大家可能不知道,早在十年前,智能手机尚未普及的时候,华为就已经开发出了SSE费用报销系统,能上网的地方,华为员工就可以登录SSE系统填写费用报销单,然后自动提交领导审批。这也就造成了在华为报销费用的时候,既见不到会计人员,也见不到出纳的情况。
华为的整个报销流程是这样的,员工首先上网填报费用报销信息同时打印报销单,由主管确认费用的真实性和合理性再上报上级权签人审批,华为每个部门都配备有秘书,秘书会集中将部门的费用报销单送至财务共享中心,由财务共享中心签收确认后,出纳会集中打款,至此整个报销流程结束,剩下的就只有会计做账了。
审批环节
由电子审批代替人工审批。以前报销人员必须经由领导面对面签字,现在直接电子审批即可。
单据流转环节
实现集中处理。以前是由报销人员挨个拿着单据送至财务处,现在由秘书集中送至财务共享中心。
付款环节
系统批量处理代替了逐笔打款。以前是出纳一笔一笔给报销人员打款,现在系统直接通过员工姓名、身份证号、银行账号等信息,通过网银批量转账,大幅减少出纳的工作量。
账务处理环节
由系统自动化代处理替手工录入。以前每笔报销费用都要由会计做一笔分录,这样不仅效率低下,还容易出错。现在通过报销系统和财务软件的对接,可以直接生成会计凭证。
那就有人会问了,华为怎么能确保员工是诚信报销呢?这里就不得不再提一下华为的费用报销诚信档案了。华为为每个员工都建立了费用报销诚信档案,每个员工都有自己的诚信分值,而这个分值也决定了个人费用报销时被审计抽查的概率。
员工刚入职时初始分为80分,当员工每成功报销一笔费用并且没有出现误报错报的话,就可以加1分,最高可以到120分。而80-90分,内审抽查比例为20%,90-100分,内审抽查比例为10%,100分以上抽查比例就是5%,而80分以下的话,每笔费用报销都需要检查,分数低于70分的,每笔报销费用都要先由财务审核。而华为的审计抽查非常严格,对任正非也不会例外。
通常是由报销人员填写费用报销单,并附上费用报销的发票。费用报销单准备好后,报销人员再找相应的领导签批,然后提交报销单到财务部。财务完成审核后再由出纳打款,会计做账。
但是这样的流程很容易出现两个问题:
1、审核流程会较长,效率低下。
2、每笔报销单都要经由财务部审核,容易打乱财务部正常工作。
但是针对这种情况,时誉也有自己的办法,那就是财务部集中受理费用报销,每周二和周四下午作为费用报销的固定时间,其他时间原则上不予受理,这样,既保证了财务工作的连续性,也提高了工作效率。
从这些小小的报销环节中,我们就可以看出华为财务体系的完善,细节决定成败,真正能将一件事做到极致的企业才能成为被衡量的标准。
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