插入“表格”(现网上有称之为“超级表”)也许是Excel里最不起眼的一个大功能,却在很长一段时间以来,很少见有人将该功能进行深入的讲解和应用,微软在其帮助中也轻描淡写,完全体现不出其所隐藏的重要作用,而且这个名字也起得怪怪的,一开始我还以为是在Excel里面再插入一个新的工作表,殊不知其背后,却是另一番景象,隐藏着如此美妙之大作用。
一、从【插入/表格】开始
首先让我们来一睹其朴素之芳容(菜单【插入】下,数据透视旁):
把鼠标放在该按钮上,我们可以看到使用该功能的快捷键是【Ctrl+T】,同时可以看到微软对该功能的描述,说句实话,看到这个描述我真不觉得它有啥用,因为这几句话完全可以用来形容Excel的一般工作表,而且一开始的"创建"就给人一个错误的认知,很容易让人误以为会创建出一个新的东西来,实际上,该功能是将现有的普通表格(区域)转换为一个规范的可自动扩展的数据表单!我们来试一下:
这时,Excel会弹出"创建表"对话框,默认"表的数据来源"为当前表格的全部内容,并勾选"表包含标题"选项。如下图所示:
此时,我们可以看到,原有的表格格式改变了,同时菜单上多了一个"表格工具/设计"的内容,如下图所示:
同时,我们可以看到,在"表格工具/设计"菜单的最左边有个"表名称"的文本框,里面默认为"表1"、"表2"之类的,在此,我们可以对该表单起个方便自己记住的名字,如改为"student"。
这一点很重要,也是"插入表格"功能为后续极大地方便对该表的选择、引用起最大作用的关键地方——在后续的内容中将进一步说明。
至此,"插入表格"的工作基本完成,这时,我们还可以在输入公式栏左侧的表格区域选择框里看到它的身影,如下图所示:
同样地,我们可以将该练习工作簿中的其他几个表转换为"表格",共形成四个表格,分别如下:
学生表:student
教师表:teacher
课程表:course
成绩表:score
如下图所示:
这一点看上去简单的变化,将在后续的数据处理中体现出其极大的精妙之处。
二、插入“表格”的妙用第一发:通过名称框实现表格的快速切换
当你使用了"表格"功能,在"表格选择区域"中,一旦选择其中一个,Excel将切换到相应的表单所在的工作表上,如下:
更方便的是,当一个工作簿中的表格很多,你可以直接输入自己给表格所起的名字,如"teacher"进行简单搜索或定位,然后按下回车键即可快速切换到相应的表格。
比如,本人曾经在一个项目中同时处理160多张表(涉及到多个集团企业多套系统的基础数据整合、比对和规范化),为了方便处理,我将所有表全部放到同一个工作簿中,然后通过"插入表格"(超级表)的方式统一转换,便可以直接在表格区域的选择框中直接搜索和选择需要的表,从而实现快速的切换。具体见下图:
同时,在这里说一下该搜索方法存在的缺点:该搜索不是全字段的模糊搜索,而只是从前往后逐字符匹配的搜索,而且只是匹配到表格列表中的第一个,而对于相匹配表格后续的其他表格不会完全过滤掉,如上图中输入"wlwa"找到了"wlWarehouse1024"的表,这时,可通过键盘的上下箭头选择相应的表,然后"回车"切换。但后续的非"wlwa"开头的表仍然存在,因此,在表格特别多的情况下,给"表格"命名时应自己确定一定的分类及分段方法,如同一类表格使用同样的起始标识,并起一个自己方便记忆的名字。
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