今天是2019年元旦，祝大家：
摘要：工具的发明和高效使用，促进了人类社会迅猛发展。功能强大的Excel作为管理辅助工具，因缺乏高效的数据处理方法，几乎人人都在低效使用。借助现代工业“智能制造”的理念，提出Excel“智能数据处理”，从而实现Excel数据处理的革命性创新。华能集团区域子公司的电力生产统计，需向多个部门报送数据基本相同，表格格式相差极大的报表。分别建立基层单位和区域子公司的电力生产统计台账，基层单位电力生产统计台账每月只需录入约30个数据，通过数据引用，就可得到与数据上报要求格式一致的报表；区域子公司的稽核表读入基层单位上报的电力生产统计数据，对其进行稽核，逻辑错误马上显示。保证了电力生产统计报表按时、准确上报，多次得到了自治区经委的表彰。
关键词：Excel集团企业 电力生产 统计 革命
职场白领的主要工作是数据处理和分析，对各种数据处理和分析的主要工具是ERP（包括各种管理信息系统，下同）和Excel。ERP能够快速、高效的实现对地域分散的众多子公司的数据进行收集和汇总，获取集团企业的整体数据，从而实现集团企业更有效的管理。Excel是我们管理工作中非常重要的辅助工具，其功能强大，操作简单，人人都可使用其做几乎所有的管理工作。非常遗憾的是，由于缺乏高效的数据处理方法，所有人都在低效使用Excel。
企业集团需要按月向政府、上级公司、本公司有关领导和职能部门报送电力生产统计报表。这些电力生产统计报表格式差异很大，数据基本相同。我们的做法是用Excel建立电力生产统计台账，基层单位录入月份电力生产统计数据后，自动生成符合各部门统计要求的各种报表；区域子公司建立稽核表，对基层单位上报的数据进行稽核，保证数据的准确性，同时，自动生成多种格式的统计报表，满足政府、上级公司、本公司有关领导和职能部门对电力生产统计数据的需求。
笔者在电力生产统计实践中，利用Excel收集和稽核电力生产统计数据、辅助ERP填报数据，保证了电力生产统计报表的质量和及时上报，多次得到了自治区经委（电力行业协会）的表彰。
一、Excel数据处理的“智能制造”
工具的发明和高效使用，促进了人类社会的迅猛发展。“可上九天揽月，可下五洋捉鳖。”已经不再是人们的梦想。
1.数据处理工具
目前，职场人员对各种数据进行处理的工具有ERP、Excel和手工。ERP Excel是数据处理高效的最高境界。
（1）ERP
ERP的优势是操作简单、能够及时进行跨地域的数据收集与自动化处理，如大量股市信息其数据的主要录入者是地域分散的成千上万的股民的买入和卖出操作。
ERP的最大劣势是开发和维护费用高昂，数据二次利用困难，功能不能满足所有层次管理者（或使用者）的需求，且其改变非常困难或根本不可能。
（2）Excel
Excel功能强大，操作简单，经验丰富的管理者，几乎可以高效辅助管理工作中的所有事务，可极大提高我们的工作效率和质量，充分体现职场白领的个人工作能力。
Excel优势是数据处理与分析，主要表现在：（1）成本低廉，无需初始和后期资金投入；（2）容易操作；（3）非常容易得到实务中使用的数据输出格式（如工作证等）；（4）开发和维护速度特别快；（5）可轻松实现共享；（6）方便、直观的数据录入界面；（7）软件在内存运行，运行速度最快；（8）公式设置相当灵活；（9）强大的图表功能；（10）与ERP等软件的数据交换非常容易。
Excel也不是万能的，有些缺点可能是致命的，这一点需要我们在应用Excel时应特别注意。这些缺点表现在：（1）数据收集效率低下；（2）数据准确性极差；（3）太多的如数据透视表、VBA等鸡肋功能。
（3）手工处理
手工方式是最方便、最灵活的数据处理方式，能完成所有管理工作。其致命缺点是差错率非常高，效率十分低下。
2.Excel数据处理的“智能制造”
现代工厂，首先需要基本建设才能进行智能制造。同样一个Excel应用也需要先对基础数据表、数据处理表、报表进行设置才能使用。
只要有原材料，智能制造就可将其自动加工成产品，其关键是原材料的加工、位移和装配。同样只要有基础数据，Excel就可自动将其加工成报表，其关键是数据的加工和传递。相对而言，Excel对数据的加工和传递更容易实现。
（1）三张表的理念
打开Excel，默认三张表，我们可以将其理解为基础数据表（原料）、数据处理表（加工）、报表（产品），这是笔者受智能制造概念的启发，提出Excel智能数据处理的新理念。
Excel智能数据处理的基础数据表可以手工录入，也可以采用其他多种方法获取。比较复杂的数据处理需要应用函数等对基础数据进行自动加工处理。报表是产品，是提供给政府或有关部门的报表，必须符合国家或其他有关部门规定的格式，其数据在基础数据表或数据处理表设置公式后自动引用。
智能数据处理的工作就是基础数据表的数据获取和报表的报出。数据处理的过程自动完成，无需人工干预。
（2）基础数据表（原料）
基础数据的存储方式可分为二维表和纵向表存储方式。二维表以行的方式存储数据，与数据库基本一样，本文集团企业电力生产统计数据就是采取这种方式存储。纵向表以列的方式存储数据，每列存储某一时期的数据，本文基层单位电力生产统计数据就是采取这种方式存储。
实务中还有一种行列均有的混合数据存储方式，这是一个现阶段几乎所有人普遍采用的，最低效的、很难进行五维数据处理的数据存储方式。
（3）数据的处理表（加工）
对复杂的数据，我们需要进行数据处理才能得到正确的结果。如企业的利润完成情况分析，需要对收入和支出等多项指标进行因素分析，才能得到正确的结果。这些分析所需数据可以在基础数据表自动获取，其表格需要预先设置，分析结果自动取得。电力生产统计实务中用到数据处理表（加工）的并不多。
（4）报表（产品）
按照国家有关部门等规定的格式编制表格，设置公式在基础数据表中或数据处理（加工）表引用数据，就可自动完成报表数据的填报。
数据的引用可以在工作表内、工作簿内或工作簿间（另一Excel文件）进行。自治区经委（电力行业协会）的电力生产统计月报表就是在工作簿间自动取数完成的。
二、基层单位电力生产统计
基层单位的电力生产统计工作包括向区域子公司报送月度电力生产统计报表（Excel版）、向集团公司报送月度电力生产统计报表（管理信息系统上报）。基层单位的电力生产统计台账能够处理或辅助处理上述工作。
1.电力生产统计台账的设置
基层单位的电力生产统计台账的格式如图1所示。
这个台账分为控制区、数据存储区、动态数据显示区、统计指标扩展区4个区：
图1
（1）控制区：单位名称、年份、月份是控制数据，月份是关键的控制数据，改变控制区的月份，动态数据显示区的数据自动改变（在数据存储区相应月份自动取数）。
（2）数据存储区：存储本年度至以前年度（从开始使用台账）的每月电力生产报表本月和累计数据。目前已有5个年度的各月电力生产统计数据。
（3）动态数据显示区：以控制区的月份为变量，设置公式自动在数据存储区取数，并在本区显示，以备其他报表（另一Excel文件）设置公式直接在动态数据显示区取数。
（4）统计指标扩展区：可按要求增加统计指标，以保证上级及有关部门统计报表的需要。
2.电力生产统计台账数据的录入
通过上述设置后，在电力生产统计台账录入数据非常方便。（1）选择修改控制区的月份；（2）在数据存储区对应月份的列录入当期数据。如图1所示。
每月电力生产统计数据约200个，包括本月约50个，本年累计约50个，上年同期的本月和累计约100个。我们只需录入本月的30多个（图1白色底纹），其他本月和累计的数据设置公式后自动计算生成（图1红色底纹）。上年同期数的在上年已经录入，只需设置公式在数据存储区的相应单元格自动取数即可。
录入数据时可参照上月和同期数据，能够提高数据录入质量和速度。
3.电力生产统计台账数据稽核
电力生产统计台账的本月数据在录入时有近20个数据是通过设置公式自动计算生成的，同时依据数据之间的逻辑关系设置了数据稽核公式。
4.电力生产统计报表上报
（1）上报区域子公司
向区域子公司报送的月度电力生产统计报表，只需将电力生产统计台账的Excel文件通过邮箱发送给上级公司有关人员即可。
（2）上报集团公司
向集团公司报送月度电力生产统计报表需要在集团公司的综合管理系统录入数据。数据的录入方法除手工录入外，还有两种方式可供使用：
在电力生产统计台账插入从集团公司综合管理系统下载的Excel格式的文件，这个文件相应单元格在电力生产统计台账的动态数据显示区自动取数，参照这个Excel表格在综合统计系统录入即可。
从集团公司综合管理系统下载的Excel格式的文件（每张表1个文件），设置这个文件相应单元格在电力生产统计台账的动态数据显示区自动取数。再将文件导入综合管理系统即可。这种方式可防止数据录入中差错的发生，提高数据的准确性。
5.年初数据处理
每年初，应增加新年度的数据填报空间。其操作方法是：（1）年初在上年数据的1月份的列前插入24列；（2）将上年数据考入新插入的列；（3）修改有关年份名称等。
6.其他应用
可为其他各种统计提供多年的电力生产统计信息。
三、集团企业电力生产统计数据稽核
区域子公司需要对基层单位的电力生产统计数据进行稽核，以保证基层单位上报的电力生产统计数据信息准确。
1.对基层单位月度电力生产统计数据的稽核
区域子公司首要任务是对基层单位上报的电力生产统计数据进行稽核，以保证数据的准确，并收集审核通过的各基层单位的电力生产统计数据。稽核使用Excel稽核表，这个表很长，有200列，数据取自基层单位电力生产统计台账（图1）的E列、F列、G列、H列。
打开Excel数据稽核表，在C2单元格选择基层单位，这是读取基础数据工作表的上月累计完成数据（与本月完成数相加可稽核本月累计数计算是否正确）。点击“数据-编辑链接”，读入与C2单元格对应的基层单位上报的电力生产统计台账的本月数据。如果I1：I3单元格为零，数据计算准确，审核通过；否则，查询10行：11行不为零的数据，确定计算差错的指标，如图2所示。
图2
改变A1单元格的单位名称和链接基层单位上报的电力生产统计台账，可对其他单位的数据进行稽核。
稽核是保证各基层单位数据准确性的有力手段，手工方式下，指标多，审核难度大。通过Excel稽核保证了统计数据的质量。
2.区域子公司电力生产统计数据的收集和存储
通过稽核的数据，在“数据采集”工作表设置转换为205列的1行，复制这些数据，并在“基础数据”工作表的最后一行下面的空白行中粘贴即可完成数据的收集，如图3所示。
图3
3.区域子公司本期电力生产统计数据的五维处理
将“基础数据”工作表的各基层单位的本期数据（月份与稽核工作表A3相同）和公司汇总数据，通过设置公式全部展示在当期数据统计表中，如图4所示。
图4
基础数据工作表是各统计报表的数据源，各统计报表在此取数，形成多种格式的统计报表，满足各部门对电力生产统计数据的需求。
四、集团企业电力生产统计报表的上报
区域子公司的电力生产统计工作包括：（1）向自治区经委（电力行业协会）报送区域子公司汇总的月度电力生产统计报表（Excel版）；（2）审核上报集团公司综合统计系统各基层单位电力生产统计数据；（3）向公司领导报送月度电力生产统计报表（Excel版）；（4）生产、营销、财务等部门电力生产统计报表（Excel版）。
以上各报表格式不同，但数据基本相同，这些报表均在基础数据工作表（图4）取数。
1.自治区经委（电力行业协会）报表生成上报
上报给自治区经委（电力行业协会）的月度电力生产统计报表，包括一个封面和9张报表，采用Excel文件格式，本公司近20个基层单位需要统一上报。
在月度电力生产统计报表的Excel文件对应单元格设置在区域子公司电力生产统计台账的基础数据工作表取数。
每月初，对各基层单位电力生产统计台账审核完成后。打开上月的Excel上报文件；点击“数据-编辑链接-更改源(R)…”，选择当月区域子公司的Excel电力生产统计台账，如图5所示；另存为本月的Excel上报文件。
图5
将本月的Excel电力生产统计文件上传到自治区经委（电力行业协会）的指定邮箱即可完成本月的报表上报。数据的获取和上报在5分钟之内就可搞定。
2.集团公司电力生产统计报表审核上报
集团公司的月度电力生产统计报表，是通过集团公司的综合统计系统上报，区域子公司负责对近20个基层单位数据审核，无误后上报。
基层单位的数据，是参照台账录入或导入的，已经基层单位审核通过。为防止基层单位的在录入环节发生差错，造成数据不一致，需要再次稽核。稽核步骤：（1）登入集团公司综合统计系统；（2）打开统计报表，汇总后导出Excel文件；（3）打开导出的Excel文件，复制相关数据；（4）在电力生产统计台账相关工作表粘贴；（5）查看下一行的是否为零；如果为零，数据正确；如果不为零，查找原因。如图6所示。
图6
按以上方法对其它表格逐一核对。全部报表稽核通过后，上报集团公司。
这个综合统计系统是华能集团的，其他集团企业与其可能不一样，可以参照上述方法进行数据稽核和上报。
3.本公司领导
公司领导需要的电力生产统计数据包括发电量等十几个主要指标的公司及主要下属单位的各项数据。这个表增加了集团公司下达的年度预算数据和区域子公司下达的月度和自年初至本月累计预算。
在一张A3纸上，区域子公司各项主要指标的年度预算、本月预算、自年初至本月累计预算、上月完成、本月完成、自年初至本月累计完成等数据一目了然，如图7所示。
图7
4.本公司有关职能部门
需要电力生产统计数据的部门包括营销、生产、财务等部门。通过表格格式设置和在区域子公司的电力生产统计台账取数，可自动生成5张电力生产统计报表，如图8所示（发电量和上网电量）。
图8
5.为年度电力生产统计报表提供基础数据
年度电力生产统计报表格式经常改变，不适合设置公式在电力生产统计台账取数。年度电力生产统计报表一般参照上年电力生产统计年报和本年12月份电力生产统计月报数据即可填报。
6.为其他统计提供资料
有了电力生产统计台账，存放着多年经审核的电力生产统计数据，可非常方便完成其他有关部门要求填报的各项电力生产统计的相关数据。
五、电力生产统计分析
数据图表以其直观形象的优点，能一目了然的反映数据的特点和内在规律，更便于人们理解，因此越来越受到人们的喜爱。电力生产统计分析通过设置可以自动在电力生产统计台账的基础数据工作表（原料）取数，自动生成多种符合工作实际的分析图表。
电力生产统计数据的单位范围包括单个企业、企业集团、省（自治区）、全国等，数据的单位范围不同，对分析的图表要求也不同。
1.数据的分析方法和图表展示
数据的分析方法基本上就是比较分析法和因素分析法，其他分析方法基本上都可归结到这两种数据分析方法中。电力生产统计的因素分析并不复杂，也不重要，工作中经常使用的是比较分析法。
Excel提供了非常多的图型用于展示各种分析数据。对于全社会用电量的比较分析用柱状图就很直观，也便于阅读者理解，如图9所示。
图9
介绍图表的图书资料非常多，大家可以根据自身工作和处理的数据特点进行选择。
2.分析资料的“数字转文本”
利用已有的Excel表格，经设置可以将其数字分析资料“自动”转换为“文本分析资料”，使我们非常容易的获得数据分析的文本分析资料。
在图10中，I6单元格录入如编辑栏所示（蓝框）的公式，Excel将其自动转换为如I6单元格所显示的文本分析资料，这段文字与统计信息第一段的文字相同。
如果对其他数据进行如I6单元格的设置，则统计信息的所有文字均可自动生成。对这些文字在Word进行编辑排版，就可快速完成统计信息的编辑工作。
图10
参照上面比较分析法“数字转文本”的设置，我们可以轻松的完成对因素分析的数字转文本的设置。
这部分内容在笔者所著的《Excel2007复杂表格设计与财务会计应用》一书中有详细的描述，本文不再赘述。
六、结语
1.笔者所在公司每月上报给自治区经委（电力行业协会）的电力生产统计报表，近二十个基层单位，报表取数和上报在5分钟之内就可搞定，且数据非常准确，多次得到自治区经委（电力统计协会）的表彰。
2.基层单位电力生产统计台账的Excel文件很小，可容纳的数据很多，一个基层单位五年的数据只有几百K。文件非常小，可非常容易的放在U盘或邮箱等地方，非常方便的进行电力生产统计台账填报和各个报表的上报。同时，各种存储方式互为备份，数据安全性好。
3.基层单位电力生产统计台账在填报本期数据时，上期数据就在前1列显示，同期数据就在前面的动态数据显示区显示，上期数据和同期数据是经过上级单位审核的正确数据，可参照上期数据和同期数据对比录入，这样数据出错的可能性大大减小，数据准确性大大提高。有些指标如装机容量，实际上在年初时，默认无需填报，或填制时拖动填充柄一次可填报12个月的数据。
4.本文所述方法在华能集团区域子公司经过六年的运行，能够满足工作需要，报表质量非常高，差错率极大降低。
5.区域子公司采用Excel对基层单位上报数据进行稽核，能够提高数据质量，是笔者的独创，已在笔者所在单位的多项工作中进行应用，效果极佳。
6.本文所述的Excel数据处理方法，是最高效的Excel数据处理方法，参照这种数据处理方法，可以对其他多种事务进行应用。
参考文献：
[1]卞学敏.Excel2007复杂表格设计与财务会计应用.北京：电子工业出版社，2010.8
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