文/北大小笨
本文系作者授权“清南”发布
年底到了,年终总结免不了做各种报表。看着电脑里几十上百份的统计报表,还有老板时不时指派的临时数据任务,心里是崩溃的。
究竟如何才能熬过去?!
今天就给大家献上Excel的一些必备技巧,让你效率翻番,告别“表奴”,轻松玩转年终统计。
数据之道
一、快捷操作:工作效率提高三倍
技巧1:利用查找替换,快速输入长文本
是不是还在为输入一堆一堆的长文本而发愁?单位地址、身份证号、单位账号等等等等,烦不胜烦。不用担心,妙用查找替换功能,就可以迅速解决掉这个麻烦。
技巧2:快速插入多行,选择几行插入几行
“选中行—单击右键—插入”,这5行空白单元格愣是重复操作了5次,有没有好的方法能够一次性插入呢?要解决这个问题,看看下面是怎么操作的就好啦。
技巧3:单击F4,快速重复上步操作
这已经是我填充的第78行数据了,不停地用鼠标点“填充颜色”按钮,手都快酸了。那快来试试F4,单击一下,重复操作即可完成。
技巧4:【ALT】+【=】,实现批量求和
这个表格里,SUM函数我已经写了八次了,能不能批量实现求和功能呢?【ALT】+【=】,正为此而来。
技巧5:自定义序列,排序随你心意
这张不同城市的销售额统计表,城市排序总是不对。降序升序都不行,只能手动一个个调。还有公司的这些部门统计,部门排序也排不出来。还有产品···你说该怎么办。
Excel中默认的排序顺序是有限的,当然不可能每个排序顺序都是你需要的。这时,我们就应该用下自定义排序,“把我们需要的顺序告诉她”。
自定义序列,排序随你心意
技巧6:构建超级表,快速统计
给已有的数据报表套用表格格式后,瞬身变成“超级表”,求和、平均数、最大最小值,各项统计要求信手拈来,快来看看这一神奇功能。
构建超级表,快速统计
技巧7:合并计算,让跨表统计so easy
不管是整年12个月份的业绩,还是不同部门不同产品的销售情况,学会合并计算,跨表统计就so easy起来!
合并计算,让跨表统计so easy
二、数据透视:神器在手,统计我有
不会数据透视,你就只能用排序、筛选、函数这些来统计,或者还得加上计算器。
数据透视堪称数据分析的神器,不管你要对哪些数据进行分析,不管你要进行何种类型的统计,不管你是要按照时间跨度展现还是空间区域展现,不管你想要如何分表显示,统统在这搞定!
技巧8:快速插入数据透视表
快速插入数据透视表
技巧9:数据透视,实现多种数据计算
数据透视,实现多种数据计算
技巧10:自动创建分组,快速区间统计
日期?月份?季度?年份?任何时间跨度统计,自动分组一下,快速实现。
自动创建分组,快速区间统计
技巧11:手动创建分组,实现区域统计
“小张,不能只把城市的销量情况给我,我还要大区级的,华北区是多少,东北区是多少。马上报给我!”还好我正好掌握了这个诀窍,不再需要一个一个城市加,不信你看。
手动创建分组,实现区域统计
技巧12:妙用筛选器,自动实现分表显示
“小张,2016年的销售年表按照不同产品分别打印出来”,正中我下怀,一个筛选器,10秒钟就完成了。
妙用筛选器,自动实现分表显示
三、Boss最爱:数据可视、打印规范
如果还能让数据显示更直观一些,如果能把规范打印出来的报表亲手交给Boss,那离升职加薪也就不远了。
技巧13:巧用条件格式,数据可视化起来
巧用条件格式,数据可视化起来
技巧14:迷你图,让数据直观起来
再不掌握如此fashion的迷你图,那你就真的out了
迷你图,让数据直观起来
技巧15:巧用REPT函数,简简单单制作条形图和漏斗图
扔掉那些复杂的条形图和漏斗图制作教程,一个REPT函数,就足够了。
语法结构:=REPT函数格式(“符号”,次数),用于重复输入
说明:“丨”由ENTER键上方的键输入,使用完REPT函数后将字体设置为PALYBILL
巧用REPT函数,简简单单制作条形图
巧用REPT函数,简简单单制作漏斗图
技巧16:多页表打印,标题行岂能遗忘
多页表打印,标题行岂能遗忘
技巧17:Excel表,也可以设置页码
Excel表,也可以设置页码
还在等什么?马上操练起来吧!
来源邀稿:北大小笨
作者简介:北大小笨,简书推荐作者,linkedin专栏作者,人力资源经理。个人微信公众号翻滚的小笨(id:beidaxiaoben)。
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