上司与你的联系主要是通过汇报工作的方式来实现的,因此,要想让上司了解你,并取得其支持,你就要好好地把握汇报工作这个重要的接触机会。
直截了当地进行汇报
下属的汇报、请示本来就是为了工作,但总有人出于各种考虑,如怕上司听后不高兴、不批准,或怕上司没时间,因此来到上司面前汇报工作时,总是吞吞吐吐、拐弯抹角的。
比如,有位下属为件棘手的工作向其上司请示,开场白竟然是:“经理,嗯,是这样的,我知道您很忙,但我这时有件事想向您汇报,想得到您的指示。不知您这会儿是否有时间,如果有时间的话,我就说,如果没时间的话,我再另外安排时间,不过这件事……”云里雾里,绕来绕去的。
这种冗长的开场白,就算是有耐心的上司也会感到烦闷。这种说话方式,或是缺乏自信,或是故意卖关子,是达不到说话效果的。
与其如此,不如直截了当地说:“经理,有件事想向您请示,不知您现在是否有时间?”这样干脆利落的开场方式,会为上司节约不少时间,他会因此而感谢你的。
简明地紧扣主题
上司工作繁忙、时间宝贵,能够集中注意力的时间很短。因此,你在向上司汇报、请示时,如果你滔滔不绝地说下去,上司听的效果会大受影响,既浪费了时间,又会招致上司的反感。所以从体谅,尊重上司的角度出发,从提高工作效率和增强说话效果的角度出发,你在向上司汇报工作时的语言应以简明为贵。
此外,无论什么样的领导,都不会喜欢漫无边际,杂乱无章的汇报,所以你应尽量紧紧扣住中心问题以简单明了,有条有理的语言让上司了解到问题的实质。在此之后,上司对什么地方不清楚或对某些细节感兴趣,他自然就会发问。其他细节如有必要则可以在回答问题时说明。上司一般都是大忙人,这样做可以大大节约时间。
切忌罗列太多数字和使用含糊的词语
在汇报过程中,切忌罗列太多琐碎的数字,如果需要用数据资料说明问题时,你要注意选择最重要最能说明问题的数字,因为你上司的脑袋再好,也不可能在短时间内消化大量的数据。
一个数据的单独存在是毫无意义的,许多数据的组合和排列才有意义。数字的对比说明事物之间的关系,数字的排列说明事物发展的趋势。当人们把握这一关系和趋势之后,数字的存在就没有了意义。显然,上司所要了解的只是这类“关系”和“趋势”,而不是数据本身。
所以,你应把分析数据的工作留在家里去做,而在汇报中只要拿出分析的结果或结论就行了。如果上司发问,你再根据情况将具体数据及分析过程提出来。
在列举数据的时候,你一定要明确,表现得信心十足,而不能犹犹豫豫、含含糊糊。尽量避免使用“大概”、“估计”、“可能”之类的词,因为这将给上司留下不良的印象。
弄清事情的轻重缓急
汇报工作要有顺序,轻重缓急要有所侧重。一般原则是先讲最重要的事情,然后再讲次要的;先谈结论,然后再补充论据。
上司了解情况的普遍心理,都是希望首先知道下属所取得的最大成绩和存在的首要问题,几乎没有人是希望从次要问题人手的。
不要局促不安
有些员工汇报工作时,担心说错话,心里很紧张,尤其是新员工,更容易产生紧张的心理,说话颠三倒四。本来准备汇报三个问题,一紧张,就只说了两个,另一个怎么也想不起来了,有的汇报完时,大汗淋漓,如同打了一场大仗。这些心理状态,都会影响到说话的效果。因此,你在汇报、请示前,应先静静心,有意识地放松一下。
其实,如果你平时与上司的关系融洽,你们见面时自然不会过于拘束。要知道,下属对于上司,并非在任何场合都是毕恭毕敬的。如果你们双方坦诚相待、关系密切、感情深厚,在非正式场合甚至可以开开玩笑。有了这种基础,在正式场合汇报工作,你也就不会觉得拘谨了。
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