职场汇报演示PPT制作的一些反面教材,你也会犯吗?(第六期)
PPT演示汇报,是职场中几乎每个人都会面临的事情,一个成功的PPT演示汇报,是将听众感兴趣的内容以一种通俗易懂的方式展现出来,并顺利传达给对方。
小灰灰结合多年培训讲课经历,结合PPT制作技巧、演说技巧,分享的“让你PPT汇报演示有料又有效的秘籍”。小灰灰的系列分享已经到第六期了(前五期分享的大纲在文后可以查看,关注可以阅读前五期的分享)。
这同一个主题的系列分享的目的,就是为了学会“如何找到吸引对方的内容”和掌握“让对方轻松听明白的表达方式、制作PPT的技巧 ”,所有的分享也都全都是站在对方的角度进行思考,这也是职场汇报演示的主要目的,就是要让对方接收到。
前五期的分享,小灰灰分享的都是建议的正确的、正面的方法和技巧,这是非常有助于我们做出一个很棒的PPT,同时,了解一些反面,错误的案例,对我们帮助也是挺大的,说不定,这些小灰灰和其他伙伴犯过的错误,可以让你做的更好呢。
还是先看下本次分享的目录:
有很多伙伴,在制作PPT时,对其文本内容时都喜欢居中的格式,居中大多少时候是很美观的,居中对齐很好看,很有平衡感,但是在下面这些时候,就不要用居中了,
一是,有项目符号时,对齐带着项目符号的文本,不适合居中,显得文本很乱。
比如下图的带项目符合的文本
案例1
二是,数值表格也不要随意居中
记住我们的整个演示是站在方便对方看,为了简单、易懂,对于数值表格,很多小伙伴,经常使用的是左对齐,或者居中对齐,诚然这样很好看,但是没有太大意义,使用数值表格的目的,还是为了一眼看出那个数值大,哪个数值小,要一目了然。所以数字表格,是不适合居中对齐,听众不能第一眼就看明白所表达的意思。
数字表格正确的对齐方式应该是,第一列文字部分应该左对齐,显得很整齐,保持列宽;
上行文字部分应该居中对齐,方便阅读,不太接近表格的边框;
数值部分应该居右对齐,为了能清晰的判断出数值的大小。
比如下图的数值文本
案例2
很多小伙伴做的PPT是直接从WORD复制过来的,有大段大段的文字。PPT是关于逻辑的艺术,对逻辑,对论点有要求,我在第四期介绍了一个简单但是好用的三步法提炼概要、关键词,对于PPT来说或,无意义的词语都要删掉,一般PPT中一行文字最长不要超过20个字。
PPT还是辅助演说用的,只要列上核心要点,关键词就可以了。
下面这个案例,可以练习把大段的文字简洁化
案例3
小灰灰之前有一篇文章,如何提炼简练文字内容,感兴趣可以看看。
很多人为了标重点,或者使用曲线图等图表时,经常使用各种颜色来区别,使用颜色的时候也不加注意,比如下面这个例子
“墨绿色或青色的是A公司,水蓝色的是B公司,中间红色是本公司……”
案例4(折线图和柱形图)
你发现问题了没?
这好像不是在对图表进行说明,反而好像是对颜色进行说明,本来听众关心的是图表的内容,却被对颜色的说明和对颜色的区别吸引了注意力。
使用颜色的时候,尽量要使用“红、蓝、黄”等简单常用的颜色,位于PPT调色版最上面的颜色。
根据PPT内容对图表内容进行排序的时候,只要稍加注意,也会变成“简单易懂”的PPT。
比如柱形图,只要按照从小到大或者按照从大到小的顺序排序都可以。
排序前
排序后
案例5 排序的图表
案例6
这是我们很常见的一个图表,颜色一多,有没有发现,要看清楚这个图表,就是简单的看谁大谁小,是不是很费劲,这是直接从EXCEL插入图表的缘故;
在图表上右键,选择添加数据标签,就会自动显示数据的分类名和数值。
看一看,前后的对比。
有没有发现,只要稍加注意,站在用户的角度,做一个简单易懂的PPT还是很容易的。
附录前面五期分享内容的大纲,我的目的,就是让你做一个有料又有趣的PPT汇报,做到价值、易懂、有趣。
第一期,主题是一次精彩完美的PPT汇报,需要做到哪几点?
我们知道,一次完美的PPT汇报,需要能达到下列三点:
01 向对方阐述清楚你的想法
02 对方理解并同意你的想法
03 对方按照你的想法去执行
为此,一次完美的PPT汇报,需要做到:价值、易懂、有趣,三者兼备;
第二期,我们分享了,如何让你的PPT汇报易懂,为此我们要掌握6点原则,即是
01 了解演示汇报的几种叙事模式
02 少即是多,按KISS原则进行材料组织及演示
03 就像美女的裙子,内容太长或太短都不合适
04 PPT里面埋下,需要让对方形成的记忆点
05 整体时间的控制,不需要让对方长时间集中注意力
06 虎头凤尾,开头结尾很重要
第三期,分享了要做到高效汇报,前期准备不能马虎,需要准备下面几点:
01宣讲前,先思考对方的兴趣点,满足大多数听众
02确认宣讲的时间、流程,准备好内容
03提前30分钟到现场去检查准备
0455387,你给对方留下的印象正是能影响对方的地方
第四期,正式进行汇报材料的准备,文案提炼组织需要注意的事项:
01 充分理解自己PPT的内容,能提炼出关键词,关注到对方收到
简单的三步进行文案的提炼,概述的提炼—大纲的提炼—关键词的提炼
02 眼见为实,多用通俗易懂的例子和图像
如何让PPT生动易懂呢,百问不如一见,不如使用一些例子和图片
03 例子和图像是双刃剑,要慎用!
04 一个能够发挥效果的的汇报演示流程
从第五期开始,我们正式开始涉及到PPT制作,
第五期,汇报演示PPT制作的2个关键点:
01 字体和字号、文字颜色及背景
02 制作一个让听众想知道后续发展的PPT
因果关系及其必然性,顺着它去思考、行动,是听众最容易理解并接受的。
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