SIPOC模型是戴明提出来的组织系统模型,用于流程管理和改进,但是很多人都用不好这一工具,今天我结合自己的体验谈谈它的用法。
SIPOC的正确打开方式是按照COPIS的顺序完成的,即从客户Customer开始,到输出Output、到流程Process,再到输入Input,最后到供应商Supplier。
1、确定客户C:能为客户创造价值是流程存在的最主要依据,所以客户及客户需求(VOC)的识别和理解是界定流程的关键。
SIPOC图上,客户可以是接收本流程输出的人,也可以是下一个流程。这里的客户,不仅包括直接客户和间接客户,也包括内部客户和外部客户。
识别客户经常会进入以下4个误区:
只站在部门或个人职责的角度界定客户。
没有从流程的角度界定客户。
由于没有明确的流程而忽视客户。
由于在流程中同时充当了供应商和客户的角色而不被当作客户或供应商。
通常,我们可以用AEIOU原则有效避免客户的丢失:A = 产品/服务的接收者;E = 产品/服务的评价者;I = 产品的安装者;O = 产品/服务的拥有者;U = 产品/服务的使用者
2、确定客户需求也就是我们的输出Output:我们的顾客真正需要什么?正确认识这一点显然有助于我们对流程的定义。
例如,就产品需求而言,应明确我们的最终产品或相关服务有什么样的特征或特性对于我们的顾客满意来说是非常重要的?就服务需求而言,我们应建立什么样的标准来对待顾客或与顾客交往?
有一个收集、使用顾客信息和市场信息的体系,对于满足今天的顾客需求、吸引新的顾客、预见明天的顾客需求和发现重要的机遇来讲,外部信息的重要程度日益增加。而今越来越多的企业愿意在顾客需求分析上下工夫,因为他们明白了企业的利益源于这里。
SIPOC图上一般只列明关键输出,一般不超过3个。对客户需求的描述必须符合具体、清晰的原则,并要明确客户是如何衡量输出的质量和交付要求的。通常客户要求可以概括为QCDS四个方面,即质量Q、成本C、交付D和服务S。这四个方面越明确越好。当然前提是必须与客户达成共识。
3、流程P:在SIPOC里面可以不必关心流程的具体步骤和过程,但是流程必须直接对应每一项Output。也就是说,每一个Output必须找到制造它的流程,不管流程是否存在书面界定,也不管流程是否清晰(这些可以作为今后的改善点),至少要给出一个流程的名称。SIPOC中的流程P最好是以区块图来显示。
4、输入Input:流程的输入可能很多,但图上所显示的应是最关键的输入(KPI),如制造工厂最关键的输入是零件、原材料,酒店的最关键输入是客户服务请求等。流程的输入可能来自外部,也可能来自本人或内部。绘制SIPOC时,内部输入可以作为流程输入(KPP)进行界定,也可以把自己列为供应商放在KPI范畴。与KPO一样,KPI和KPP也必须从QCDS四个角度进行明确和定义。
5、供应商S:SIPOC绘制时,供应商可能很多。如原材料供应商、设备供应商、资料供应商等,在图上所显示出来的应是关键的供应商,即流程的加工/服务对象的供应商。但是对于每一个关键流程输入KPI,必须明确其对应的供应商S。
此外,在进行SIPOC梳理时,必须注意流程层级的对等性,以保证各个SIPOC之间的对应与对照。
今天先说些偏理论的,如果大家有兴趣,下次还会分享案例。
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