建筑企业法务函件管理实务

导语

建设工程具有投资大、周期长、环节多、主体众多等特点，建筑企业（承包人）应注意把握法务函件的签发关、送达关、归档关，确保函件的真实性和有效性，为今后纠纷处理奠定重要证据基础。

一、把好签发关

1.决策分析

业主不诚信履行施工合同义务的，承包人应当通过发函等方式固定其违约事实；承包人收到业主、监理单位、分包人、供应商等来函，应根据实际情况选择回函或采取相应对策。

司法实践中，承包人需要主动发函情况：

⑴固定违约事实。

如：建设单位不及时归还保证金，不及时支付工程款，建设单位将属于总包范围的工程肢解分包，建设单位提前使用未竣工验收工程，建设单位逾期完成工程造价审计等情形。

又如：项目经理存在明显违约行为需要纠正，包括不及时归还公司借款、私自到业主领取工程款、工程进度滞后等情形。

⑵函告促使履约。

建筑企业发现合同相对人已经违约或可能违约，可签发催告函，提示对方的不当行为，告知违约法律后果，催促其按约履行。如：建筑企业发现业主私自将部分工程款以现金方式交付给项目经理，即可发函给业主，题目为《关于要求将项目工程款汇入建筑公司指定账户的函》。

⑶行使合同权利。

如通知追认无权代理人的代理行为的、不安抗辩权的行使、同时履行抗辩权的行使、先诉抗辩权的行使、通知合同无效、撤销权的行使、通知解除合同等情形。

⑷中断诉讼时效。建筑企业向债务人发出催告函，取得催告函、快件封面（需加盖邮戳）、邮寄费发票并形成完整证据链，可起到诉讼时效中断作用。

2.归属审批

建筑企业应当建立归属部门审批制度。有关财务收支的函件由公司财务部门管理；有关工程质量安全的函件由生产质量部门管理。有关涉诉的催告函由公司法务部门管理。如此，分内容进行审批，避免发函内容不当给建筑企业造成的经济损失。

3.规范起草

⑴函件名称准确简单，如“请将某某项目工程款汇入我公司指定账户的函”。

⑵函件内容要简练明确，不要使用文言文或修辞语句，不要体现个人的感情色彩。

⑶函件内容要明确反映相关事实，但函件应避免承认对己方不利事实。

⑷注明函件生成时间并加盖发函单位的公章。函件尽可能加盖分支机构印章，给集团公司留有回旋余地。

二、规范送达关

1.传统送达

⑴直接送达

由受送达人在函件上签收，标明签收人及日期。有需要的建筑业企业可以自行设计统一格式的送达回执，让签收人在送达回执上明确所签收的函件标题、主要内容、签收时间、签收人身份等基本情况（附件1某建筑公司送达回执参考文本）。但应当注意函件签收人应当是合同约定的签收人、对方代表人、指定收发人，以便于今后可以证明其身份。被送达人不在送达地址时，企业不得以留置送达方式送达给被送达人的成年家属。

⑵邮寄送达

建筑业企业为了稳妥起见，应当选择采纳中国邮政EMS予以邮寄送达，EMS比较可靠，可以加盖邮戳。企业在邮寄的三个月内可以登录中国邮政网站查询邮件实际收到与否，且可打印存档；

EMS中签收人应当是受送达人本人或者是受送达人的法定代表人、主要负责人、法定代理人、诉讼代理人的。

⑶公证送达

公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。《公证法》第36条规定:“经公证的民事法律行为、有法律意义的事实和文书，应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻该项公证的除外。”

保全证据公证是指公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依法对与申请人权益有关的、有法律意义的证据、行为过程加以提取、收存、固定、描述或者对申请人的取证行为的真实性予以证明的活动。

公证机构在办理公证时仅对当事人送达文书的行为和过程予以证明。公证人员办理保全送达文书公证应当向当事人告知下列内容：（一）公证机构仅保全当事人送达文书的行为和过程，不代理当事人送达文书，送达的时间、地点和受送达人发生错误的风险均由当事人承担；（二）公证机构办理保全送达文书公证，仅证明当事人送达文书行为和过程的真实，不证明被送达文书内容的真实；（三）公证机构不对送达行为可能产生的法律后果（如中止诉讼时效）作任何承诺；（四）公证机构不对受送达人的身份、权限的真实性作出证明（受送达人接受公证人员核实其身份的除外）；（五）在办理保全邮寄送达、数据电文送达公证中，公证机构仅保全当事人的送达行为，不对受送达人是否收到了送达文书作出证明。

2.新兴送达方式-电子邮件方式

⑴优势明显

电子邮件方式送达速度快，效率高;收件方便，无论被送达人在何地，只要能有电脑，即可接受;稳定难变，永远不会“停机”，也难以注销，基本上只要当事人登录，就能看得见送达材料。

⑵相关规定

浙江省高级人民法院发布的《浙江省高级人民法院对民商事案件诉讼文书送达问题的若干规定(试行)》（浙高法〔2009〕129号）第6条规定: “受送达人明确声明人民法院可以手机短信、传真或电子邮件等现代通讯方式送达诉讼文书，并指定相应手机号、传真号或电子邮箱的，人民法院只要确认已按声明的方式和指定的码址发出了相关诉讼文书，可视为送达。但确有证据证明受送达人因客观原因未实际接收到相关诉讼文书的除外。…”

天津市高级人民法院2011年12月发布《关于进一步提高全市法院民商事审判质量与效率的指导意见》指出,规范民事案件送达,禁止随意采用公告送达方式,可以尝试采用传真、电子邮件等新型便捷送达方式,充分维护当事人诉讼权利。

新修改后的《民事诉讼法》第87条规定：“经受送达人同意，人民法院可以采用传真、电子邮件等能够确认其收悉的方式送达诉讼文书，但判决书、裁定书、调解书除外。采用前款方式送达的，以传真、电子邮件等到达受送达人特定系统的日期为送达日期。”

⑶使用条件

在采用电子邮件送达前，必须有双方当事人愿意以此送达的合意。双方当事人必须在相关合同中已经明确约定自己的电子邮箱地址，申明电子邮箱确定为自己所用且能使用，并同意彼此之间通过电子邮箱完成送达。

三、把好归档关

1.妥善保管。

具体包括函件内容和签收原件。函件的重要作用之一是万一发生纠纷可以作为证据，而证据则必须是原件。如无原件则无法辨别真伪，复印件或其他复制品的证据效力相当有限。企业应保留好函件签收的原件，作为工程档案长期保管。实际工作中，并非所有的来往函件都需要归档，而应正确分析、区别对待，及时剔除无效的事务性、临时性来往函件。采用邮寄方式送达的，应当将送达凭证原件或者复印件归档保存；采用数据电文方式送达的，应当将数据电文的纸质载体归档保存。

2.分类入档。

可以考虑采用“年度——发函单位”对函件进行，按照函件形成时间先后，以件为单位整理归档，同时要注意保持函件之间的关联性。注意对正文的保管，不可忽视了附件和各项支持下文件的收集。很多函件实质性的内容，往往是通过附件来表达的。大量的各种记录作为支持文件，如施工记录，包括施工日志、同监理的往来函件、会议纪要、施工图纸、质量报告、材料用量记录、设备使用记录、进度计划与实际进展记录等。

附件1：某建筑公司送达回执（参考文本）

送达回执

受送达人全称

住  所  地

工 程 名 称

工 程 地 点

送达文件名称

份数（页）

受送达人签名或盖章                              年   月   日

代收人签名或盖章                                年   月   日

送达人人签名或盖章                              年   月   日

附件2  回函审批表

来函单位

来函时间

年 月  日

来函内容：

回函内容

起草人

年    月  日

审批人

年    月  日

备  注

使用方法：

（1）项目部或分（子）公司收到发包单位、监理单位、分包单位等来函，应当根据实际情况予以书面回函；

（2）为避免建筑企业不同部门就同一事实就发出内容相反或矛盾的函件，故必须经主管领导审批，方可回函。

应旭升律师简介

北京市盈科（金华）律师事务所，盈科全国建设工程与房地产法律服务运管中心副主任,建造师。自执业以来，办理了大量建筑房地产纠纷案件，提供诉讼与非诉讼服务，担任十多家建筑公司、房产公司、租赁公司法律顾问，擅长办理建设工程合同纠纷、租赁合同纠纷等民商事案件，并提供建设工程全程法律服务。曾荣获“全国建设工程优秀法律顾问”称号；现担任浙江省建设工程领域争议评审专家、浙江省律师协会房地产专业委员会副秘书长、金华市律师协会建筑房地产专业委员会主任、金华市建筑业行业协会法务委员会理事长、金华市新兴建筑企业法律风险研究中心理事长。

代表作品：《建筑业企业法务指南》(法律出版社/2013年3月）；《建筑业企业清欠指南》(法律出版社/2017年7月）