水体污染控制与治理科技重大专项档案管理规定

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水体污染控制与治理科技重大专项

档案管理规定

（试行）

 

为保证水体污染控制与治理科技重大专项（以下简称水专项）档案资料的安全性、真实性、可靠性、完整性和可利用性，促进国家科技信息资源长期保存和有效共享，根据《中华人民共和国档案法》、《组织实施科技重大专项的若干工作规则》、《国家科技重大专项管理暂行规定》、《水体污染控制与治理科技重大专项管理办法（试行）》以及《实施科技重大专项的保密规定》，特制订本规定。

 

第一章  总  则

 

第一条  水专项档案是指在水专项组织实施过程中产生的具有保存价值的电子文档、文字资料、声像资料、照片、图表、数据信息等。

第二条  水专项档案是国家的重要科技资源和宝贵资产，做好水专项档案管理工作，对于有序、高效组织水专项的实施，提高水专项的管理水平，增强统筹和协调力度，具有重要作用。

第三条  水专项档案管理工作是水专项管理的重要组成部分，应贯穿水专项方案制定、论证、实施、考核验收和成果推广应用的全过程。

第四条  各级水专项管理机构和有关单位、个人都有保护水专项档案的义务。凡规定应归档的文件材料，必须按照规定集中统一分类管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

 

第二章  组织领导及职能

 

第五条  水专项档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。水专项各级组织实施管理部门，要把档案管理工作纳入水专项整体工作范畴，建立水专项档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，切实加强领导和管理。

第六条  水专项领导小组负责水专项档案管理工作的统筹、部署、管理、监督和检查。把档案管理工作纳入水专项组织实施的工作计划之中，在部署、检查、总结、验收各项工作时，要同时部署、检查、总结、验收档案管理工作。

水专项领导小组的主要职责是：

（一）批准水专项档案管理办法及相关管理标准规范；

（二）协调和明确水专项档案管理部门与科研成果形成者在数字资源长期保存中的职责分工、信息传递和共享原则；

（三）保证水专项档案及其数字资源长期保存，及时、分阶段地进行移交，鉴定评估及有效利用。

第七条  水专项领导小组及两牵头组织单位（环境保护部、住房城乡建设部）指定水专项管理办公室全面负责水专项档案管理工作，以保证水专项档案管理的完整和统一。其主要职责是：

（一）根据国家相关法律法规、档案管理规定，制订水专项档案管理规定、相关的标准、规范和工作指南；

（二）负责水专项档案的收集、整理、归档、借阅管理，确保水专项档案的真实、完整和统一；

（三）负责水专项档案及其数字资源长期保存，及时、分阶段地进行移交、鉴定评估及有效利用。

第八条  水专项两牵头组织单位、各专家组、项目（课题）承担单位负责各自档案管理工作的具体落实，要建立层次清晰、职责明确的档案管理工作机制和责任主体，实施项目（课题）负责人问责制，确保水专项档案管理工作责任落实到人。

在水专项组织实施过程中，两牵头组织单位按职责分工各自负责所属主题、项目（课题）的档案管理，项目（课题）验收结束后，交水专项管理办公室统一归档保存。两牵头组织单位有权随时互调项目（课题）档案。  

水专项档案各级管理部门的主要职责是：

（一）在水专项领导小组的指导下，实施水专项档案的管理工作。

（二）及时向水专项管理办公室提供真实的档案资料。

（三）按照有关管理规定、规范和标准，组织收集整理、归档水专项的档案资料，确保档案资料的真实、完整。

（四）提供安全、可靠、符合国家相关技术标准要求的实体档案存放地，保证水专项档案长期保存，避免丢失和损坏。

（五）按照相关的国家标准和规范对水专项档案资料进行知识储备和知识挖掘，促进国家资源的有效利用。

 

第三章  归档范围

 

第九条  水专项档案的归档范围主要包括：

（一）综合材料：重要文件、领导的重要讲话记录（录音）、会议纪要（记录）、工作简报、工作动态、通知报告、大事记、出版刊物、影像资料等。

（二）实施方案编制阶段：水专项层面、六个主题及项目（课题）实施方案，编制组名单，编制说明等。

（三）实施方案论证阶段：论证申请报告、论证委员会名单、论证材料、工作方案、工作手册、审核报告、专家承诺书、论证意见等。

（四）组织实施阶段：阶段实施计划和年度计划，专项项目（课题）指南，招投标文件，评审、评估报告及专家意见，任务合同书及各类协议。实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录，综合材料，数据整理材料，样品、样机、标本等实物。研究工作阶段总结，专项及项目（课题）执行情况、年度报告，专项及项目（课题）调整申请及批复，专项工作报告等。

（五）评估验收阶段：研究报告，研制报告，记述报告，论文专著报告，专利文件，检测鉴定报告，评估报告，专家意见，审计报告，验收全套材料（专家名单、会议记录、验收意见），成果推广应用报告，成果登记表，专项总结报告等。

（六）其他需要归档的重要材料。

第十条  建立实体档案的同时，应同步建立电子档案进行保存、管理。水专项档案各级管理部门应按照水专项管理办公室建立的项目信息管理平台的要求，及时填报相关管理信息，便于及时存档、管理。

 

第四章  过程管理

 

第十一条  水专项应加强档案形成、收集、整理工作。属于归档范围的文件材料，必须按照规定向档案管理部门移交，实行统一管理。

第十二条  在水专项组织实施过程中形成的各种形式和载体的档案的整理工作，应按国家的有关规定和相关标准规范执行。

第十三条  水专项组织实施中的科研工作和建档工作应实行同步管理。在下达项目（课题）任务时，要同时提出科研文件材料的归档要求；在跟踪检查时，要同步检查科研文件材料的归档情况；在评估验收时，应先进行档案的验收，没有完整、准确、系统的科研档案材料，不予验收。

第十四条  各级档案管理部门要严格遵守《实施科技重大专项的保密规定》，对水专项保密档案进行分类管理。

第十五条  水专项保密档案的使用、密级的变更和解密、档案价值的鉴定和销毁程序等，按照国家有关规定办理，严格执行《保密法》相关规定。

第十六条  未经授权，各级档案管理部门不得自行处理档案。

 

第五章  借阅、共享和利用

 

第十七条  水专项各级档案管理部门要严格遵守《实施科技重大专项的保密规定》，制定相应的档案借阅制度，建立档案资源共享机制，切实加强水专项档案资源的开发利用。

第十八条  在水专项监督检查、评估、验收等管理及研究工作中，需要充分利用水专项档案资源时，各级档案管理人员要配合工作，并提供便利条件。

第十九条  查阅、摘抄、复印水专项档案，需持有效证件，并登记造册。如需查阅、摘抄、复印水专项涉密档案，须经水专项有关负责领导同意。

第二十条  对于重要的、珍贵的档案资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经水专项有关负责领导批准。

第二十一条  开发利用水专项档案资源，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。

 

第六章  条件保障

 

第二十二条  水专项牵头组织单位、各专家组及项目（课题）任务承担单位要指定一名领导分管档案管理工作，并配备专人负责档案管理工作的落实和开展。

第二十三条  水专项实施期间应加强档案管理的宣传、教育和培训工作。

第二十四条  水专项管理办公室以及水专项各级档案管理部门应安排一定经费用于档案管理设备、设施等条件建设及档案管理人员的业务培训等。

第二十五条  水专项组织实施单位应配备必要的先进技术设备设施，并依据统一的标准规范处理、保存档案，推动实现水专项档案的标准化及共享利用。对重要、珍贵的档案应采取特殊的保护措施。

 

第七章  监督检查和考核

 

第二十六条  加强水专项档案管理工作的监督和检查，建立水专项领导小组、两牵头组织单位、水专项管理办公室、各专家组和项目（课题）任务承担单位的逐级督察制度，定期对各级档案管理工作进行考核。

第二十七条  水专项管理办公室负责组织对各级水专项档案管理工作进行统一监督检查和考核。

第二十八条  在水专项档案管理工作中出现责任事故时，按照档案管理工作领导责任、管理责任和直接责任分别予以法律追究。

第二十九条  对在水专项档案管理工作中做出突出贡献的先进集体和个人，水专项管理办公室及有关单位要给予表彰和奖励。

 

第八章  附  则

 

第三十条  本规定由水专项管理办公室负责解释，自发布之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

抄  送：水专项领导小组成员单位，科技部重大专项办公室。