会议组织——如何将混搭变得有序（9月30日）

关键词：会议营销组织执行心理研究专业服务

进入十月就进入年终盘点的季节，在国家的层面、地方政府与产业主管机构层面，行业层面以及企业层面的，甚至比较有规模的企业内的某些事业部，都习惯性地以聚会形式来进行年终总结，这种总结基本会绵延4~6个月之久。但这种“庆祝”活动却时刻让会议的组织者通常都处于心理纠结之中。

假如会议规模不够，人气不足就会冷场，相反很多时候人气足了虽然没有冷场，稍微不留意就会变得杂乱无章，这种不管就乱一管就死的局面，是每个活动的组织者都必然会面对的矛盾。

另外为了避免冷场，会议的组织者通常都会在主题方面采用“......暨......”策略总是尽量避免单一主题，意犹未尽的还会有个副标题，更有甚者挂羊头卖狗肉，活动的主要内容与所标榜的主题发生冲突，他们总是感觉单一主题难免应着甚少，多主题的并集才能形成互补，烘托起乱糟糟且其乐融融的氛围。

秩序乱其实并非单纯是观众的错，人多了，必然要面对众口难调的状况，毕竟每个人的需求与利益期望值都不同。台上领导嘉宾缺乏时间观念的冗长讲话，也是不可忽视的原因，但讲话自然有讲话的理由，娓娓道来并酣畅淋漓自然有无法长话短说的道理，相信这也不是会议的组织者与执行人所能左右的。

在贾春宝所参与活动中的深切感受是：到场的人多，也就会让会场陷入组织无序的状态，特型演员装腔作势，其实也不赖他们，他们已经在市场的追捧下失去了自己，在舞台上下他们就时刻以所扮演的历史角色自居，观众追捧在先，自己装腔作势与内心迷失在后。从这种角度而言，也算是为艺术做出的牺牲了。

会议的组织者假如执行来者不拒的零门槛政策，在安排座位的时候比较杂乱无章，书画家、企业家、演员、媒体与帮闲看热闹的混杂，则会加大会议凌乱不堪的可能性，旁边品酒品咖啡的，场内外聊天的，交换名片并洽谈业务的，相约互相拍照留念的，原本应该组织有序的会议难免会变成乱糟糟的集市。

舞台设计的灯光与音响四不像，像是拍卖会，也像是联欢晚会，主题是严肃的，但表现形式却是闲散的，这不仅有与会人员时间观念差有关，还有组织执行方面的欠缺。

假如提前进行身份确认，进行时间安排的确认，将与会者按照各方面定位进行区分，打印确定会出席的嘉宾名字，并在椅背上粘贴，也可以弱化无序状态。

过于混搭的活动策划与执行，往往会对主题有所削弱。作为有经验的执行团队，也可以把演出活动和抽奖环节穿插在拍卖进程之中，让大家能有相应“幕间休息”的需求释放。

主题鲜明，而且主题也分社会化主题与市场化主题，通常社会公益性的主题仅仅是帽子或者口号，帽子无须一直戴，口号不用时刻喊，否则都会让人感觉有毛病！

贾春宝认为，公益性主题通常只出现在前面的三个环节上，时间以20分钟为上限，市场化主题需要贯穿始终，而且需要照顾热情转化的规律与节奏，这有点像编剧，需要照顾到观众的情绪变化。

假如你的会议中掺杂着大量的（书画）拍卖内容，所安排的时间长度就需要足够，所邀请的买家就需要比较充足，而且拍卖师对TA们都很熟悉，即使不安排真正的买家坐到一起，也要在彼此之间有个呼应，至少避免TA们随便来随便走，如此才能形成一定的竞价效果。

其实更好的是将拍卖活动安排提前，演出并不是主要的内容，拍卖才是在严肃的主题之外的第二重要内容。在开始的时候把门槛降低，以价格低开高走策略去安排所涉及的作品会更好。当然，买家最喜欢这种乱中取利的效果，至少会产生廉价得到精美作品的“捡漏”机会，但这条路能走多久，却是不难看到的结果。

正规的会场都需要考虑到与会者交流方面的需求，这应该是维持会场秩序所面对的最大挑战，针对这种需求，比较适合的做法是为他们提供场外交流机会，为他们提供电子版的通讯录，总是有人希望借助这样的场合去做个人与机构的业务宣传的，以心理研究为基础。

会议的衍生产品和服务不仅可以进行销售，而且可以作为广告形式销售给愿意做宣传的人，一举多得，多方受益。

贾春宝

2014年9月30日星期二

电话：13301122671，（010）89581930

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