Excel数据输入技巧

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数据输入是日常工作中一项使用频率很高却又效率较低的工作。如果用户学习和掌握一些数据输入方面的常用技巧，就可以极大地简化数据输入操作，提高工作效率。正所谓“磨刀不误砍柴工”，以下介绍一些数据输入方面的实用技巧。

强制换行

在表格内输入大量的文字信息时，如果单元格文本内容过长，如何控制文本换行是一个需要解决的问题。如果使用自动换行功能，虽然可将文本显示为多行，但是换行的位置并不受用户控制，而是根据单元格的列宽来决定。

如果希望控制单元格中文本的换行位置，要求整个文本外观能够按照指定位置进行换行，可以使用强制换行功能。当单元格处于编辑状态时，在需要换行的位置按组合键为文本添加强制换行符，图5-14所示为一段文字使用强制换行后的编排效果，此时单元格和编辑栏中都会显示强制换行后的段落结构。

图5-14通过【强制换行】功能控制文本格式

注意：使用了强制换行后的单元格，Excel会自动为其选中【自动换行】复选框，但事实上它和通常情况下使用【自动换行】功能有着明显的区别。如果用户取消选中【自动换行】复选框，则使用了强制换行的单元格仍然显示为单行文本，而编辑栏中保留着换行后的显示效果。

在多个单元格同时输入数据

当需要在多个单元格中同时输入相同的数据时，可以同时选中需要输入相同数据的多个单元格，输入所需要的数据后，按组合键确认输入。

输入分数

输入分数的方法如下。

™如果要输入一个假分数（即包含整数部分又包含分数部分），如“二又五分之一”，可以在单元格内输入“21/5”（整数部分和分数部分之间使用一个空格间隔），然后按键确认。Excel会将输入识别为分数形式的数值类型。在编辑栏中显示此数值为2.2，在单元格显示出分数形式“21/5”，如图5-15中的B2单元格所示。

图5-15输入分数及显示

™如果需要输入的分数是真分数（不包含整数部分），用户在输入时必须以“0”作为这个分数的整数部分输入。如需要输入“五分之三”，则输入方式为“03/5”。这样Excel才可以识别为分数数值，而不会被识别为日期。如图5-15中的B3单元格所示。

™如果用户输入分数的分子大于分母，如“五分之十三”，Excel会自动进行换算，将分数显示为假分数（整数+真分数）形式，如图5-15中的B4单元格所示。

™如果用户输入的分数的分子和分母可以约分，如“二十四分之二”在确认输入后，Excel会自动对其进行约分处理，转换为最简形式，如图5-15中的B5单元格所示。

输入指数上标

在工程和数学等方面的应用中，经常会需要输入一些带有指数上标的数字或符号单位，如“102”“M3”等。通过设置单元格格式特殊效果的方法，能够改变指数在单元格中的显示。

例如，需要在单元格中输入“E-20”，可先在单元格中输入“E-20”，然后激活单元格的编辑模式，选中文本中的“-20”部分，按组合键打开【设置单元格格式】对话框，选中【特殊效果】组中的【上标】复选框，最后单击【确定】按钮完成操作。此时，在单元格中数据将显示为“E-20”形式（在编辑栏中依旧显示为“E-20”），如图5-16所示。如果要设置的内容全部为数字，如“103”，则需要将单元格数字格式设置为“文本”后，再选中3，然后进行上标设置。

图5-16设置上标效果

注意：以上所提到的含有上标的数字，在输入单元格后，实际以文本形式保存，不能参与数值计算。

记忆式键入

如果输入的数据包含较多的重复性文字，如建立员工档案信息时，在“学历”字段中总是在“大专学历”“大学本科”“博士研究生”等几个固定词汇之间来回地重复输入。要简化这样的输入过程，可以借助Excel提供的“记忆式键入”功能。

首先，在【Excel选项】对话框中查看并确认【记忆键入】功能是否已被开启：选中【Excel选项】对话框【高级】选项卡中【编辑选项】区域里的【为单元格值启用记忆式键入】复选框（系统默认为选中状态）如图5-17所示。

图5-17记忆式键入的选项设置

启用此功能后，当用户在同一列输入相同的信息时，就可以利用“记忆式键入”来简化输入。如图5-18所示的表格，用户在“学历”字段前3行分别输入过信息以后，当在第4条记录中再次输入“中”时（按键确认之前），Excel会从上面的已有信息中找到“中”字开头的对应记录“中专学历”，然后自动显示在用户正在输入的单元格，此时只要按键，就可以将“中专学历”完整地输入当前的单元格中。

值得注意的是，如果输入的第一个文字在已有信息中存在多条对应记录，则必须增加文字信息，一直到能够仅与一条单独信息匹配为止，才可显示记忆式键入信息。仍以图5-18所示表格为例，当在“学历”字段中输入“大”字时，由于分别与“大学本科”和“大专学历”两条记录匹配，所以Excel的“记忆式键入”功能并不能提供建议输入项。直到用户输入第二个字，如输入“大学”时，Excel才能显示建议输入项“大学本科”，如图5-19所示。

图5-18记忆式键入1

图5-19记忆式键入2

提示：“记忆式键入”功能只对文本型数据适用，对于数值型数据和公式无效。此外，匹配文本的查找和显示仅能在同一列中进行，而不能跨列进行，并且输入单元格到原有数据间不能存在空行，否则Excel只会在空行以下的范围内查找匹配项。

“记忆式键入”功能除了能够帮助用户减少输入外，还可以保持输入的一致性。例如，用户在第一行输入“Excel”，当用户在第二行中输入小写字母“e”时，“记忆式键入”功能会找到“Excel”，只要此时按键确认输入，则会自动输入“Excel”，并且保持与之前输入格式一致，即首字母为大写。

从下拉列表中选择

还有一种简便的重复数据输入功能，叫作“面向鼠标版本的记忆式键入”功能，它在使用范围和使用条件上，与以上所介绍的“记忆式键入”完全相同，所不同的只是在数据输入方法上。

以图5-20所示表格为例，当用户需要在“学历”字段的下一行继续输入数据时，可选中目标单元格，然后鼠标右击，在弹出的快捷菜单中选择【从下拉列表中选择】命令，或者选中单元格后按组合键，就可以在单元格下方显示下拉列表，用户可以从下拉列表中选择输入。

图5-20从下拉列表中选择

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