这个问题非常好，非常及时，多谢邀请！
近10年来，随着智能手机和笔记本电脑的广泛普及，英文Email已经成为我们日常生活离不开的，与国外联系的必备工具。熟练掌握英文Email的写法和用法已经成为现代人的基本技能之一。
英文电子邮件无异于过去的英文书信，虽然，发信和收信地址由Email邮箱替换了，但格式和要求并无太大变化，特别是正式的工作邮件。因工作性质的原因，本人需要常年与国外的机构，公司发生Email联系，在这些联系过程中，我常常发现国内的同行发出的Email存在诸多问题而导致收件人疑惑和费解，从而影响了交流和工作的正常开展。比如，格式问题，称谓问题，敬语和谦语的使用问题等等，对此，以下重点谈谈正式的工作邮件需要掌握和注意的要点：
格式：
英文Email的内容包括：主题，抬头，称呼，正文，结尾和署名
主题Subject：填写正文的关键词，比如：项目编号，合同编号，项目名称，申请内容，会议主题，分歧要点，学术领域名称…..等等。
抬头：尽管发送邮箱有发信人和收信人的Email邮箱地址，发送时间，附件链接，但作为正式工作邮件，为了尊重对方，便于对方存档，一目了然，以下抬头是必须的，决不能省略！
以我国在国外开展的工程项目为例，抬头如下：
From: 发件人公司全称，包括详细地址，和电话
To: 收件人公司全称，包括详细地址，和电话
Your reference No.: 收件人上一封邮件的编号（或本封邮件指向的对方邮件的编号）
Our Reference No.: 发件人本次邮件的编号
Under-signed: 邮件签署人姓名全称，职务和部门
Re: 事由，既，本封邮件的主题全称（需提行，字体扩大，加黑，以便醒目）
称呼：
1. 对没有头衔的男性，通常以Dear Mr. + 或Dear Sir 称呼。在英国，也有用Esq. (Esquire 先生) 代替Mr.的表达。例如：James West, Esq. 但Esq. 和Mr.不能同时使用。Esq.的复数是Messrs. 对一般以人名命名的公司，企业常用这种称呼，例如：Messrs. Edwin and Sons/埃德温父子公司。
2. 对女性的一般称呼，英美多用Mrs., Miss. 或Madame，Madame 的复数是Mesdames, 缩写为 Ms. 注意：Mrs. Miss. 或Madame 只能用于女性姓名的姓氏前，而不能用于名之前。无论已婚或未婚女性，都可以用Madame称呼。
3. 官方之间的Email收件人称呼用Dear Sir（s）或Gentlemen (注意，不能用Gentleman, Gentlemen之前不能加Dear ,后面也不能跟姓名)。
4. 对国外高级官员，通常用：Dear Sir /Dear Mr. Premier/Dear Mr. Chairman/ My dear Mr. Ambassador/Your Excellency称呼。
正文：事务性的正式的工作Email正文用词必须使用书面语，敬语或谦语，杜绝使用口语特别是俗语，俚语，或方言。行文应该开门见山，简明扼要，条理清楚，直截了当地说明写信的目的，要求和愿望。引经据典必须要标明出处；PPT中的图片，视频必须要标明时间，地点和事由。其内容切忌不要涉及私人生活，家庭生活，同事朋友，婚丧嫁娶，财产资信，喜乐爱好，收入，病情等与工作无关的任何内容。
正文开头的部分常用语举例如下：
Thank you very much for your email dated 31/12/2018, and…
I hereby email you to ask if you could grant me a favor that …（注意：email可以直接做vt.动词使用）
I am told that you are seeking a tutor,
I beg to inform you that… (注意：此处的beg 是英语谦语的表达之一)
With great delight I’m informed that you…
I was shocked to learn that…
We were very pleased to learn from the local newspaper that…
To my pleasant surprise, your kind email reached me some minutes ago, and…
This is to certify that the bearer, Mr. …/ It is hereby certified that Mr. …
This is to introduce to you Mr.
It is my pleasure to offer evidence that Mr. …
In an answer to your ad in today’s “Daily Mirror” for Marketing Manager, I beg to offer myself as a candidate for the position.
As I have gladly leant that…, I deem it great honor to become one of your partners
First of all, please accept my heartfelt congratulation on…
It is with the greatest pleasure that I accept your kind invitation to meet Mr. …（注意：greatest在此处的用法）
结尾: Email 的结尾通常分公私两类，私信不外乎是一些美好期盼或祝福之类的常见表达，但正式的工作Email的结尾表达仍需谨慎。其部分常用语举例如下：
You’ll be highly appreciated if you could reply us as earlier as possible (注意：early 的比较级earlier在此处的用法，这是英语敬语的典型表达之一)
Your favorable attention (care) to this matter will be appreciated a lot.
For any other particulars please be sure to email us again.
We trust surely that you will be satisfied with our brief introduction mentioned above.
A thousand thanks for your frequent emails of encouraging advice.
Thank you in advance for your kind attention to my application.
Your any advice or proposal on the above items will be received our closed attention anyway, upon they could reach us later.
署名: 正式的工作Email署名必须是姓名的全称，包括职务。
联系客服
