我们用一个比较简单(常规功能,100用户数,电脑水平一般)的OA系统作比较,易用性的OA应允许管理员在3天内做完系统的安装、初始设置、用户录入和权限分配,进行一次培训后,绝大部分用户能够在一天内熟练使用常用功能,一周内熟练使用70%的功能,即一周内让系统顺畅的运行起来。
而不易用的OA通常需要管理员一周的时间来设置,进行一次培训后,绝大部分用户还需要至少一周的时间方能用起来常用功能,需要一个月的时间使用70%的功能,即共需一个月的时间才能让系统真正运行起来。
而在这一个月内,企业付出的学习成本将是很高的,这包括了时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本、精力成本等等,所以降低用户的学习成本是非常必要的。
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易操作性:易操作性是与用户为操作和运行控制所花的努力有关的软件属性。该特征要求软件的人机界面友好、界面设计科学合理以及操作简单等。
因为以上特征,操作性强的
OA可以让用户直接根据窗口提示上手使用,无需过多的参考使用说明书和参加培训。而操作性差的OA则使用起来磕磕绊绊,别别扭扭。
易操作的OA各项功能流程设计的很直接,争取在一个窗口完成一套操作,比如发送文件时,打开发送文件窗口,即可一次性完成文件类型、标题、内文、附件以及接收者的编辑,然后就可发送出去。
而有的OA需要先选定文件类型,然后保存,然后再打开文件编辑页面,造成了重复操作,操作繁琐,初学者还常常会招不到刚才保存的文件类型,甚至不知道怎么发送出去,这样绕来绕去的就把人给绕“迷糊”了。
另外,易操作的OA默认和可选项多,就是允许管理员设置很多默认和可选内容,这样操作者就尽量避免了过多的手工操作,只要选择一个选项即可。比如公文流转中管理员可以把公文模板设置的尽量详细些,可以设置默认主题和流程,可以设置审批动作,这样普通用户只要调出模板,填填空、选选按钮就可以了。
总之,
OA的功能虽然越来强大,操作却应该越来越简单,因为任何产品的发展都是越来越傻瓜化。对OA来说,其最高境界就是做到“零手册”,即无需手册的帮助,就能够直接上手使用,这就要求OA做到“所想即所见,所见即所得”。也就是说你想它应该是怎么实现的,它就是怎么实现的,你想它应该是什么作用,它就是什么作用。