在之前的一篇文章《一个失败的项目，多半一开始就有问题。可这都是项目经理的错吗？》（点击即可查看）我们提到了到了开工会对项目经理的重要性。
对于工程项目而言，如何准备和召开一个正式的项目开工会呢？本文结合自己的工作经验和体会，给大家一些建议。
主要内容：
1. 开工会前要做的准备
2. 开工会上要说的事儿
3. 是否有成效，结束很重要
本文阅读时间约需15分钟。
开工会前要做的准备
1. 项目组主要成员的确定
在项目经理被正式授权后，应根据项目需求和公司项目主要人员任命流程提交人员需求，由公司指定部门（一般是项目管理部或PMO）批准。
在项目经理同为投标经理的情况下，由于前期对项目具体情况已比较熟悉，并且往往已经拟定了初步的执行策略，主要的项目组成员也已经共同参与了投标的整个过程，因此这一步的工作会比较高效。
对于项目经理与投标经理非同一人的情况，需要增加一个投标经理和项目经理工作交接的过程。对于比较重要和复杂的项目，我们建议由投标经理组织主要项目成员及其他重要干系人同新项目经理召开交接会。
投标经理需要对前期投标工作的各项情况（项目背景、业主、合作方、文件归档情况等）做详细介绍，其他干系人进行补充。项目经理可通过询问充分了解项目各项情况。会后形成备忘录，各方签字表示交接完成。
公司可根据情况对不同项目的交接程序作出详细规定。无论交接过程简单或复杂，均需要留下记录，以确保项目整个过程的连续和可追溯。
2. 准备开工报告
项目开工报告的讲解是开工会的主要议题之一。项目经理应会同项目组成员共同准备项目开工报告。开工报告的内容可参考投标阶段的相关文件资料。
一个完整的开工报告主体内容应包含：
项目开工报告
1. 项目简介
a) 项目名称
b) 项目编号
c) 业主信息
d) 项目所在地
e) 项目概况（背景、规模、自然环境条件等）
2. 项目合同类型和工作范围
a) 合同类型（指EPC、PMC、BOT、EP等）
b) 工作范围（包括规模、工程量、界面和特殊要求等）
3. 初步WBS分解
a) L1：项目级分解（如：EPC01、EPC02……）
b) L2：职能级分解（如：设计E、采购P、施工C、项目管理PM等）
c) L3：系统级分解（如：设计中的油处理系统、气处理系统、公用工程系统等）
4. 项目执行策略
a) 项目执行架构
b) 项目分包策略
c) 项目风险管理策略
d) 其他重要策略
5. 文件管理
介绍项目文件控制管理程序（文件编号、分发、归档、保管等）
6. 项目沟通
a) 沟通媒介（电话、邮件、会议、拜访等）
b) 沟通方式（信函、传送单、邮件等）
c) 沟通频率（每周、每月、每季度、不定期）
d) 沟通内容 （格式、语言、形式等）
7. 项目组织机构和人员信息
a) 组织机构（总体组织机构和内部组织机构）
b) 人员信息（主要成员信息和角色）
8. 项目组织机构和人员信息
a) 组织机构（总体组织机构和内部组织机构）
b) 人员信息（主要成员信息和角色）
9. 其他重要事项
3. 会议组织
根据项目具体情况，开工会的召开时间一般在项目授标或合同签订后1~3周内。
项目经理应提前通过正式的方式通知参会人具体的会议时间和议程，并确保重要干系人的按时参加。这里的重要干系人至少包含：
重要干系人清单
1. 公司总经理
2. 项目主任
3. 项目总工
4. 职能部门负责人
5. 项目组各负责人
6. 合作伙伴负责人（可选）
7. 重要指定供应商负责人（可选）
开工会上要说的事儿
1. 项目的目标和意义
开工报告是项目经理在开工会上需要重点汇报和介绍的内容。项目经理需要确保所有参会人员清晰项目的相关信息和目标。
项目经理需要特别说明项目的执行和成功对组织的意义，这不仅是为了引起高层的足够重视，更是为了激起包括项目组成员在内的干系人参与项目的荣誉感和为项目目标成功实现的强烈愿望。
2. 项目组成员的介绍
正式地介绍项目组成员是开工会上的一个重要环节。项目经理需要简要介绍每个人的专业、特点和职业经历，并赋予每个人以足够的信任和信心。
当项目组成员数量和能力尚不能满足项目需求时，项目经理也应及时提出，并请求职能经理和公司领导的协助。
3. 公司领导和职能经理的支持
项目经理需要在会上特别给参会的职能经理和公司领导留出发言的环节以获取足够的理解和支持。这同样对项目团队有充分的激励和肯定作用。
是否有成效，结束很重要
记录会议纪要是大家都不太愿意干的，但却是确保会议卓有成效最关键的一步。项目会议应杜绝流于形式，这除了需要会前的精心准备，更重要的是会上的记录和会后的确认与分发。
1. 纪要确认
项目经理应安排专人对会议过程进行准确而完整的记录。会议纪要应仅仅对会上所有干系人的发言进行准确记录，会后某些干系人的补充和修改不应该作为会议纪要的内容。应特别注意公司领导和职能经理的支持和承诺。
会议纪要应在会后两天内发给所有参会人审查确认，并在发出后两天内完成内容确认。
2. 纪要分发
确认后的开工会会议纪要应发送给所有主要干系人（无论是否参会），并抄送应知情的相关领导。具体操作方式按照项目沟通管理规定执行即可。
纪要的分发目的是为了让所有人知晓项目的目标、意义和公司领导对项目的支持和承诺。
3. 纪要归档
作为重要的项目文件，项目文控将确认后的会议纪要按项目文件控制规定进行编号和归档。
—— 总结 ——
1. 开工会前要做的准备
1）项目组主要成员的确定
2）项目开工报告的编制
3）项目开工会的组织
2. 开工会上要说的事儿
1）项目的目标和意义
2）项目组成员的介绍
3）公司领导和职能经理的支持
3. 是否有成效，结束很重要
1）纪要确认
2）纪要分发
3）纪要归档
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