一、全宗内档案进馆范围
进馆的档案资料主要包括:
1.文书档案(永久、长期、30年);
2.专门档案(档案馆与移交单位协商确定);
3.特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定);
4.各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。
5、全宗卷
二、接收标准
总体要求:进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。
1 文书档案
文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求;立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。
齐全完整
着重检查以下材料是否归档:业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。
整理规范
1.以“卷”为单位整理的文书档案
⑴卷内文件目录:需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者:全称或通用简称。
②文号:包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名:完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。
④日期:“年月日”填写完整,如19871021
⑵页号编写:卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
⑶卷内备考表:卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
⑷案卷封面:项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章);
②类别栏目暂空;
③案卷题名:要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字;
④起止年月:用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号:不填写。
⑦封面右下角档号栏目:全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。
⑸案卷装订:案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐;16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。
⑹案卷编号:永久、长期分别从“1”开始编制。
2.以“件”为单位整理的文书档案
⑴备考表:每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。
⑵档案盒封面:刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。
⑶档案盒盒脊:项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写;保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字;盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。
⑷文件装订:归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
⑸归档章:归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。
2 专门档案
3 照片档案
4 实物档案
5 录像、录音、光盘档案
6 检索工具
7 全宗卷
编辑:SAN
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