工程签证、索赔中存在的问题及风险控制建议

 　　工程签证、索赔风险控制的总的原则在于：认真研究、谋划，勤于签证、精于索赔。具体到施工过程中，主要需要注意以下几个问题：
    1、对施工合同、施工范围、招投标文件不熟悉，导致不知道哪些需要签证、哪些需要索赔。这就要求我们既要会做工程，又要会算工程：
   （1）现场管理人员及相关人员要熟悉施工合同内容、施工范围、招投标文件、施工现场；
   （2）对比“合同约定的施工范围”与“投标报价文件”、“实际施工范围”（深化施工图、施工现场）：找出差别之处，分析哪些部位可以作为工程变更项目，哪些部位可以推动业主工程变更，作为签证、索赔的项目，哪些部位属于合同范围内项目，但投标时漏项少项的（尽量推动业主工程变更，或不做少做，减少漏项少项损失）；
   （3）对比“投标报价文件”与“工料规范”、“技术质量标准”、“现场施工条件”：找出质量标准的差异，报价偏低、偏高的项目，从而搜索出签证索赔的项目；
   （4）根据以上对比分析，制定出“工程签证索赔项目线索及工作规划一览表”，全面列明明确的潜在的签证索赔线索，并制定工作对策。
    2、应当签证的未签证或延误签证；
有很多业主在施工过程中随意性较强，施工中经常改动一些部位或增加工程量或变更设计，致结算时由于缺少签证、书面记录等材料，从而引发纠纷（造价、工期）。对此建议施工单位要及时签证、严格签证、勤签证。
    3、办理工程签证，但缺乏必要的构成要件，不能作为增加合同价款的或工期顺延的的直接证据。对此建议施工单位要对照工程签证的四个构成要件（主体、权限、内容、协商一致），规范签证、完善签证。
    4、合同明确约定了签证要求、签证印章的使用，签证不符合合同约定的问题；对此我们建议：（1）要求现场签证人员熟悉合同约定，严格按合同约定进行签证；（2）规范签证：对应合同或往来函件中约定的代表签证，或使用项目签章签证；（3）用往来函件的形式确定增（追）加的代表或启用的印章；
    5、监理签证的问题
实践中，很多的签证只有监理的签字或签章，甲方代表或甲方委托的管理公司没有签字或签章，这就涉及该签证的内容对甲方是否有约束力的问题。针对这个问题我们建议：（1）对照合同约定的甲方代表（工程师）、监理的权限，检查签证是否符合合同约定；（2）跟踪、完善该签证单。
    6、签证的文字表达不够明确、具体
有的签证文字表达不够具体、明确，有的签证文字表述容易造成误解、产生歧义。针对这个问题我们建议：（1）文字表述要明确具体。如有的工程处的签证在提出工期需甲方顺延时，用一组数据列明了甲方变更图纸的次数，并明确提出要求顺延的天数，就很有说明力；再如涉用费用的签证，应明确提出费用组成及费用数额。（2）有些签证要尽量结合双方签订的合同中约定的条款做进一步的表述。如在增加签证工地代表或启用工地签章时，有的处的函件就这样表述：按双方合同中的某条约定，你方应在什么时间内应将工地签证代表或工地签章印模提供给我方，请在接本联系单于年月日前将签证工地代表或工地印模报送我方。（3）要有条理。如某甲方在关于乙方提出的需要移动塔吊（流沙）的回函中，是通过这样的三方面来回函的：原则上不同意移动；确需移动，需按以下原则办理（安全、不要影响工程某一部位的施工；费用自行承担）。
    7、重视合同中对签证、索赔及时效的约定,充分利用“逾期视为认可”条款
（1）签证、索赔期限不同约定方式下的不同法律后果：
A、仅约定签证、索赔期限，未约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，适用二年的诉讼时效；
B、既约定签证、索赔期限，又约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，过期视为放弃签证、索赔权利；
C、既未签证、索赔期限，又未约定类似“过期不能签证、索赔”内容的，可随时主张签证、索赔。
（2）索赔需发出书面索赔函：《建设工程施工合同》（GF-1999-0201）合同第36.2条规定，索赔须在“索赔事件发生后28天内，向工程师发出索赔意向通知。逾期有可能会丧失权利。
    8、工程签证单的格式规范问题
 针对工程签证单格式规范的问题我们有以下两点建议：
（1）统一签证单的抬头、分类、编号、明确签发程序（五级或三级签证）、留有甲方签收栏等，形成各个公司规范的签证单。
（2）可以根据签证的不同内容进行一定的分类。
    9、工程签证、索赔的送达问题
现场有权限的代表签收；如对方拒收或无签收凭证，可用特快或双挂号方式邮寄；重要的签证、索赔可申请公证送达。
    10、定期汇总签证，形成集中的书面的双方确认文件。
有的合同中约定：每月汇总、双方确认，方便以后结算等。如无约定，要形成定期汇总双方签章确认的习惯。
    11、会议纪要到会人员签到问题、记录内容问题
存在问题：从会议纪要上看，无法证明其到会，无法确认其认可其会议纪要的内容；有的记录内容不全面。
我们有以下两点建议：（1）把到会人员名单印好后，由到会人员签到。（2）详细记录与会人员发表的意见，施工单位与会人员要讲清存在的问题，需要解决的问题等内容。
    12、索赔、反索赔的内容哆嗦，词不达意，羞于表达索赔字样及内容。我们建议：索赔、反索赔内容明确、明了、具体，汇总清单并附相关证据。
    13、签证、索赔工作的分工问题
签证、索赔不仅仅是项目经理、资料员、施工员的工作，而是全体现场人员的工作，应当鼓励工长、质检员、内业等人员发现签证、索赔机会，并建立相应的激励机制。