批准或用户要求取消的供方；
供方交付业绩不满足要求的；
现场评审不通过的；
供方制造或加工能力不满足要求的；
对纠正措施不予答复的；
供方破产、倒闭或被收购的；
供方其它风险（财务状况等）超过组织可承受能力的。
供方黑名单指在与供方合作过程中，发现供方存在（包括但不限于以下情形）：
· 违反国家法律法规的；
· 恶意违反合同要求给组织及用户造成恶劣影响的；
· 已被相关方纳入市场禁入的；
· 其它对组织声誉或经营活动造成高风险和恶劣影响的。
通过上述分析和质量控制措施，能较好的控制组织外包过程的质量。聚焦“核心圈”业务、掌控“主体圈”业务、放开“协作圈”业务，打造“主机集成+专业化配套+社会化服务”有机结合的产业生态圈，是某公司战略举措。将产品研制生产过程中的一部分活动外包给专
业机构或具备相应能力的供方，更好地利用社会资源，主机单位集中发挥主业优势，从而实现主机、外包供方互利双赢，是飞机研制生产的一种趋势，加强对产品外包过程的质量控制是主机单位质量控制的一项重要内容，对产品外包过程实施有效控制控制，有利于提高产品实物质量。
-END-
校审 | 曾丽莹
监制 | 王丙义 单俊文
联系客服
