新人入职
公司一般都不会委以重任
拜托!
连个表格都做不好
还想升职加薪
做梦吧!
啥都不会去就业,活该全世界对你充满敌意!
心里还要hin委屈!
Word!?
Excel!?
PPT!?
别想太多!
最起码,会做个表吧!
为什么要先学会做表?
首先,不会写方案,不会写文案,学会做表格,无非是弄懂各种功能,智力80以上的一般人都ok的!
其次,别人都在用Excel画画开发玩三国杀,你还在挠头吃力点筛选!这就是你在小米加步枪的时候,别人已经分分钟甩个重磅核武器。
(某大神用Excel画的熊本熊)
最后,自带神器属性的Excel看似貌不惊人,实则功能强大,碉堡好用!小白想快速上手,高手想玩出花样!不看我写的干货,还能看啥!
Excel到底有多好用,不在于ta本身,而取决于用ta的人。这话说得很深奥,你拿身边会计国贸人力资源的童鞋,花了10几万在大学学学学,一到公司实习,半天都做不出一个表仔!
今天,黑板小编粉粉带来的一大波Excel实用技巧,让你摆脱原地踏步的基本操作,想表身之路加速狂奔!go~
神器秘籍!免费
常常,我们拿到的一张表格,却发现里面有狠多狠多的没用空行。待你一行一行删到手酸,心里一定是万只草泥马奔腾,这时候,你需要的不是一根香烟,而是看下面:
解药:
“路径”——“筛选”——下拉菜单选“空白”——点击“删除”按钮——点击“筛选”里面的“取消筛选”
就这样,多余又讨人厌的空白行全部都狗带了!
分分钟搜出全世界
搜索是平常不过的一个功能,以下场景适用于查找一些有规律的数据,如“姓陈的同学”,或者“名字含伟的同学”,功能逆天又简单易懂!
绝技:
在Excel中的通配符,“?”=1个字符,“*”=N个字符。
举个栗子:
比如,我想搜以“A”为开头的单元格,在搜索中输入“A*”,勾选“单元格匹配”就行了。
*以下这张万能搜索的表格请收下!
想献下整年膝盖的,免了!
独步天下,拯救强迫症
通过多方搜集的表格,难免有重复的资料,当这样的表仔流落到各位同学的手中,请务必使用“查看重复项”,特别是数据量庞大的时候。
解药:
“开始”——“条件格式”——“新建规则”——“新建格式规则”
在对话框中选定“仅对唯一值或重复值设置格式”,设定重复值的突出格式,重复数据就都是无所遁形了。简直就是强迫症晚期患者的福音。
如果你觉得这种方式过于繁琐,可以直接在“数据”选项中,点击“删除重复项”就行了。
小编鸡汤:不止是Excel表格,在完成每一项工作后,都应该回头检查一番,工作适量就是在这样的小细节中培养起来的。
简直欲哭无泪
这是最差的情况,也是最生不如死的情况!但运营还是人力资源的小伙伴都会遇到,做了一个人员信息登记和统计的表格,但是猪队友/客户没看清表头,将性别填成了日期,日期填成了手机号码......结果把好好的一张表搞成了一团糟,只能含着泪加班来调整。
遇到这种情况,是你活该!用限制“数据有效性”来预防,就不会有这种情况了。
解药:
“数据”——“数据有效性”/“数据验证”——“设置”——在“允许”列表中选择“日期”——在“数据”列表中选择“介于”,可设定日期起始点即可
设置完后,你会发现如果想要填写除了日期以外的信息,会收到额外的报错提醒。
Excel的中的公式是提高效率的一大神功能,可如果公式有一万行,估计你手都要断了!我表示我内心毫无波动,甚至有点想笑,因为我有绝招!
拖拽复制
选定要复制的单元格,当鼠标指针变为黑色的十字形填充柄时,点击鼠标左键拖动,可以将公式复制到其他单元格区域,可是还是有点累!
双击复制
选定要复制的单元格,双击右下角的十字形填充柄,一秒钟将所有的公式全部复制好。
可是如果非连贯表格,可能会卡位!
快捷键复制
选定要复制的单元格,
这招非常适合键盘控的装逼大侠~
一按F11,你的世界会瞬间明亮了!
虽然Excel以处理数据为主,但我们在看到一坨一坨的数据时,总免不了头皮发麻,换个方式去理解数字背后隐藏的意义。
绝技:
点击“开始”——“条件格式”——“数据条”
bling!这下就一目了然了!
小编亲切提醒:数据条功能尤其适用于诸如销售、项目等展示业绩与成果的表格中。
Excel中有一款低调却实用的“刚需”——自动更正。它不但能够帮助我们准确而又快速地输入常用词,还能更正错别字和错误用法。
不仅如此,“自动更正”还可以活用成替换功能,大大提高输入效率。
举个例子,比如我们需要在表格中反复输入“personal information”,又不想总是复制粘贴,可以在“自动更正”选项中,点击“键入时自动替换”,输入“PI”,用“personal information”进行替换——
下次再需要用到这个词时,直接键入“PI”就可以了。
很多职场人都遇到过在制作表格时,文件越来越大,卡机到天荒地老的情况,以至于做好以后,光保存就用了5分钟……
是时候给你那臃肿的表格瘦身了!方法很简单:另存为“二进制工作簿”文件类型即可。
辛辛苦苦做好的表格,你可不希望有人随意打开篡改其中的数据。
依次点击“文件”——“保护工作簿”——“用密码进行加密”对整个表格进行加密,你不想分享的人,一辈子都打不开这份表格。
如果想给予一些人阅读权限,却不希望他们修改表格的话,可以依次点击“另存为”——“工具”——“常规选项”,设置打开权限密码和修改权限密码。
如果可能的话,尽量把所有你认为重要的表格都进行加密并备份,职场上,长个心眼总没有错。
如果可能的话,尽量把所有你认为重要的表格都进行加密并备份,职场上,长个心眼总没有错。
柱形图、折线图和饼图,简直是Excel小白们的三大法宝。
但是,Excel中有更多生动丰富的图表形式,让你在清晰展示数据的同时,更能玩出花样,让老板眼前一亮。赶紧跟柱形图和折线图say goodbye吧!
瀑布图
麦肯锡顾问公司独创的图表类型,升级版的柱状图,适合展现数据间的差异性。
树状图
Excel2016版新增的树状图,非常适合展示数据的比例和数据的层次关系,如果你身处某个sales team可以用它来分析销售成果——例如什么产品销量最高、什么产品利润最大、哪位员工业绩最好……
它的直观和易读,是其他类型的图表所无法比拟的。
旭日图
同样是Excel2016版本专属,如果你想看不同时间段的分段销售额及其占比情况;旭日图是一种不错的选择。
组合
将不同的表格组合起来使用,发挥1+1大于2的可能性,让你的数据变得更加光彩照人。
最后说一句,也许很多人还在使用Excel2003,可工欲善其事,必先利其器,老旧的Excel会限制你很多的可能性。
赶紧升级到Excel2016吧,毕竟,已经过去13年了。
Excel都已经不是当年的那个Excel了,你还愿意在职场上原地踏步吗?
部分来源领英LinkedIn|图文
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来自知乎网友“为什么”|熊本雄图
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