要做好PPT,首先让我们重新认识PPT。在国外,人们通常不会称呼幻灯片为PPT,而是说make a slideshow或者是 make a Powerpoint presentation。微软将旗下的幻灯片制作软件命名为PowerPoint,可以简单的译为“有力的观点”,通过文字、图片、视频、声音、动画等形式来辅助表达、支撑观点,所以PPT其本质是一种增强说服力,展示逻辑的工具。
要真正做出一份优秀的PPT,需要以下3个方面:
1.整体逻辑清晰严谨,有说服力。
2.具备设计感,让人喜闻乐见。
3.高效率的操作技巧和工具。
一、有了逻辑的幻灯片才真正有了灵魂
无论你是要做工作汇报,还是演讲或者发布会,始终都要有一个主题,才能把众多的资料组织在一起,表达你的核心观点。无论你的PPT做的多么漂亮花哨,如果缺少了逻辑,那么在听众看来是毫无价值的。所以在制作幻灯片之前,第一步也是最重要的一步是,构建幻灯片的整体逻辑框架。
拿到文案的第一步是了解基本内容,并且进行逻辑梳理。假设你要制作一套PPT课程,那么你首先定一个主题,然后展开几个方面去阐述知识点,最后再做总结。这是我最近整理的思路,准备在公号伯文PPT课堂(bowenppt)跟大家分享的内容:
在网上有非常多的思维导图工具,我在这里推荐两款,一款是百度脑图,另一款是幕布。前者可以直接在网页上编辑并生成思维导图,后者则是非常轻量级的软件,操作界面简单,功能强大,值得一用。
当我们理清楚整个框架之后,对于每个版块页面内容都有了比较大致的了解,稍微话半个小时思考下页面版式也就能确定下来。超过80%的小伙伴大多数每做一页PPT,就需要思考下一页的排版,这样其实效率会比较低,设计出来的幻灯片版式会比较乱。
版式确定之后,我们就可以将手绘变成我们的电子版了。母版简单来说就是一个可复用的版式,当你做到某一页幻灯片内容结构差不多时能直接使用。通常我们可以将封面/封底、目录页、过渡页和内容页各设置一种版式,以保证幻灯片版式风格的统一。
举个例子:
到这一步,我们需要准备好素材来填充饱满我们的框架,使得内容有理有据。素材包括图片、字体、配色方案、图标等等,确定这些要素也就确定了我们整个PPT的风格。假设你做一份企业型PPT,可以去企业官网上寻找图片素材,观察其使用的字体,确定企业的VI色等等,做完这些工作后,PPT也离完成不远了。
“节”其实相当一个文件夹,我们将内容相关的幻灯片分类归为一组,这样便于管理关灯片,别人拿到幻灯片文件时也能快速了解内容。在演讲的时候想要展示那一页的内容也能快速找到,非常的方便。
最后一步是对版式进行美化,对内容进行精简。在制作幻灯片的过程中,会涌现出非常多的灵感,这时候就可以派上用场了。当然我们美化版式需要遵循一定的原则,其中最基本的是设计四原则:对比、亲密、对齐、重复。
俗话说“一图胜千言”,美化版式的时候可以大胆用图片来展示自己的观点,也能缓解观众的视觉疲劳,这里要遵循的原则是“图>表>字”。
二、设计理念的那些事
当我们用框架结构来设计PPT的时候,就已经能获得及格了,如果要更进一步,则需要学习更多的设计理念,它能帮助我们所要表达的主题更好的被观众接受。这里跟大家分享4个常用的设计理念:
平衡代表着稳定,而稳定压倒一切。
要了解平衡感,我们需要先明确视觉焦点与主体物的关系:
找出主体物是为了理解页面的重心,而找出视觉焦点则是为了让观众第一时间看到你的观点内容。
举个例子,第一张照片的主体物很多,当我们第一眼看上去的时候,视觉会自动的移到页面的中心处;而第二章图片我们可以发现主体物为下方的船,顺着视线的延伸汇集在页面上方的空白处,这时候将标题内容放在上方,会有更好的视觉效果。
总结一下3个小原则:
我们可以看到上方这张幻灯片,右边的美女的眼睛可以作为一个视觉焦点,当我们第一眼看的时候会被她所吸引注意力,而她的眼睛是往左看的,会引导我们也往左边看,这时候标题可以放在与视线水平方向上。
再看这张幻灯片,整个页面被电线杆分成两部分,视线焦点默认在页面分割线上,所以自然而然我们将内容放在分割线的中心点上,如果背景太亮的话可以加个渐变蒙版,提高阅读性。
要使得页面具有呼吸感,有3个小方法,分别是:页面适当留白,区分页面的层次(阅读层次或者色彩层次等),控制文本可读性。
举个例子,当我们阅读下方的幻灯片时,即使左边的美女还算赏心悦目,我们还是有本能的抗拒。因为字实在是太多了,会让人觉得很压抑,仿佛让人喘不过气来。
版式对比是这样的:
假设我们适当的删减内容,区分一下文字的层次,效果会好很多。
这时候版式是这样的,看起来很清爽不油腻
距离感,其实从某种意义上也是亲密性,当我们看到颜色相似、距离相近的元素时,大脑会自动的将它们归为一类,认为其具有关联性。
因为颜色相似,距离相近,我们很容易知道上边部分的内容是一体的,而下方的内容则可以归为一类,阅读起来逻辑非常清晰。
跳舞有节奏感,而设计也是有节奏感的,舞蹈的节奏由肢体动作带动,而幻灯片的节奏则是通过引导视线的路径来展现。
这种引导可以通过颜色变化,位置的更迭等等。大家可以看下面两张幻灯片来体验下:
当然幻灯片还有很多设计理念,这里就不展开详细阐述了。设计理念说白了就是一种对美的感受和理解,需要我们经常上国内外优秀的设计网站进行浏览学习,看得多了美感自然也能慢慢培养起来。
推荐我常去的几个设计网站:站酷网、优设网、花瓣网。
三、高效率的操作技巧
俗话说“磨刀不误砍柴工”,当我们熟练掌握了操作技巧,能极大的提高我们的工作效率,下面就给大家介绍一些高效操作。
我们可以将自己常用的操作自定义,方便我们复用操作,这个简单的设置可以使得我们的操作效率提高40%!设置好的工具栏,可以通过按住Alt键+对应的数字调用。我将自定义工具栏前3位称之为“黄金三键”,大家可以将最最常用的工具放在到这3个键位上
在我们新建文本框的时候,字体往往不是我们所要用的,每次都需要再去调整,非常麻烦。如果我们选中一个设置好格式和字体的文本框,点击右键可以设置为默认的文本框,这样每次新建的文本都是符合我们要求的,大大提高效率。
当页面有众多元素并且相互重叠的时候,如何能选中被覆盖的图文元素呢?这时候我们可以通过选择窗格来隐藏或显示元素,对页面的元素进行调整处理。
PowerPoint有一个撤销编辑的功能,当我们做了某些错误的操作时,可选择撤销,但默认智能撤销20次,我们可以修改为最高150次。
开启这两项设置的时候,方便我们对页面元素进行对齐、精准控制等操作,方便快捷。
在我们完成幻灯片后,发现有些字体用错了,有些小伙伴可能会自己一个一个文本框手动的去改回来。但是这里有更加快捷的操作,一键替换字体,别人需要手动改半个小时,你只需要3秒钟,差距就是这么大!
做好一个文本或者动画格式,可以直接复用到其他元素上。单击单次应用,双击可以多次应用,如果不需要再刷格式,可以按Esc键即可退出。
SmartArt可以将文字和图片进行快速排版,选择需要的图形后,即可插入图片或者文字,通过调整格式等来进行美化。比自己插入形状,再通过布尔运算来处理会高效得多。用SmartArt20秒钟可以做出这样的效果:
最后给大家分享的是PPT最常用的快捷键,熟练掌握后效率也会大大提高。
不知不觉就写了2个多小时,就写到这里吧,希望能对你有帮助。也欢迎大家看看我写的专栏文章:
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