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关注四个阶段,组织设计轻松搞定!

作者:周正勇

来源:世界经理人网

组织设计是指企业管理者将组织内各要素进行合理组合,建立和实施一种特定组织结构的过程。组织设计是有效管理的必备手段之一。设计建立的组织结构不是一成不变的,是随机制宜和因地、因时、因人而异的一个过程。也不是一次性就能完成的事,相反,它是一种连续的或至少说是周期性的活动。组织设计具有四个阶段:

准备阶段

个人和组织一般都倾向于维持现状,只有在对现状十分不满,并确切地了解将要到来的组织设计实现的程度和方向以及为其带来的好处后,组织和个人才会投入精力支持组织设计的实现。因此,产生实现动力的第一步,是员工对现状产生不满意的感觉。另一方面是清楚的表述组织的未来,组织成员提供组织设计实现的正面预期。

1、面对现实

确定基准:为了了解当前的现状,组织必须积极地依据顾客的期望、竞争者的优势以及本行业和其他行业的领先者来确定自己的基准,组织可以与之进行对比,发现自己的不足之处。

分析组织的优势与弱点:所有组织都有与特定的绩效状况或系列战略目标相关联的优势和弱点。人们在收集组织运营现状,并与期望的状况进行对比的过程中,可以发现企业已经到了必须进行巨大的改革的程度,这样会产生支持改革的动力.

2、创造组织愿景

在准备阶段的第二项工作就是要创造一个组织愿景,传递组织设计实现带来的正面预期。愿景可以由两部分组成:一是组织的核心意识形态,二是一个生动的未来前景。

描述组织的核心意识形态:组织愿景的基础就是组织的核心意识形态,它描述了组织的核心价值观和目的并且在较长时期内是相对稳定的。核心意识形态能够为实施方案选择提供终极目标。

构建可见的将来:典型可见的未来包括以下的几个基本要素:第一,有价值且鼓舞人心的目标; 第二,渴望的未来状态。此要素以生动的细节具体地描绘新的组织设计方案是如何实现上述大胆的有价值的成果,它从成员的感情方面激励他们支持组织设计的实现。

实施阶段

组织设计的实现不会自动发生,需要投入大量的精力和行动。管理者必须清楚需要多少资源来完成组织设计的实施:资金是否充足、能够使用的时间是多少、是否拥有执行新任务的人员。在实施阶段,高层管理人员还要弄清谁掌握着这些资源,以便综合调度使用。另外,组织设计的实现要遵循一定的实施步骤,要按“图纸”的要求精心组织实施。

1、获取资源支持:这一阶段要努力辨别关键的利益相关者,并对其进行影响,使其支持组织设计的实施。

2、管理组织设计的实施过程

制定行动计划:推行组织设计的实施,组织要制定一个行动计划,这个计划应当包括如何帮助企业每个人从自己目前的位置走向目标点的机制,应当涵盖情感、认知及行为等多个维度。

建立协调机制:实施过程中,除了保证企业运营的各种组织和机制之外,还需要建立协调机制以协调企业各部分同时发生的转变。协调机制的另一个作用是使组织结构方面的调整尽量不要影响正在向客户提供的产品和服务,否则,组织设计的实施也就失去了其本意。

评估阶段

一旦组织设计方案开始实施,就应对其进行评估,评估不但包括实施完成后对实施效果的评估,还包括实施过程中的评估。

1、对组织设计实现的结果评价

组织设计新方案的总体效果是很难全面衡量,我们选择了常用的两种评价方法, 一种是效果的权变评价法,另一种是效果的平衡评价法。

2、组织设计实现的过程评价

仅仅对组织设计实现的结果进行评估是不够的,还需要对改革过程本身进行评估,组织设计实现过程的评估包括两个方面的内容:一是组织设计实现过程是否保持原定规划进行;二是组织设计实现过程的效率和效果。组织设计实现过程中可能出现两类问题:一类是执行偏离原方案,一类是方案与实际脱节,组织设计的实施执行机构应该区分不同的问题,采取不同的办法解决这类问题,组织设计的实现过程的效率和效果可以从三个方面进行评估,组织设计的实现的成本,组织设计的实现的速度、未预料到的行动和事件。

3、评估中应注意的问题

要正确对待组织设计实现中的“滞后”现象。与高层领导人建立协作关系,共同探讨评价体系。要善于发现进步,正确评价进步。

建立有效的反馈机制

在整个组织设计实现的三个阶段当中,为了获得有关实现进程的信息,组织需要建立超越日常经营所需的多种反馈机制。这种反馈机制能够以一种连续、及时和可靠的方式从高层领导、中层管理人员、一线管理人员、雇员以及顾客和主要的利益相关者那里获得设计实现情况的信息。企业应在各个层次设立情报收集中心和信息评审机制,以便对在向目标状态过渡的过程中出现的变化有充分的了解并做出及时的反应。实现阻力我们将实现的阻力分为个体的阻力和组织的阻力两个方面。

1、个体的阻力

(1)担心失败的风险性造成的阻力:组织设计实现的结果常常具有很大的不确定性和风险性。这在客观上造成组织设计的实现阻力的原因之一。

(2)经济因素造成的阻力:经济收入在人们心目中有着举足轻重的地位,如果组织设计的实现会使个人的直接或间接收入降低的话,必然会受到**。

(3)心理因素造成的阻力:组织组织设计的实现首先会打破原有的稳定格局,使现有已知的东西变得模糊不清和不确定,这意味着组织要打破原有的心理平衡,使他们产生某种程度的不安全感,因而**组织设计的实现。

2、组织的阻力

(1)组织惯性:组织的惯性一种是组织结构层面上的惯性行为。另一种组织的思维惯性。组织的惯性思维可以帮助组织稳定现状,但对于组织的进一步发展却会产生阻碍。

(2)资源限制:除了一些组织想保持现状外,有些组织很想进行转变,但是却没有足够资源。另外,现存的基础设施如体系、技术、设备及组织结构等难以支持新的工作方式,企业可能根本无法获得改变所需的大量资金和时间。

(3)组织文化:文化支撑着企业的长远发展。企业文化一旦形成传统,就认为员工的行为是理所当然的,一旦进行组织的转变,文化就会在深层左右人们的行为。落后的企业文化会束缚组织前进的脚步,成为阻碍组织设计实现的力量。

(4)组织间的协议:组织间的协议给人们规定了道义上、法律上的责任,这种协议可以约束人们的行为,所作的变革如波及到一些其它组织的成员的情绪,那些组织也会通过某种方式进行干预。

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